「経理業務」をアウトソースする時の選定ポイント

「経理業務」をアウトソースする時の選定ポイント

経理業務のアウトソーシングを実施する企業が増えています。しかし経理業務をアウトソースすることは、会社の大切なお金まわりを預けるということです。他の業務のアウトソーシングにと比較しても大きな判断といえるため、適切なアウトソーシング会社を選ぶことが求められます。
アウトソーシング会社を選定するにあたってどのようなところに注意すればよいでしょうか。アウトソーシング会社の選定ポイントを説明していきます。

選定ポイント①どこまで対応しているか？

選定ポイントの1つ目は、経理業務のどこまで対応してくれるのか、ということです。

経理アウトソーシング会社と一言でいっても様々なタイプがあります。例えば、伝票入力などの単純作業を請け負う会社から、売上計上や経費精算、仕訳入力、さらには入金、支払いの管理までを引き受ける会社もあります。さらに専門的な領域でいえば、税務申告や株式公開の支援、また各種法令の変更などに対する最適な経理業務の提案などを行うコンサルティングに近い会社もあります。

経理業務のアウトソーシングを検討する際は、会社として依頼したい内容をまとめることが重要です。その結果として、単純作業のみを依頼するべきなのか、もしくはコンサルティングや事業のパートナーとしての存在を求めるべきなのかを把握することができます。

加えて、依頼した業務を国内で行っているかどうかということも大きなポイントです。海外で業務が行われている場合、単純作業でも品質が伴っていないケースが見受けられるからです。料金の安さにつられて事業者を選定しないように、実際の経理業務の現場が国内にあるか、海外にあるかを確認しましょう。

選定ポイント②情報の管理

選定ポイントの2つ目は、情報管理を徹底しているかです。

経理業務に関する情報は企業の中でも非常に重要度が高く、情報漏えいの観点からもリスクがあります。こうした観点から、企業の内部情報をいかに外部に漏えいしないようにしているかという管理を徹底している企業を選ぶ必要があります。

契約の際には守秘義務契約を結びましょう。プライバシーマークやISO27001など、情報保護に対する登録商標を取得しているということも判断基準の一つになります。アウトソーシング会社のホームページで情報管理に関してのポリシーを記載しているか、その内容に信ぴょう性があるかということも確認したほうがよいでしょう。

経理アウトソーシングを行う目的は、企業の業務コストの削減や品質の向上にあります。また、アウトソーシングを利用することで、経理担当の社員がコア業務に時間をさけるようなるでしょう。情報漏えいなどが起きると、社会的信頼を失うだけでなく、ビジネスも滞り、本末転倒になってしまいます。いくら金額が安価であったとしても、情報管理に対する意識が低い事業者を選ぶことは避けましょう。

選定ポイント③迅速な対応

選定ポイントの3つ目はトラブルやイレギュラーへの対応を迅速に行ってくれることです。

経理業務にはイレギュラーな事象への対応が必要になる場合があります。法的な介入などがあった場合は当局に対する迅速な対応が要求されます。例えば、そのような時にアウトソーシング先の事業者と連絡がつかない、というようなことがあったら大変です。

しかし、対応の迅速性は情報管理に対するポリシーの確認などよりも検証が難しいものです。可能であればアウトソーシング会社を選定する際に、そのアウトソーシング会社を利用している他の会社にヒアリングを実施したり、インターネットの関連サイトにおいて口コミやレビューを確認して、参考にしましょう。実際そうしたものを見ると、緊急時の対応の評価が載っているものです。

また、会社としてある程度の規模を有していることや、業務の実績や会社自体の信用力があるかなども確認しておきたいところです。こうしたことを全体的に考慮し、緊急時にも迅速に対応できる体制かどうか推測・確認しましょう。

まとめ

経理業務のアウトソーシングはBPO(Business Process Outsourcing)の観点から経営層としては常に検討しておくべき重要な項目ですが、他の業務の外注に比べて情報の重要性から、様々な観点でアウトソース先を検討する必要があります。

まずは上記の通り、①「どこまで対応しているか」②「情報の管理」③「迅速な対応」の3つは少なくとも確認し、長期間のアウトソースができる事業者を選ぶように心がけましょう。また、よい事業者を見分けるポイントとして、ヒアリングやミーティングでの会話の他にもインターネットの書きこみや外部の声などもあるということを覚えておいてください。