適正な勤怠管理の必要性と義務・PCログの取得方法とあわせて解説

適正な勤怠管理の必要性

企業にとって欠かせない業務に労働時間・労働日数・休暇を管理する「勤怠管理業務」があります。従業員に適正な賃金を支払うためには勤怠管理を正確に行う必要がありますが、その他にはどのような目的があるのでしょうか。ここからは勤怠管理の必要性について振り返りたいと思います。

なぜ適正な勤怠管理が必要なのか

適正な勤怠管理は、従業員に支払う賃金の計算を正確に行うだけでなく、長時間労働の防止や社員の健康管理を行うことができます。適切な労働環境を作ることは会社にとって義務であり、正確に管理することで会社の信用を保つことができます。

労働法による適正な勤怠管理義務

会社は労働に関する法律を守る義務があり、企業は従業員の労働時間を把握する必要があります。

近年では不当な長時間労働が社会問題になっており、法令なども厳しくなっています。そのため、より正確な従業員の労働時間を管理することが求められています。

労働基準法と同法施行規則

労働基準法第108条、同法施行規則第54条では、「各事業場ごと、または労働者ごとに、労働日数、労働時間数など賃金計算の基礎となる事項や、賃金の額を賃金台帳に記入しなければならない」としています。つまり、使用者にとって勤怠管理は労働基準法で定められた義務です。

労働安全衛生法の改正予定

長時間労働による労働環境の悪化（過労死やうつ病の増加）により、厚生労働省は2019年４月から労働安全衛生法関連省令を改正し、管理職の労働時間を把握することも企業に義務付ける方針を公表しました。

一般従業員と実質的に変わらない働き方をしている管理職の過重労働を防ぐことなどを目的としています。今までと違い、従業員の労働時間の把握がより厳しく求められます。

始業・終業時間の確認と記録方法

厚生労働省は、2017年1月20日に策定された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」の中で、「使用者は、労働時間を適正に把握するなど労働時間を適切に管理する責務を有していることは明らかである」と記載されています。

また、このガイドラインの中では、従業員の始業・終業時刻を確認・記録する方法が示されています。

確認及び記録の原則的な方法

使用者が従業員の労働時間を把握するためには、次のような確認・記録の原則的な方法があります。この方法は原則であり、いずれかに該当する方法で労働時間を把握する必要があります。

使用者または労働時間管理者の現認による方法

１つめの方法は、使用者・管理者（労働時間管理者）が自ら現場を確認し、適正に確認する方法です。

この方法では、各部署の管理者が責任を持って従業員の労働時間を自身の目で確認しますが、本人が出張などで現場を確認できないケースもあれば、外出している従業員の時間は管理できません。

客観的な記録を基礎とした方法

２つめの方法はタイムカード・ICカード・PCの使用時間を基に労働時間を記録する方法です。

労働時間管理者の現認をする方法では、現認できない状況も考えられ、管理者が正確な時間を記録する根拠がありません。そのため、客観的な記録を適正に記録することで、労働時間を正確に管理できます。

自己申告制による管理方法

これまでに紹介した方法以外にも、自己申告による労働時間を管理する方法があります。例えば、建設業界だと事務所に出社しないため、タイムカードによる労働時間の管理ができません。

そのため、従業員の労働環境に応じて自己申告制による管理方法を取る場合もあります。しかし、自己申告制による管理方法では、正確な労働時間を把握できず、曖昧になる課題があります。

PCの稼働時間とPCログ

厚生労働省が定めた労働時間を管理するガイドラインでは、「始業・終業時間の確認と記録手段としてPCの稼働時間の記録も含まれています」とされています。

より正確に労働時間を管理するために、PCの稼働時間を表す「ログ」が活用されています。ここでは、PCのログについて触れていきます。

ログとは

PCログとは、PCを操作した「行動記録」や「履歴」を意味します。PCをいつから、いつまで操作していたのかを確認することで、始業・終業時間の正確な把握が可能になります。

