クラウド勤怠管理システムを使って労働時間管理をどのように行える？

タイムカードによる労働時間管理の注意点

タイムカードによる労働時間の管理は広く用いられていますが、いくつかの問題点があります。代表的な問題を２つ見ていきましょう。

未払い賃金の発生リスク

タイムカードによる打刻では、残業代の未払いが生じる可能性があります。たとえば、ある企業では管理者が終業時刻に全員分の打刻をしておきながら、その後も残業をさせていました。

こうした打刻時間と実際の労働時間の違いは、パソコンのログや入退館記録などから判明します。発覚時にはそれまでの未払い賃金をまとめて支払わなければなりません。想定外に膨大な出費が発生することになるため、企業にとって大きなリスクと言えます。

そのほか、タイムカードでは出張が多い従業員の労働時間・休憩時間の詳細な把握が困難です。把握できない以上、長時間労働を防いだり余計な労働時間をカットして人件費を削減したりといった対策も取れません。

従業員による不正打刻のリスク

タイムカードは不正打刻ができてしまうのも問題です。たとえば、以下のようなケースが考えられます。

• ■遅刻しそうなとき同僚に頼んで定時前に打刻してもらった
• ■本当は勤務していないのにタイムカードの打刻だけを行った
• ■残業をしていないのに時刻を操作して残業を偽装した

タイムカードの記録が偽装される以上、管理者はこのことになかなか気づけません。気づいたときには、すでに何年にも渡って不正が行われている可能性もあります。

クラウド勤怠管理システムで行える労働時間管理の内容

クラウド勤怠管理システムがあれば、タイムカードよりも正確に労働時間を管理できます。メリットを詳しく見ていきましょう。

打刻者や打刻位置の把握

クラウド勤怠管理システムは、時間や場所を問わず、インターネットを介して打刻できるのが魅力です。ただし、これだけでは不正打刻のリスクが増えるばかりです。そこで、クラウド勤怠管理システムには不正を防ぐいくつかの特徴があります。

たとえば、顔認証や指紋認証といった、本人にしかできない認証機能が備わっています。これなら、同僚に頼んで打刻してもらうといった不正は発生しません。

さらに、打刻位置をGPS機能で特定するシステムもあります。これにより、本当は出勤していないのに打刻だけ行うような不正も防止できます。また、営業担当者ならわざわざオフィスに戻らなくても打刻できるため、余計な手間がかかりません。

多様な労働時間制への対応

タイムカードでは、始業・終業時刻の打刻というごく単純な記録しか取れませんでした。しかし、クラウド勤怠管理システムは多くの機能を備え、より詳細に勤怠状況を管理できます。

たとえば、ある製品は在宅勤務や常駐勤務、短時間勤務、複数回勤務など、複雑な労働形態に対応する機能を備えています。働き方改革を進める心強い味方と言えるでしょう。

また、別の製品は詳細なレポート機能を備えています。誰がどのように働いているのか一目で把握できます。コンプライアンスの強化や長時間労働の阻止に有効です。

クラウド勤怠管理システムで労働時間管理を行うコツ

クラウド勤怠管理システムを導入しても、うまく使えなければ意味がありません。では、どのような点に留意すればよいのでしょうか。

もっとも気をつけなければならないのは、使いやすいかどうかです。機能ばかりに目が行きがちですが、毎日のように使うシステムである以上、操作性を優先的に確かめる必要があります。打刻をする人はもちろんですが、勤怠管理者や給与計算担当者にとっても使いやすいのが理想的です。

ただし、クラウド勤怠管理システムの操作性は使ってみなければ分からない部分も少なくありません。そこでおすすめなのが、無料トライアルを利用することです。さまざまなベンダーが無料トライアル期間を設けているため、実際に触れて操作性を確認してから導入に踏み切りましょう。

クラウド勤怠管理システムを活用し、正確な労働時間管理を！

タイムカードによる労働時間管理には以下の問題点があります。

• ■未払い賃金の発生リスク
• ■従業員による不正打刻のリスク

一方、クラウド勤怠管理システムなら以下のメリットを得られるため、タイムカードに存在する問題点を排除できます。

• ■打刻者や打刻位置の把握
• ■多様な労働時間制への対応

まずは無料トライアルを試し、導入を検討してはいかがでしょうか。