「受付システム」の選び方は？

受付システムを選ぶ際のポイントとは

最近、無人の受付をよく見かけるようになりました。小さなテーブル上に品よく設置されており、タッチパネル式のディスプレイ端末と電話がセットになって、担当者を呼び出すことができます。これが「受付システム」です。

ほとんどが卓上タイプですが、自立（スタンド）タイプや、セキュリティカードを発行し入館管理を行う大がかりなシステムもあります。

今回は搭載されている機能も含めて、システムの選定ポイントを紹介します

１．コストパフォーマンスが優れているか

コスト削減効果と搭載されている機能のバランスをチェックしましょう。多言語対応やネットワークなど多機能であれば便利で幅広いく対応できますが反面高価になります。自社の業務に求められる機能をもち、コストと機能のバランスが最適な製品を選びましょう。

２．使い心地のいい操作性か

操作性は、顧客満足度を大きく左右します。お客様が抵抗なくスムーズに操作できるかは、製品を選ぶうえで重要なチェックポイントとなります。タッチパネルの操作性やデザイン、レスポンス、検索性を確認しましょう。人感センサーや音声ガイダンスがあるとお客様に喜ばれます。

３．カスタマイズ性は高いか

自社の要求に応じて設定変更ができる製品か確認しましょう。ディスプレイデザインやメニュー項目などは、使用開始後でも変更の要求は発生するため、自社で対応できるかはとても重要になってきます。また、カスタマイズにはどれくらいのコストがかかるのかなども把握しておきましょう。変更するたびに多くの費用が発生するとコスト削減は困難になります。

４．導入実績やサポート体制は十分か

導入初期段階でのサポートはもちろん、長期にわたって使用することが想定されるシステムですからサポート面の充実はとても重要です。 必ずハードウェアやソフトウェアの運用支援サービスが提供されているか確認しましょう。土日祝日を含む24時間のテクニカルサポートが理想的です。障害により受付業務に支障が出ると、顧客の信用を落としてしまうかもしれません。

また、導入実績の数は信頼性の証でもあります。どのような業種にどれだけの数を導入し、導入顧客からどのような評価を受けているかを確認しておくと安心してシステムの導入を行うことができるかもしれません。

５．多言語対応しているか

グローバル化が進むにつれ、英語表示や中国語表示に対応する製品が登場しています。使用開始後にも言語を増やすことができるか確認しておきましょう。

タブレット型の端末を設置するだけでシンプルに利用開始できる製品もあります。受付は顧客が持つ企業のイメージを決定づける場所です。ぜひ受付システムの導入を検討してみてください。

受付システム導入の目的

受付システムの導入前にその目的を明確にしておきましょう。これを決めておくことにより必要とするシステムの機能が決まります。

■コスト削減

受付システムの最も多い目的がコスト削減です。受付業務を無人化することで、人件費を削減できますし、省スペース化も可能となります。

■顧客満足度の向上

コスト削減の一方で、顧客満足度向上も大きな目的となっています。いつ訪問しても対応してもらえるという安心感を、お客様に与えることができます。音声自動応答やガイダンス生成（音声合成）などのアシスト機能が用意されている製品もあります。

■機会損失の防止

店舗やショールームの場合は、24時間365日休まず担当者に接続でき、営業機会の損失防止になります。ネットワーク機能で、遠隔地にある営業所で対応することもできます。待受画面に広告やイベント情報などを流すことで、販促促進の効果も期待できます。

■セキュリティ強化

効率性と安全性の面から受付システムは普及が進んでいます。監視カメラや自動ドアなどとの連携により、セキュリティ強化にも役立ちます。セキュリティカード発行に対応する大がかりなシステムもあり、発行されたICカードでゲートを通過できます。

こちらの記事では受付システムので解決できる課題を詳しく紹介しています。！導入目的を再確認したい方はぜひ参考にしてください。

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watch_later 2019.08.21

受付システムで解決できる課題とは？

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ITトレンド厳選！おすすめ受付システム

「RECEPTIONIST」は株式会社ディライテッドが提供しているクラウド型の受付システムです。ビジネスチャットやSMSを使って直接担当者を呼び出す受付システムだけでなく、来客とのアポイント日程調整までワンストップで自動化することができ従来の受付業務の負担を軽減することができます。どんな規模の企業にも対応しています。

「遠隔受付システム （受付システム）」はギンガシステム株式会社が提供しているハードウェア提供型の受付システムです。ワンタッチボタンでの接続や、お客様が利用イメージを持ちやすい受話器利用、お客様が入口をまたいだ時点で通信を行うセンサー利用など、様々な遠隔受付システムを提案できます。どんな規模の企業にも対応しています。

選定ポイントを押さえてシステム導入を検討

受付システムには様々な製品があり、導入する企業の業種や規模によって導入すべきものも変わってきます。

導入目的をはっきりさせ、選定ポイントを参考に、自社にあった製品の導入をぜひご検討ください！