生産性向上につながる勤怠管理のやり方とは？４つの手順で解説！

生産性向上につながる勤怠管理のやり方

生産性向上を図るには、どのような方法で勤怠管理を行えば良いのでしょうか。

１．就業実態の把握

何事も、改善を図るには現状を知る必要があります。勤怠管理に関して言えば、誰がどの業務にどのくらいの時間従事しているのかを把握しなければなりません。

そして、そのためには厳密な勤怠管理が求められます。たとえば、タイムカード打刻後に残業をするケースがありますが、これでは正しく就業実態を把握できません。パソコンのログオン・ログオフや入退室のICカードによる記録など、正確に就業時間を把握できる体制を整えましょう。

２．ボトルネックの原因把握

勤怠管理によって就業実態を把握したら、次はどこに無駄があるのかを突き止めましょう。このとき、個人と業務体制に分けて原因を考えると効果的です。それぞれ、代表的な例を見てみましょう。

【個人に起因する問題】

• ■業務の遂行に必要な知識・技術が足りない
• ■モチベーションが低く作業速度が遅い
• ■品質を過剰に追求し無駄に時間を投じている
• ■待ち時間を有効活用できていない
• ■タスクの優先順位を適切に付けられていない
• ■不必要なコミュニケーションが生じている

【業務体制に起因する問題】

• ■工程が複雑すぎる
• ■業務の割り振りが不適切
• ■分業が多すぎて統率を取れていない
• ■現状のリソースで対応不可能な仕事を抱えている
• ■就業規則などのルールが現状に合っていない
• ■単純作業を機械化できていない

３．解決案の策定・実行

次は、上述した問題点の解決案を策定しましょう。こちらもいくつかの例を紹介します。

業務の遂行に必要な知識・技術が足りない

詳細なマニュアルの整備・研修の充実

モチベーションが低く作業速度が遅い

インセンティブの付与・人事評価制度の改善

業務の割り振りが不適切

人事配置の見直し

単純作業を機械化できていない

ITツールの導入

１つの問題に対していくつかの解決案を出し、その中から効果が高く、実行しやすいものを選定しましょう。そして、その案を実行可能なレベルにまで具体化します。

多くの解決案は一人では実行できません。部署を跨いだ協力体制が必要になることもあるでしょう。そのため、誰が見ても分かりやすいように解決案の詳細をまとめ、行動に移せる体制を整えます。

４．実行内容の測定・検証

解決案を実行したらその効果を測定しましょう。すぐには効果が現れないこともあるため、定期的な測定を一定期間にわたって繰り返すことが大切です。

たとえば、マニュアルを整備したのであれば、それによって従業員の作業時間がどう変化したのかを測定します。最初はマニュアルに慣れていないため効果が出ないかもしれませんが、熟練すれば徐々に目に見える形で成果が出る可能性があります。

こうして得られた成果は、従業員とも共有しましょう。改善案の実行は従業員にとっても負担になりますが、成果が出ていることが分かればモチベーションの向上につながります。

逆に、成果が現れないようなら再び問題点の洗い出しを行う必要があります。マニュアルについて言えば、分かりにくい点があるのかもしれません。また、そもそも従業員の知識が不足しているという認識が間違っている可能性もあります。成果が出なかった原因を明らかにし、次に活かしましょう。

生産性向上に役立つ「勤怠管理システム」とは

ここまで紹介してきたように、生産性向上を目指すには厳密な勤怠管理が不可欠です。解決案を練るには就業実態を把握しなければならないうえ、効果測定の際にも勤怠管理が求められます。どのような解決策を実行するにしても、まずは勤怠管理体制を整えることから始めなければなりません。

そこで有効なのが勤怠管理システムの導入です。始業・終業時刻を正確に記録できるだけでなく、工程管理機能などによって業務の細部まで把握できます。ボトルネックを特定し、改善を図るうえで強力なツールと言えるでしょう。

また、システムによって勤怠管理業務の多くを機械化できれば、解決案の作成や実行により多くの時間を割けます。手作業がなくなる分、ミスも減るでしょう。

勤怠管理を効果的に行い、生産性向上につなげよう！

勤怠管理を行い、生産性向上を実現する方法は以下のとおりです。

• １．就業実態の把握
• ２．ボトルネックの原因把握
• ３．解決案の策定・実行
• ４．実行内容の測定・検証

これらの活動を効率化するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。管理に伴う雑務が減ると同時に、細部の把握も容易になります。これを機に勤怠管理システムの導入を視野に入れてはいかがでしょうか。