「受付システム」の選び方は？

2021年05月13日最終更新
受付システムの製品一覧

最近、従来の受付業務を行う際の課題を解決し、コスト削減、顧客満足度向上、機会損失防止などの目的のため、受付システムを導入する企業が増加しています。音声ガイダンスやタッチパネルなどにより、無人で訪問者を担当者に取り次ぐシステムです。ここでは、受付システムの選び方・選定ポイントや導入の目的なども紹介します。

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受付システムを選ぶ際のポイントとは

最近、無人の受付をよく見かけるようになりました。小さなテーブル上に設置され、タッチパネル式のディスプレイ端末と電話がセットになっていて、担当者を呼び出すことができます。これが「受付システム」です。

ほとんどが卓上タイプですが、自立（スタンド）タイプや、セキュリティカードを発行し入館管理を行う大がかりなシステムなど様々な種類のものがあります。

今回は搭載されている機能など、システムの選定ポイントを紹介します

１．コストパフォーマンスが優れているか

製品のコストと搭載されている機能のバランスをチェックしましょう。多言語対応やネットワークなど多機能であれば便利で幅広く対応できますが反面高価になります。自社の業務に求められる機能をもち、コストと機能のバランスが最適な製品を選びましょう。

２．使い心地のいい操作性か

操作性は、顧客満足度を大きく左右するので、顧客が抵抗なくスムーズに操作できるかは、製品を選ぶうえで重要なチェックポイントとなります。タッチパネルの操作性やデザイン、レスポンス、検索性を確認しましょう。人感センサーや音声ガイダンスがあると顧客に喜ばれるかもしれません。

３．カスタマイズ性は高いか

自社の要求に応じて設定変更ができる製品か確認しましょう。ディスプレイデザインやメニュー項目などは、使用開始後でも変更の要求は発生するため、自社で対応できるかはとても重要になってきます。また、カスタマイズにはどれくらい費用がかかるのかなども把握しておきましょう。

４．導入実績やサポート体制は十分か

導入初期段階でのサポートはもちろん、長期にわたって使用することが想定されるシステムですから運用のサポートは非常に重要です。必ずハードウェアやソフトウェアの運用支援サービスが提供されているか確認しましょう。土日祝日を含む24時間のテクニカルサポートが理想的です。障害により受付業務に支障が出ると、顧客の信用を落としてしまうかもしれません。

また、導入実績の数は信頼性の証でもあります。どのような業種にどれだけの数を導入し、導入顧客からどのような評価を受けているかを確認しておきましょう。

５．多言語対応しているか

グローバル化が進むにつれ、企業にも様々な人種の方々が訪れるようになりました。そうした方々に対応して、英語表示や中国語表示ができる製品が登場しています。使用開始後にも表示言語を増やすことができる製品などもあるので、必要な場合は事前に確認しておきましょう。

受付システム導入の目的

受付システムの導入前にその目的を明確にしておきましょう。これを決めておくことにより必要とするシステムの機能が決まります。

■コスト削減

受付システムの導入目的で最も多いのがコスト削減です。受付業務を無人化することで、人件費を削減できますし、省スペース化することもできます。

■顧客満足度の向上

コスト削減とともに、顧客満足度向上も大きな目的の一つです。いつ訪問しても対応してもらえるという安心感を、顧客に与えることができます。

音声自動応答やガイダンス生成（音声合成）などのアシスト機能が用意されている製品もあるので、必要な場合は確認しておきましょう。

■機会損失の防止

店舗やショールームの場合は、24時間365日休まず担当者に接続でき、営業機会の損失防止になります。
またシステム内のネットワーク機能で、遠隔地にある営業所で対応することもできます。待受画面に広告やイベント情報などを流すことで、販売促進の効果も期待できます。

■セキュリティ強化

効率性と安全性の面から受付システムは普及が進んでいます。監視カメラや自動ドアなどとの連携により、セキュリティ強化にも役立ちます。セキュリティカード発行に対応できるシステムなら、発行されたICカードを使ってゲートを通過できます。

こちらの記事では受付システムので解決できる課題を詳しく紹介しています。！導入目的を方もっと知りたい方はぜひ参考にしてください。

2021.05.13

受付システムで解決できる課題とは？

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「遠隔受付システム（受付システム）」はギンガシステム株式会社が提供しているハードウェア提供型の受付システムです。ワンタッチボタンでの接続や、顧客が利用イメージを持ちやすい受話器利用、顧客が入口をまたいだ時点で通信を行うセンサー利用など、様々な遠隔受付システムを提案できます。どんな規模の企業にも対応しています。

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選定ポイントを押さえてシステム導入を検討

受付システムには様々な製品があり、導入する企業の業種や規模によって導入すべきものも変わってきます。

導入目的をはっきりさせ、選定ポイントを参考に、自社にあった製品の導入をぜひご検討ください！