入退室管理システム導入の効果を最大に！導入時に意識すべき４つのステップとは？

入退室管理システム導入のための４つのステップとは？

入退室管理システムを導入した際の導入効果を最大限活かすためにも、導入時に意識すべきステップを確認しましょう。

ステップ１．守るべき設備は何か？

まずは、自社で守りたい設備を把握し、それぞれに求めるセキュリティレベルを確認する必要があります。社内には、接客室やミーティングルーム、サーバルームなど、様々なエリアがありますが、情報漏えいのリスクから守りたい設備はどれでしょうか？例えばサーバルームやマイナンバーを管理する部屋を守るためには、より高いセキュリティレベルが求められます。

また、場合によっては情報や資産の再配置が必要となります。例えば、１つの部屋のセキュリティを高めたとしても、その部屋以外に情報や資産が散らばっていたら意味がないですよね。最初に守りたい設備と、セキュリティレベルを明確にすることで、必要な機能や認証方法は自ずと絞られていきます。

ステップ２．自社に必要な機能は何か？

ステップ１で守るべき設備を把握したうえで、そのために必要な機能を洗い出します。システムによって機能やセキュリティレベルは様々です。以下でいくつかの機能を紹介します。

共連れ防止機能

共連れとは、入退室時に、１回の認証で２人以上が入退室してしまうことです。例えば、これを防ぐために、入室時の認証記録がない人の退室を許可しないという設定ができます。

部内者による不正防止機能

権限のない社員が社内に１人きりになることを防ぎ、部内者による不正を防止します。例えば、責任者レベルの人が誰もいないと入室を拒否する設定をしたり、入室権限のある２名が個人認証しないと解錠できない設定ができます。

複数拠点一元管理機能

複数の拠点を持つ企業に適した機能です。本社で各拠点全てのシステム管理ができるため、更新や新規登録も効率的にすることが可能となります。

勤怠管理機能

入退室時の履歴を勤怠管理システムに反映させることができます。打刻漏れの心配がありませんし、在社している時間も正確に把握できます。

ステップ３．自社に適した認証方法は何か？

次は認証方法の選定です。自社が何を重視するかによって、適した認証方法も変わります。いくつか例を紹介します。

入退室管理システムと勤怠管理システムを連携させたい

この場合、スマートフォンでの認証がオススメです。スマートフォンは他のシステムとの統合がしやすく、勤怠管理システムと連携させることで、直行直帰の営業担当にとって打刻の役割を持たせることもできます。また、スマートフォンを認証方法にすることで、ICカードの発行・配布といったコストも省けます。

高いセキュリティを重視する

この場合、生体認証や、２要素認証がオススメです。生体認証とは、個人の指紋や顔で認証させる方法です。2要素認証は、生体認証＋ICカード、ICカード＋暗証番号といったように複数の認証を組み合わせる方法です。これらはより高度な本人確認ができるため、セキュリティを重視する場合に有効です。

新しいICカードを作りたくない

この場合、SUICAやPASMOなどの交通系ICカードによる認証がオススメです。すでに社員それぞれが所有している交通系ICカードをそのまま認証に利用できるため、ICカードの発行・配布のコストが省けます。もし、個人所有の交通系ICカードを利用することが難しい場合には、社員証と兼用にすることで、管理コストを下げることもできます。

ステップ４．運用ルールを決める

最後に、実際の運用ルールを決定します。厳密にルールを決めなければセキュリティ対策の効果はありません。入退室ができる時間帯・人間を限定しましょう。また、ICカード紛失時の対処、パスワードなどの認証情報の変更に関する手順を明確に定め、実際に発生した時に混乱を防ぐことも重要です。

資料確認だけでなく、問い合わせしてみよう！

情報漏えい事件やマイナンバーの施行などに伴い、入退室管理システムの導入をすすめる企業は増加しています。今後導入予定の企業もいると思いますが、人・技術・物理的要素が組み合わさっているシステムであるため、資料だけ見て自社に最適か判断するというのは難しいと思われます。

資料を見て機能など確認するだけでなく、実際にベンダーに問い合わせをしたり、活用事例をきいて自社に適した導入の方法・運用ルールを決定するのが良いでしょう。