勤怠管理は無料でできる？3つの方法とは

そもそも勤怠管理とは？

勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻を含めた労働時間や休暇の取得状況を正確に把握・管理を行うことを指します。労働基準法をはじめとした法令や就業規則に則った働き方を推進する必要があり、サービス残業などの働きすぎを抑制することも勤怠管理の仕事です。このようにして管理した勤怠情報が給与や人事評価へ反映されることになります。

適切な勤怠管理を行う目的は、3つあります。

• ・労働基準法の順守
• ・適切な残業代の支払い
• ・従業員の働きすぎの抑制

近年は、「サービス残業」や「ブラック企業」という言葉も注目されてきており、勤怠情報を適切に管理しなければ、ブラック企業というレッテルが貼られてしまう可能性があります。何より、従業員を守るためにも、勤怠情報の管理は非常に重要です。

この勤怠管理には、「タイムカード」を用いたアナログな方法による管理が一般的でした。しかし、次のような問題点が生じていました。

• ・労働時間の虚偽申告
• ・サービス残業の発生
• ・管理者の転記ミス
• ・計算間違い

勤怠管理を無料で行うことはできないの？

いきなり有料の勤怠管理システムを導入することに不安があったり、予算をなかなか確保できなかったりする企業も多くあると思います。そこで、勤怠管理を無料で行う方法を3つ紹介します。

• ・Excel（エクセル）で勤怠管理
• ・グループウェア等に付属している機能で勤怠管理
• ・無料の勤怠管理システムを導入

無料の勤怠管理方法①　Excel（エクセル）を使う

エクセルを使うことで、簡易的な勤怠管理ができます。従業員ごとに毎日の出勤時間と退勤時間を入力すれば、1日ごとの労働時間が自動的に集計され、月ごとの総労働時間まで算出されます。また、関数を使えば、空欄があったり間違った情報を入力したりした場合は、エラー表示が出るなどの設定もできるため、抜け漏れにも気付くことが可能です。

エクセルは、比較的多くの人が簡単に使えるツールなので、導入する障壁が低いという利点もあります。

さらには、勤怠情報を管理するための無料のテンプレートがあります。このテンプレートを用いることによって、簡単に勤怠管理表を作成することが可能になります。自作するのが難しいと感じたら、勤怠管理用のテンプレートを活用してみてください。

しかし、勤怠管理をエクセルで行うことによる注意点が2つあります。

① 入力の手間がかかる

従業員がエクセルで入力集計して管理をするのは、コストは掛かりませんが、一人ひとりの労力がかかってしまいます。また、従業員が集計したデータを上司に提出し、上司はそのデータを確認し、人事へ提出するという手間が発生してしまいます。

② 信頼性に不安が残る

手作業による集計は信頼性で不安が残ります。社員が不正に改ざんするかもしれません。手入力の場合は、ミスが起こりうる可能性もあります。従業員だけではなく、管理者も同様にこのようなことが発生する可能性があります。

エクセルで勤怠管理を行うことは、コストがかからないという点で非常に魅力的ですが、このような注意点があることも認識しておきましょう。

無料の勤怠管理方法②　グループウェア付属の機能を使う

労働時間の把握のみなら、グループウェアなどに付属の機能を使うことで管理することもできます。すでにグループウェアを利用している、もしくは導入を検討している方で、勤怠管理のために有料システムを導入するのが難しいという方は、こういった方法で管理をすることも一つです。

使い方は非常に簡単で、グループウェア上に表示されている出勤／退勤のボタンを押すだけです。これだけで、毎日の出退勤時刻がグループウェア上に記録されます。記録された情報は従業員自ら確認することができますし、月末には印刷したりCSVなどのデータ形式でそのまま管理者に送ったりすることが可能です。

グループウェア付属の勤怠管理の機能を利用する際の注意点は、機能が限定的であることです。複雑な勤務形態への対応や残業時間の管理など、自社で必要な管理方法を実現できるかどうか、確認したほうがよいでしょう。

無料の勤怠管理方法　③無料の勤怠管理システムを使う

勤怠管理システムの中には、無料のものも存在します。簡単な打刻や、出退勤の管理などは、無料のシステムでも行うことが可能です。

初期費用やランニングコストが発生しないという大きなメリットがありますが、注意しておきたいが2点あります。

①　サポートなどのサービスが受けられない

システムの使い方が分からなくなったり、使っている途中に何かトラブルが起きたりした場合のサポートが付いていないことがあります。サポートを受けることが出来ないのは、長期的な目線で考えると大きなデメリットになりえるでしょう。また、簡易的なシステムが多く、完成度も十分とはいえないものもあるため、思ったより使いにくいことがあるかもしれません。

②　保管データの保証がない

使っている途中にサービスが終了してしまう可能性があるのが、無料のシステムの恐いところです。勤怠情報を管理する際に過去のデータのバックアップを取っておらず、突然サービスが終了してしまった場合、過去のデータは消えてしまいます。無料の勤怠管理システムを使用する場合は、こまめにバックアップを取るようにしましょう。

従業員の勤怠情報を管理する上で、この2つの注意点は非常に大きいといえるでしょう

また、無料のシステムの多くは、バナーなどの広告収入を得て運営しています。もし広告が気になり煩わしいということがあれば、他の方法を使うことも考えてみましょう。

無料トライアルを活用する

無料で勤怠管理を行う方法について、ここまで説明してきましたが、どの方法も注意点があります。

もし、有料のシステムを使う前提の場合は、勤怠管理システムの無料トライアルを使ってみるという手もあります。無料トライアルは、人数や期間など、いくつか制限はありますが、実際にシステムを使うことができるというメリットがあります。また、無料トライアルから有料版に移行する際の手続きも簡単です。

将来的に有料の勤怠管理システムを利用することも選択肢にあるのであれば、無料トライアルを利用してみてもよいかもしれませんね。

【まとめ】勤怠管理は無料からでも始められる

ここまで、勤怠管理を無料で行う方法について解説してきました。無料で利用できるサービスや、Excel（エクセル）のテンプレートも多数あります。また、有料の勤怠管理システムの無料トライアル版も多数ありますので、自社の状況に合わせて、始められるところから勤怠管理をスタートしましょう！

無料か有料か、迷っている方は、以下の記事でそれぞれの特徴を理解し、検討を進めましょう。
★【無料 vs 有料】勤怠管理システムの特徴をチェック