必見！無料で勤怠管理する4つの方法とは？

そもそも勤怠管理とは？

勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻を含めた労働時間や休暇の取得状況を正確に把握・管理を行うことを指します。労働基準法をはじめとした法令や就業規則に則った働き方を推進する必要があり、長時間労働を抑制するのも勤怠管理の役割です。このようにして管理した勤怠情報が給与や人事評価へ反映されます。

適切な勤怠管理を行う目的は、3つあります。

• ・労働基準法の順守
• ・適切な残業代の支払い
• ・従業員の長時間労働の抑制

近年は、「サービス残業」や「ブラック企業」という言葉も注目されてきており、徹底した勤怠管理の必要性が高まっています。何より従業員を守るためにも、勤怠情報の管理は非常に重要です。以下の記事では勤怠管理の概要について詳しく解説しています。

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勤怠管理を無料でする４つの方法

いきなり有料の勤怠管理システムを導入するのは不安ですよね。そこで、勤怠管理を無料で行う方法を４つ紹介していきます。その方法は以下の４つです。

• ・自作データベースで勤怠管理
• ・Excel（エクセル）で勤怠管理
• ・グループウェア等に付属している機能で勤怠管理
• ・無料の勤怠管理システムを導入

これらの方法についてそれぞれ詳しく解説していきます。

１．自作データベースで勤怠管理

有料の勤怠管理システムを導入するのが不安だという方は、自作で勤怠管理のデータベースを構築するという方法を検討しましょう。この方法には自由にカスタマイズできるというメリットがある一方、構築するのに時間や手間などのコストが掛かってしまうというデメリットもあります。

データベースを自社で構築するので、勤怠管理システムとデータベース構築に関するノウハウが社内にある場合におすすめです。自作で勤怠管理をする具体的な方法に関してはこちらの記事で詳しく解説しています。

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２．Excel（エクセル）で勤怠管理

簡易的な勤怠管理であれば、エクセルを使ってもできます。比較的多くの人が簡単に使えるツールなので、導入ハードルが低いというメリットがありますが、入力に手間がかかったり信頼性がないというデメリットがあります。

また、多くの勤怠管理テンプレートがネットで無料公開されているので、勤怠管理の具体的な方法がわからなくても大丈夫です。詳しい勤怠管理の方法については以下の記事をご覧ください。

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３．グループウェア付属の機能で勤怠管理

労働時間の把握のみなら、グループウェアに付属されている機能を使って管理できます。すでにグループウェアを利用している、もしくは導入を検討している方で有料の勤怠管理システムを導入するのが難しいという方にはおすすめです。

使い方は非常に簡単で、グループウェア上に表示されている出勤／退勤のボタンを押すだけです。これだけで毎日の出退勤時刻がグループウェア上に記録されます。記録された情報は従業員自ら確認できますし、月末には印刷したりCSVなどのデータ形式でそのまま管理者に送ったりできます。

グループウェア付属の勤怠管理機能を利用する際の注意点は機能が限定的であることです。複雑な勤務形態への対応や残業時間の管理など、自社で必要な機能が揃っているか確認しましょう。

４．無料システムを使って勤怠管理

勤怠管理システムの中には、無料のものも存在します。簡単な打刻や出退勤の管理などであれば無料システムで十分です。初期費用やランニングコストが発生しないという大きなメリットがありますが、サポートが受けられない、データを安全に保管できないといったデメリットもあるので導入する際は注意してください。

無料の勤怠管理システムについては、以下の記事で詳しく説明しています。有料システムとの違いを分かりやすく解説しているので、ぜひ見てみてください。

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無料で勤怠管理をする時の注意点

無料で勤怠管理を行う方法についてここまで説明してきましたが、どの方法も注意点があります。まとめると以下のようになります。

• ・自作データベースで勤怠管理する際は、手間や構築コストを考慮する
• ・Excel（エクセル）で勤怠管理する際は、入力の手間や信頼性の担保にかかるコストを考慮する
• ・グループウェア等に付属している機能で勤怠管理する際は、その機能が十分が確認する
• ・無料の勤怠管理システムを導入する際は、問題発生時の対応を考えておく

有料システムの方がいいかも？

実のところ、導入費用という短期的なコストではなく長期的なコストで考えれば有料システムを導入すべきケースが多いです。勤怠管理システムは急速に質が向上しており、低価格になってきていますからね。

有料システムの導入も検討しているという方には、有料の勤怠管理システムの無料お試し版を利用することをおすすめします。無料お試し版は人数や期間などの制限はありますが、実際にシステムを使って試せるというメリットがあります。

また、無料トライアルから有料版に移行する際の手続きも簡単です。将来的に有料の勤怠管理システムを利用する可能性があるなら無料お試し版を利用してみてもよいでしょう。

勤怠管理システムの無料お試し版についてはこちらの記事で詳しく説明しています。ぜひ参照してください。

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無料で勤怠管理をするときは、注意点を意識しよう！

ここまで、勤怠管理を無料で行う方法について解説してきました。無料で利用できるサービスや、Excel（エクセル）のテンプレートも多数あります。

しかし、無料でできる勤怠管理には機能面、安全面、サポート面で限界があります。安くて使いやすい勤怠管理システムがたくさんありますから、「安心して効率的に勤怠管理したい」「長期的なコストを考慮したい」という方は、有料システムの導入を検討したほうが良いでしょう。

以下の記事では、様々な勤怠管理システムを比較しています。自社にあった製品を簡単に探したい方は見てみましょう。

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