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個人事業主でも法人でも手間がかかり、負担が多い業務に「会計業務」があります。会計業務は大量の処理を正確で迅速に行う必要があるため、業務効率化を図る会計ソフトの利用が重要であり、利便性に特化した「会計アプリ」が広く普及しています。会計アプリは場所や時間を選ばずにデータ入力が可能となるためとても便利です。
この記事では、会計アプリの機能や注意点、アプリが使える会計ソフトを紹介していきます。
日々の業務の中で経費が発生すると、会計システムを使って処理・計上します。この会計システムには機能が多い会計ソフトと、利便性が高い会計アプリが存在します。パソコンを使う会計ソフトと違い、会計アプリはスマートフォンやタブレットを用いた簡単操作が可能となります。
個人事業主の場合、自宅のパソコンで会計ソフトを使用し、外出先ではスマートデバイスで会計アプリを使うことが一般的です。場所や状況に応じて、会計システムを使い分けることにより、業務効率化を実現できます。法人の場合も同様に、担当者が外出先でデータ入力を行い、それを管理者が承認できるため、時間をより有効活用できます。
つまり、会計アプリを使うことで、個人事業主や法人関係なく業務効率を向上できます。会計アプリでは以下のようなことが可能であり、その詳細を説明していきます。
業務で交通費や消耗品購入に経費を使った場合、適切な方法で経費計上を行う必要があります。会計アプリがあればスマートフォンやタブレットを使って、経費データをその場で入力でき、隙間時間でも処理が可能です。
法人でアプリを活用しているケースは、担当者が移動中でも経費計上に必要なデータ入力が可能であり、管理者はその入力されたデータを閲覧し、把握・確認ができます。会計アプリを使うことで時間をより有効活用できるため、業務の効率化を図ることができ、さらにはミスや漏れも予防できます。
経費計上にはレシートや領収書が必要になりますが、会計アプリを使うと撮影するだけで会計システムに簡単登録できます。高性能なアプリであれば、撮影したレシートや領収書の文字を認識して、数字を自動反映できるものもあります。このような方法で、手軽に経費計上に必要な書類を整理できます。
会計アプリを使って入力したデータや、承認・確認の処理を会計システムと随時同期ができます。会計アプリと会計システムを同期させることで、常に最新のデータが反映され、社内の状況を把握しやすくもなります。法人用で利用しているときは、担当者がアプリからデータ入力及び申請ができ、管理者は承認のステップまでをスムーズに完結できるようになります。
その結果、会計アプリを従業員が活用することで、経費処理の業務負担を軽減し、一層効率化に繋がります。
経費計上を行うときに会計システムを用いると非常に便利ですが、その種類を知っておくことも大切です。会計システムには「会計アプリ」と「会計ソフト」の大きくは2種類があり、使用する端末や機能に違いがあります。ここからは、会計アプリと会計ソフトの違いについて説明していきます。
まず会計アプリの特徴は、入力機能に特化していることです。会計アプリは会計システムの中でも、簡易版としてリリースされていることが少なくありません。そのため、簡易的な作りで機能数は少ないものの、誰でも簡単に入力作業ができるようなシンプルな仕様が特徴です。
会計アプリの強みは、外出先でもスマートフォンやタブレットを用いて経費入力が可能となり、隙間時間を有効活用できます。他にもレシートや領収書を撮影し、会計アプリにアップロードすることで、手軽に書類整理や申請を行うこともできるため、業務効率がさらに向上します。
一方、会計ソフトは会計システムのメインであり、会計アプリよりも活用の幅が広くなります。主な機能は以下になります。
クラウド版の会計ソフトであれば、インターネットに接続することでスマートデバイスでも作業ができます。そのため、外出先でもデータ入力・申請業務を行えます。
会計アプリを有効活用をすることで、業務がより効率化し、本来の核となる事業に時間を割り当てることができ、結果的にビジネスの充実へと繋がります。しかし、会計アプリは万能な存在ではないため、利用するには注意も必要となります。
ここからは、会計アプリを使うときの注意点を紹介していきます。
会計アプリの特徴は、簡易的なツールでシンプル且つ使いやすいものですが、逆に使える機能に制限があることも意味します。アプリ版だけでは充実した機能を使いこなすことができないため、不満が発生する可能性もあります。