PCログを収集できれば、労働時間を管理できるだけでなく、実際にどのような業務をしていたかも把握できます。

PCログが労働時間として認定された事例

PCログは、PCの電源をオンにしてからオフにするまでを記録しており、始業・終業時間とリンクしています。このPCログが労働時間として認定された事例もあります。

2006年に起きた「PE＆HR事件」では、時間外手当などが支払われておらず、タイムカードによる管理を行っていなかったため、労働時間の推定が難しいとされていました。しかし、PCログの情報を基に労働時間を推定・算出し、その時間が認められました。

PCログの取得方法（起動時間と終了時間を取得）

PCログは、Windowsマークのメニューにある「イベントビューアー」から取得できます。

メニュー内に「Windowsログ」という項目があり、その中の「システム」を選択することで、「イベント」の発生した内容と日時の確認が可能です。

ログ確認による勤怠管理の問題点

ログによるPCの稼働時間を確認する方法について説明してきました。PCログを確認すれば、より正確な労働時間の把握が可能ですが、ログで勤怠管理を行うには問題点もあります。

ここでは、PCログによる管理の問題点を説明していきます。

ツール無しでのログ収集・管理は大変な作業手間に

１つめの問題点は、取得するログの量が多くなり、管理する手間が大きくなることです。専用のツールを使わない場合は、先程の方法で１台ずつPCのログを直接確認する必要があります。従業員の人数に比例して管理業務は多くなるため、収集・管理に膨大な時間を使うことになります。

柔軟な働き方に対応しにくい

２つめの問題点は、ツールを使用しても正確に把握できないことです。PCログはPCのオン・オフを基に管理するため、事務所に出社しない従業員の労働時間を正確に把握することができません。近年では、事務所に出社しない働き方も増えていますが、PCログの管理だと対応できません。

適正な勤怠管理には勤怠管理システムの導入を

これまでに説明してきたように、企業は従業員の労働時間を正確に把握する必要がありますが、勤怠管理システムを活用することで正確な時間を管理できます。

ここでは、勤怠管理システムについて説明していきます。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の始業・終業時間の正確なデータを入力・管理するシステムです。近年の多様化する働き方に適用できるように、従来のタイムカードによる管理ではなく、ICカードやGPSを利用して正確な時間を把握できます。

勤怠管理システム導入で得られる主な効果

勤怠管理システム導入により、以下のような効果を得られます。

適正な労働時間管理

従来のタイムカードによる勤怠管理では、タイムカードに記載された内容をエクセルやシステムに転記する必要があり、入力ミスが起きる可能性もあります。勤怠管理システムを導入することで、始業・終業時間を自動で入力でき、正確な時間を管理できます。

多様な働き方に柔軟対応

近年では、モバイル対応しているシステムもあり、GPSを活用して事務所に出社しない従業員の勤怠管理も行えます。

正確な給与計算

給与は労働時間を基に計算されます。勤怠管理システムを活用することで正確な労働時間を管理でき、正確な給与計算を実現できます。勤怠管理システムの中には給与計算システムと連携し、給与計算を自動化できるものもあります。

人事担当者の業務効率向上

勤怠管理システムを導入することで、タイムカードをチェックし、エクセルなどにまとめる業務を削減できるだけでなく、消化した有給の管理も行えます。人事担当者の業務を自動化・効率化できるため、業務時間を削減できます。

効率的かつ適正な労働時間の把握には勤怠管理システムが有効

以上、適正な勤怠管理の必要性やその法的根拠、併せてPCログの取得方法などを説明しました。

PCログによる勤怠管理は「労働時間を適正に把握するなど労働時間を適切に管理する」手段の一つとして認められていますが、運用方法によっては、かえって業務を非効率化させてしまうおそれもあります。

この記事の最後で紹介したとおり、効率的かつ適正な勤怠管理の運用には、勤怠管理システムが有効です。もし関心をお持ちいただけたのであれば、製品一覧ページをから資料請求をしてみてください。

また、情報漏えい防止やサイバー攻撃対策などのセキュリティを目的として、本格的にログを活用したいとお考えの場合には、ログ管理システムに関する記事も参考にしてみてください。