勤怠管理における職務規定・就業規則を策定する考え方・ポイントは？

勤怠管理における職務規定・就業規則を策定する際の考え方

勤怠管理とは、単に従業員の始業・終業時刻や勤務日数などを記録することではありません。職務規定や就業規則を適切に定める必要もあります。なぜなら、労働時間などの記録が持つ意味は、職務規定・就業規則によって変わるからです。

たとえば、労働時間をタイムカードの記録で管理していたとしましょう。このとき、始業・終業それぞれの打刻の間が労働時間です。しかし、始業の打刻後に従業員が着替えなどの準備に取り掛かっていたらどうでしょうか。その着替えが業務上不可欠なものならば着替え時間も労働時間に含まれますが、そうでないなら含まれません。

この点について職務規定で基準を明確にしているかどうかで、実際の労働時間とそれに対する賃金が変わってくるのです。

では、どのように職務規定を定めれば無駄やリスクのない勤怠管理が実現するのでしょうか。次の項で詳しく見ていきましょう。

勤怠管理における職務規定・就業規則の策定ポイント

勤怠管理に関する職務規定・就業規則の策定ポイントを３点紹介します。

実働時間の明記

たとえば、職務規定・就業規則で始業時刻と終業時刻を以下のように定めたとしましょう。

始業時刻

午前９時

終業時刻

午後６時

このとき、間に休憩時間を１時間挟んでいれば、労働時間は８時間になります。法定労働時間と同じであるため、割増賃金を支払う必要はありません。ところが、上記の記載だけでは「終業時刻を超えた段階で割増賃金が生じる」という解釈もできます。

たとえば、遅刻して午前10時から働き始め、午後７時で退勤した従業員は８時間しか働いていません。しかし、終業時刻を超えた１時間分は割増賃金が適用される可能性があるのです。この事態を回避するためには「実働時間は８時間」と記載し、それを超えなければ割増賃金は発生しないと明記しましょう。

時間外労働や遅刻・早退・欠勤における許可制の設定

時間外労働も労働時間である以上、企業は対価を支払わなければなりません。しかし、際限なく時間外労働を認めると業務の質が低下し、払うべき賃金ばかりが増加します。

したがって、時間外労働は許可制にしましょう。本当に時間外労働が必要なのか、所属長が確認して初めて認められるようにします。職務規定・就業規則には「時間外労働の必要が生じた場合、従業員は所属長の承認を得なければならない。許可なく労働した場合、その時間分の賃金は支払わない」などと記載しましょう。

また、遅刻・早退・欠勤も許可制にしておくべきです。なぜなら、「届け出る必要がある」といった内容にしていると、届け出さえすれば認められると解釈されるからです。許可するかどうかは企業が判断することだと明記し、従業員に緊張感を持たせましょう。

連続欠勤要件の不記載

従業員が病気や怪我で欠勤した場合、その欠勤が１日限りのものであっても、医師の診断書を提出させましょう。

「３日以上欠勤すると医師の診断書を求める場合がある」のように、連続欠勤を診断書提出の条件として定めている企業も少なくありません。しかし、これでは１日休んで翌日出勤し、その翌日に休むといった方法で診断書の義務から逃れられる可能性があります。仮病による欠勤を招く原因になりかねません。

これを回避するために、１日の欠勤であっても怪我・病気の証拠として診断書を求める旨を記載しておきましょう。具体的には、「従業員が私傷病を理由に欠勤したとき、企業は従業員に対して医師による診断書の提出を求める場合がある」などと明記しましょう。

勤怠管理におけるトラブルを避けるには

勤怠管理では、企業と従業員の間にトラブルが生じがちです。たとえば、タイムカードの打刻と実際の終業時刻の間に差異がある場合があります。この差異をどう処理するかで意見が分かれる可能性があります。また、従業員による不正打刻が原因で、企業が本来よりも多くの賃金を支払わなければならない例も珍しくありません。

これらのトラブルは、いずれも正確に労働時間を把握できていないことに起因します。

そこで有効なのが、勤怠管理システムの活用です。勤怠管理システムは、ICカードやパソコンを利用して厳密に労働時間を管理する機能を備えています。明確な記録が残るため、曖昧な部分について意見が分かれることもありません。企業と従業員の双方が納得して業務に従事するうえで、有益なツールと言えるでしょう。

勤怠管理における職務規定・就業規則を正しく策定しよう！

勤怠管理の成否は職務規定や就業規則によっても左右されます。適切な職務規定を定めておかなければ、不正な欠勤や過剰な賃金の発生など多くの損失が生じます。こうしたリスクを避けるには以下の点に留意しましょう。

• ■実働時間の明記
• ■時間外労働や遅刻・早退・欠勤における許可制の設定
• ■連続欠勤要件の不記載

また、正確に労働時間を管理するには勤怠管理システムの導入が有効です。

以上を踏まえ、適切な管理を目指しましょう。