また基本的に会計アプリは、会計ソフトの簡易版で、同期して活用するようにできているため、会計ソフトのインストールが前提になります。そして、会計アプリは会計ソフトとワンセットで利用しますが、アプリ版をリリースしている会計ソフトはクラウド環境で利用するものが多いため、オンプレミス型の会計ソフトをインストールして利用したい方にとっては注意が必要です。
※オンプレミス型：社内にシステムを構築する導入方法。社内のネットワーク内で利用できるためセキュリティの強度は高いですが、アプリ版をリリースしていない製品が多いです。
近年では様々なシステムのアプリ版がリリースされており、無料で便利に使えますが、完全無料で使える会計アプリはほとんどありません。基本的には会計ソフトをメインに使用するツールが多く、アプリ版を利用するには、会計ソフトのアカウントでログインする必要があります。
会計アプリ単体では完全無料のツールが少なく、ほとんどが内部課金型になります。内部課金型とは、無料で会計アプリをインストールすることができますが、使える機能に制限もあるため、課金しないことには充実した機能が使えません。無料で使えるアプリでも、実用性を持たせるためには費用が発生します。
ここまで説明したように、実用的な会計アプリを利用するためには、会計ソフトをインストールし、有効活用する必要があります。会計システムは充実した機能を使えますが、費用も発生します。そのため導入費用よりも、活用して得られるメリットが大きくなる会計ソフトを選ぶことが重要です。
ここからは、会計アプリを利用するポイントを説明していきます。
おすすめの方法は、有料の会計ソフトが実施している無料トライアルの活用です。期間限定で本番と同じ環境を試すことができるため、会計ソフト選びで失敗する可能性を軽減することができます。
無料トライアル期間では「会計アプリはリリースされているか」「機能の違いはどのようなものか」の確認が重要です。会計ソフトの導入費用は機能の充実度に比例して高くなるため、オーバースペックにならないかの注意が必要です。
重要なことはアプリ版をリリースしており、使いやすい会計ソフトを選ぶことです。ここからは、3つのおすすめ会計ソフトを紹介していきます。（10月16日時点）
会計ソフトの中で最も知名度が高いものに「弥生会計 オンライン」があります。全国8,000の会計事務所から推奨されており、初めて会計ソフトを導入する方でも安心です。
この会計ソフトの特徴は、あらゆる作業を自動化することで、利用者の負担を軽減できます。また、レシートや領収書をスマートフォンで撮影すると、日付や金額を自動で読み込み、データ入力の手間が省かれます。
クラウド型の懸念点であるセキュリティ面も、マイクロソフトによる専用チームが24時間体制で監視しており万全です。無料トライアル期間は2ヶ月のため、自社に合ったシステムかどうかを十分に判断することもできます。
この会計ソフトの強みは、経理担当者の書類作成業務をより効率化できることです。アプリ版で入力したデータを管理し、請求書や決算書を作成できますが、他にも対応している書類が多いことも特徴です。さらに他のシステムと連携することで、データのインプットが容易になります。
連携できるツールには、Googleの「G Suite」や、営業支援ツールである同社の「freee for SFA」があります。この連携機能により、経費計上など会計業務を社内で共有でき、営業の商談から請求書作成までの流れを効率化できます。
この会計ソフトの無料トライアル期間は30日間ですが、トライアル中でも充実したサポートを受けられるため安心です。
MFクラウドは個人事業主や法人の会計業務を総合的にサポートする会計ソフトです。使える機能が多く充実しているだけではなく、人工知能・機械学習（AI）を応用したシステムである特徴もあります。
AIを活用することで、蓄積したビッグデータを基に自動で判断・仕訳けされるようになるため、長く使えば使うほど他のシステムではできない自動化処理を実現できます。他にもセキュリティ面やサポート面も充実しているため、非常にバランスの良いソフトです。
この会計ソフトには無料トライアル期間はありませんが、費用が発生しない無料版で期間制限なく試すことができます。無料版から有料版に登録変更すると、30日間無料にもなるためお得です。
ここまで紹介してきたように会計アプリを使うことで、業務を効率化できます。アプリが無いソフトでもスマホやタブレットから利用することは可能ですので、ご興味のある方は他の製品をご覧になってみてはいかがでしょうか。
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| 11月12日(月) 更新 | |
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