面倒な勤怠管理はシステム導入で効率化！煩雑化しがちな業務を改善

適正な勤怠管理の重要性

勤怠管理は従業員の勤怠に関するさまざまなデータを管理する上で重要な役割を果たす管理業務です。適正な勤怠管理の重要性を解説していきます。

長時間労働の是正

勤怠管理のデータにより、従業員の就業時間や休憩時間、有給の取得状況などの管理が把握しやすくなります。従業員の勤怠状況の可視化により時間外労働や休日出勤の多い部署の長時間労働につながっている問題に対して対策を図れ、長時間労働が原因の健康リスクを勤怠管理によって管理することが可能です。

勤怠管理では従業員の勤怠状況を可視化できるため、長時間労働を行う従業員を把握でき、必要な対策を事前に講じることができるようになります。

コンプライアンスの遵守

コンプライアンスの遵守は企業に義務であり役割です。適正な勤怠管理は企業がコンプライアンスを遵守するための必要な管理業務の１つです。

勤怠管理によって、従業員に対する未払い賃金、長時間労働による過労死や健康被害などのコンプライアンス違反を防ぐことが可能です。

正確な給与計算

勤怠管理によって従業員に正確な給与を支払うことができます。

時間外・休日労働の管理ができていなければ正確な時間外労働の給与計算は難しく、万が一誤りがあった場合は労使間トラブルに発展してしまう可能性があります。

トラブル発生のリスクを未然に防ぐためにも、勤怠管理の役割は重要です。

煩雑化しがちな従来の勤怠管理

従来の作業効率の悪い勤怠管理方法について解説していきます。

自己申告制による管理方法

勤怠管理方法は、厚生労働省のガイドラインによって「自己申告制による管理方法」「タイムカードやICカードを用いた客観性のある管理方法」のいずれかを管理方法として採用すべきだとしています。

自己申告制による管理方法は出勤簿などに出勤時間や退勤時間を記入し、後日管理者がチェックを行います。この方法はExcelを使用して管理するケースが多いため、申請者や集計者による作業負担が大きく、また入力ミスや集計ミスが発生してしまうリスクがあります。

さらに、申請者による不正が起きやすいといったデメリットもあるでしょう。

ICカードやタイムカードでの管理方法

ICカードやタイムカードによる勤怠管理方法は、後日担当者が就業時間の集計作業をする必要があり、企業規模が大きくなるにつれて作業が膨大なものになってしまいます。

また、遅刻しそうな場合など本人以外が打刻をする不正打刻が発生する可能性もあります。

面倒な勤怠管理を効率化する勤怠管理システム

煩雑化しがちな勤怠管理の効率化を図ることが可能な勤怠管理システム導入による４つのメリットを解説していきます。

勤怠業務の効率化

勤怠管理システムでは、システムに直接アクセスして出退勤時間などを入力することができるため、勤務時間の集計が不要になります。締め日に行われていた作業がほとんどなくなり、作業効率のアップを図れます。

また、勤怠管理システムはさまざまなデバイスに対応しているものが多く、外出先で退勤の打刻を行えます。わざわざ打刻するために会社に戻る必要もありません。

管理者も携帯端末のスマートフォン上で承認ができるため、時間や場所に限定されずに業務ができます。

適正な労働時間の管理

勤怠管理システムの中には出退勤を自動で記録できるものがあり、従来の勤怠管理と比べると従業員の勤怠状況が把握しやすく、労働時間の管理が適正に行えます。

また、不自然な出退勤のデータを見つけやすくなるため不正が起こりにくくなるでしょう。

法定労働時間を超過しそうな従業員や休暇が取得できていない従業員を知らせてくれる製品もあるため、コンプライアンスを遵守した勤怠管理が行えるようになります。

不正打刻を防止

勤怠管理システムには指紋静脈などの生体認証やGPS打刻機能を搭載した製品もあり、不正打刻を防止できます。

従来のタイムカードではなりすまし打刻が可能でしたが、勤怠管理システムは生体認証システムを採用しているため、なりすまし打刻は不可能です。また、GPS付きの機能であれば位置情報も把握できるため、虚偽の報告防止につながります。

多様な働き方へも対応

従業員の勤務形態は、在宅勤務やテレワークなど従来のものと様変わりしてきており、勤怠管理システムは多様な働き方にも柔軟に対応できます。

スマートフォン１つで打刻や申請業務が行え、在宅勤務などの多様な働き方を実現する重要なツールの１つとなるでしょう。

働き方改革の潮流に乗り遅れないためにも

勤怠管理システムは人的コストの削減や業務改善効果だけではなく、従業員に対して正当な賃金の支払いが可能になり健康リスクも管理できます。

政府主導の働き方改革を実現するためにも、勤怠管理を適正に行い業務効率化を図ることが大切です。