「経理業務を改善する方法」がまるわかり！おすすめツールも徹底解説

経理業務を改善する手順

経理業務を改善するにはまず、現状の作業内容を洗い出し、どのようなことにどのくらいの工数がかかっているのか確認しましょう。これにより、経理に必要な全体の工数が明らかになります。

次に「工員に不足はないか」「他の工程を圧迫していないか」など、現状の課題を見つけます。問題点の把握については、 ECRSの原則を活用するのがおすすめです。ECRSの原則は、経理業務を合理化するための原理・原則です。以下の４つの視点から、現状の課題を導きます。

排除（Eliminate）

無駄な作業や工程をなくす

統合（Combine）

２つの工程を１つにまとめられないか

順序の変更（Rearrange）

工程の順序に間違いはないか

単純化（Simplify）

シンプルにして作業内容を簡略化できないか

最後に、問題を解決するための改善提案を出します。緊急性や重要度によって、優先順位をつけましょう。

経理業務の具体的な改善方法

経理業務を改善するには、具体的にどのような方法をとればよいのでしょうか。

キャッシュレス化を実行する

キャッシュレス化を実現すると、現金出納帳や伝票を作成する手間が省け、業務効率が改善します。お金の流れをデータとして処理するため、計算ミスが発生せず、余計な人件費もかかりません。現金だとどうしても、日々の業務が煩雑になりがちです。人力に頼るウエイトが大きく、細かな作業ミスも発生するでしょう。

計上を１度にまとめる

経費精算や会計処理などを月に１度まとめて計上すると、伝票の作成も1枚ずつで済みます。交通費精算のたびに、現金出納帳を作成する必要もありません。支払いも月１度になり、振込作業や資金繰りなどが楽になります。

ただし中には「計上を１度にまとめてもよいのか？」と不安に感じる方もいるでしょう。しかし計上を１度にまとめても、実務的にはまったく問題ありません。法律でも、青色申告は少額の取引であれば、１度に計上をまとめてもよいことになっています。

預金通帳をひとつにまとめる

預金通帳をひとつにまとめると、取引先とのお金の流れを管理しやすくなります。口座間での資金移動や記帳・残高確認の手間、横領などの社内リスクも減らせるでしょう。事業成長に伴い取引先も増えますが、預金口座はメインバンク１つにまとめ、無駄なコストをかけないことが大切です。多くても入金用と出金用の２つに抑えましょう。

経理業務を効率的に改善する方法

経理業務をもっと効率的に改善する方法はないのでしょうか。

経理代行サービスを利用する

経理代行は、すべての経理業務を外注化できるサービスです。仕訳や記帳、給与計算、請求書や伝票の作成、確定申告など経理に必要な作業をすべて代行してくれます。人件費の削減や正確な経理処理の実現、最新の税法対応など、実務的なメリットも多いです。中には経理担当者のスキル向上や財務管理、経営コンサルティングまで行えるサービスもあります。

ただし外部に委託するため、情報漏洩のリスクがあり、プランによっては高額になる可能性も高いです。さらに経験や知識を共有できないため、社内で経理担当者を育成するのには向きません。

メリット・デメリットがあるので、自社の目的や状況に応じて使い分けてください。

ITツールを利用する

経理代行サービスのほかにも、ITサービスを利用する方法があります。ITサービスの魅力はどこにあるのでしょうか。

RPAを導入する

RPAは、設定したルールに応じて、業務を自動化できるツールです。

今まで人間がやっていた作業を代行するため、業務の効率化や工数の削減効果が期待できます。経理業務においても同様で、伝票データの自動入力や帳簿の自動作成など、経理業務を効率化するための機能が豊富です。RPAの導入により業務負担を９割削減した企業や、作業時間を１/６～１/10まで減らした企業など、成功事例も多く報告されています。

データ入力や帳簿作成、金融機関との照合などを効率化したい方は、ぜひ導入しましょう。

会計ソフトを導入する

会計ソフトは、仕訳や記帳、各帳簿類や決算書の作成などを自動化できるツールです。従来の方法では、取引が生じるたびに伝票を作成し、仕訳や転記、集計といった作業が必要です。スピードが求められるため担当者の負担が大きく、計算ミスも発生しやすいでしょう。

会計ソフトを導入することで、仕訳や転記、集計といった作業を自動化できます。人力での作業がデータ入力のみとなるため、入力や計算のミスも発生しずらくなるでしょう。財務諸表を自動作成できるため、経営状況を可視化することも可能です。

会計ソフトを使って経理業務を劇的に改善しよう！

経理業務を改善するにはまず、すべての作業工程を洗い出し、現状の課題を見つけます。課題が見つかったら、それを解決するための改善提案を出し、実行しましょう。具体的な施策の例は、以下のとおりです。

• ■キャッシュレス化を実行する
• ■計上を１度にまとめる
• ■預金通帳をひとつにまとめる

効率的に改善するには、経理代行サービスやITツールを活用するのがおすすめです。会計ソフトを使って、経理業務を劇的に改善しましょう。