生産性向上につながる勤怠管理の方法とは？４つの手順で解説！

生産性向上につながる勤怠管理の方法

まず、勤怠管理の方法を見直してみましょう。就業実態や生産性の阻害原因に注目して解説します。

１．就業時間を正確に把握する

何事も、改善を図るには現状を知る必要があります。勤怠管理に関していえば、誰がどの業務にどのくらいの時間を従事しているのかを把握しなければなりません。

そのためには厳密な勤怠管理が求められます。例えば、タイムカード打刻後に残業をするケースがありますが、これでは正しく就業実態を把握できません。パソコンのログオン・ログオフや入退室のICカードによる記録など、正確に就業時間を把握する体制を整えましょう。

２．生産性の阻害原因を突き止める

勤怠管理によって就業実態を把握したら、次はどこに無駄があるのかを突き止めましょう。このとき、個人と業務体制にわけて原因を考えると効果的です。それぞれ代表的な例を見てみましょう。

【個人に起因する問題】

• ■業務の遂行に必要な知識・技術が足りない
• ■モチベーションが低く、作業速度が遅い
• ■品質を過剰に追求し無駄な時間を投じている
• ■待ち時間を有効活用できていない
• ■タスクの優先順位を適切に付けられていない
• ■不必要なコミュニケーションが生じている

【業務体制に起因する問題】

• ■工程が複雑すぎる
• ■業務の割り振りが不適切
• ■分業が多すぎて統率を取れていない
• ■現状のリソースで対応不可能な仕事を抱えている
• ■就業規則などのルールが現状に合っていない
• ■単純作業を機械化できていない

３．解決案を策定・実行する

次は、上述した問題点の解決案を策定しましょう。こちらもいくつかの例を紹介します。

業務の遂行に必要な知識・技術が足りない

詳細なマニュアルの整備・研修の充実

モチベーションが低く作業速度が遅い

インセンティブの付与・人事評価制度の改善

業務の割り振りが不適切

人事配置の見直し

単純作業を機械化できていない

ITツールの導入

１つの問題に対していくつかの解決案を出し、その中から効果が高く、実行しやすいものを選定しましょう。そして、その案を実行可能なレベルにまで具体化します。

多くの解決案は一人では実行できません。部署を跨いだ協力体制が必要になることもあるでしょう。そのため、誰が見てもわかりやすいように解決案の詳細をまとめ、行動に移せる体制を整えます。

４．実行内容を測定・検証する

解決案を実行したら、その効果を測定しましょう。すぐには効果が現れないケースもあるため、定期的な測定を一定期間にわたって繰り返すことが大切です。

例えば、マニュアルを整備したのであれば、それによって従業員の作業時間がどう変化したのかを測定します。最初はマニュアルに慣れていないため効果が出ないかもしれませんが、熟練すれば徐々に目に見える形で成果が出る可能性があります。

こうして得られた成果は、従業員とも共有しましょう。改善案の実行は従業員にとっても負担になりますが、成果が出ていることがわかればモチベーションの向上につながります。

逆に、成果が現れないようなら再び問題点の洗い出しを行う必要があります。マニュアルについていえば、わかりにくい点があるのかもしれません。また、そもそも従業員の知識が不足しているという認識が間違っている可能性もあります。成果が出なかった原因を明らかにし、次に活かしましょう。

以下の記事で、雇用形態ごとの勤怠管理方法についても紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

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生産性向上に役立つ「勤怠管理システム」とは

ここまで紹介してきたように、生産性向上を目指すには厳密な勤怠管理が不可欠です。解決案を練るには就業実態を把握しなければならないうえ、効果測定の際にも勤怠管理が求められます。どのような解決策を実行するにしても、まずは勤怠管理体制を整えることからはじめなければなりません。

そこで有効なのが勤怠管理システムの導入です。始業・終業時刻を正確に記録できるだけでなく、工程管理機能などによって業務の細部まで把握できます。 生産性の阻害原因を特定し、改善を図るうえで強力なツールといえるでしょう。

また、システムによって勤怠管理業務の多くを機械化できれば、解決案の作成や実行により多くの時間を割けます。手作業がなくなる分、ミスも減るでしょう。

以下の記事では、おすすめの勤怠管理システムについて価格や特徴などを比較し紹介しています。製品検討の際は、ぜひ参考にしてください。

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勤怠管理を効果的に行い、生産性向上につなげよう！

これらの活動を効率化するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。管理に伴う雑務が減ると同時に、細部の把握も容易になります。これを機に勤怠管理システムの導入を視野に入れてはいかがでしょうか。