勤怠管理における就業規則・服務規程の策定方法と注意点

就業規則・服務規程とは

就業規則は就業全般に関する取り決めであり、服務規程は就業規則の一部です。どちらも、従業員に遵守してほしい規律やルールがまとめられます。

もう少し詳しく解説すると、就業規則は労働基準法にもとづいて作成されるもので、従業員を常時10人以上雇用している場合に作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。始業、終業時刻や休憩時間、休暇、賃金、昇給、退職、解雇についての取り決めは必ず記載しなければなりません。

一方服務規程は、職場の秩序を乱さず、会社の不利益になることを禁止するためのルールです。例えば、「遅刻や無断欠勤をしない」「許可なく持ち場を離れない」「セクハラをしない」など、当たり前のようなことが該当します。また、業務内容によっては「アクセサリーの着用や染髪を禁ずる」など身だしなみに関してもルールを設ける場合があります。

就業規則や服務規程があることで、従業員とのトラブルを回避できるでしょう。よくあるトラブルの事例としては、打刻と労働時間のズレや残業代の未払いです。また、従業員の不正打刻により、本来よりも多くの賃金を支払っていたという例も考えられます。

これらは就業規則がきちんと策定されていなかったり、勤怠管理を正しくできていなかったりするのが原因です。働き方改革関連法の施行によって、企業側にはより厳格な勤怠管理が求められ、正しい労働時間を把握が必要となりました。これを機に、就業規則・服務規程を見直しましょう。

就業規則・服務規程の策定ポイント

では、実際に就業規則や服務規程を策定する際、何をどう定めればよいのでしょうか。今回はトラブルが多い労働時間に関する規定に絞って紹介します。

実働時間を明記する

まずは就業規則に始業時間と終業時間を明記しましょう。労働基準法では法定労働時間が１日８時間、１週間で40時間以内とされているので、それを超えた場合に割増賃金が発生します。例えば就業規則で始業時刻と終業時刻を以下のように定めたとしましょう。

始業時刻

午前９時

終業時刻

午後６時

このとき、間に休憩時間を１時間はさんでいれば、労働時間は８時間になります。法定労働時間と同じであるため、割増賃金を支払う必要はありません。ところが、上の記載だけでは「終業時刻を超えた段階で割増賃金が生じる」という解釈もできます。

遅刻して午前10時から働きはじめ、午後７時で退勤した従業員は８時間しか働いていません。しかし、終業時刻を超えた１時間分は割増賃金が適用される可能性があるのです。この事態を回避するためには「実働時間は８時間」と記載し、それを超えなければ割増賃金は発生しないと明記しましょう。

なお、業務開始前の着替えや朝礼などを実働時間に含めるべきかについては、その作業が業務上の義務となっていれば含めたほうがよいです。

時間外労働を事前申請制とする

時間外労働も労働時間である以上、企業は対価を支払わなければなりません。しかし、際限なく時間外労働を認めると業務の質が低下し、払うべき賃金ばかりが増加します。

したがって、時間外労働は事前申請制にしましょう。本当に時間外労働が必要なのか、所属長が確認してはじめて認められるようにします。就業規則には「時間外労働の必要が生じた場合、従業員は所属長の承認を得なければならない。許可なく労働した場合、その時間分の賃金は支払わない」などと記載しましょう。

遅刻・早退・欠勤の事前承認を義務付ける

遅刻・早退・欠勤も事前承認を義務付けておくべきです。なぜなら、「届け出る必要がある」といった内容にしていると、届け出さえすれば認められると解釈されるからです。許可するかどうかは企業が判断することだと明記し、従業員に緊張感を持たせましょう。

また、従業員が病気や怪我で欠勤した場合、その欠勤が１日限りのものであっても、医師の診断書を提出させましょう。

「３日以上欠勤すると医師の診断書を求める場合がある」のように、連続欠勤した場合の要件を定めている企業も少なくありません。しかし、これでは１日休んで翌日出勤し、その翌日に休むといった方法で診断書提出の義務から逃れられる可能性があります。仮病による欠勤を招く原因になりかねません。

これを回避するために、１日の欠勤であっても怪我・病気の証拠として診断書を求める旨を記載しておきましょう。具体的には、「従業員が私傷病を理由に欠勤したとき、企業は従業員に対して医師による診断書の提出を求める場合がある」などと明記しましょう。

勤怠管理における従業員とのトラブルを避けるには

労働時間に関しては、企業と従業員の間にトラブルが生じがちです。先述したように、これらのトラブルは正確に労働時間を把握できていないことに起因します。タイムカードを用いて勤怠管理を行う企業もありますが、あまりおすすめはできません。例えば始業前、タイムレコーダーに従業員が並んでいれば打刻までに待ち時間が発生し、５分遅れで打刻されてしまったなどの事態が生じるからです。

そこで有効なのが、勤怠管理システムです。勤怠管理システムは、ICカードやパソコン、スマホを利用して厳密に労働時間を管理する機能を備えています。特にスマホアプリに対応した勤怠管理システムなら、従業員一人ひとりが所有するスマホでいつでもどこでも打刻が可能です。位置情報なども含めた明確な出退勤データが残るため、不正の心配もありません。

さらに、残業時間も簡単に集計でき、給与計算ソフトと連携して自動計算も可能です。企業と従業員の双方が納得して業務に従事するうえで、有益なツールといえるでしょう。

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就業規則・服務規程を策定し、正しく勤怠管理をしよう

労働時間に関する従業員とのトラブルを回避するためには、就業規則や服務規程を作手しておく必要があります。実働時間を明記し、時間外労働や遅刻・早退・欠勤は事前許可制としましょう。また、出退勤時間や残業時間を正確に把握するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。以下のボタンから製品の資料を一括請求できるので、ぜひご活用ください。