勤怠管理システムの導入後におさえるべきポイントは？

勤怠管理システム導入後にやるべき３つのこと

勤怠管理システムは、ただ導入するだけではメリットを最大限引き出すことはできません。実際に勤怠管理システムを導入した企業でも、導入直後に問題が発生したというケースはあります。例えば、以下の３つのような問題が発生するかもしれません。

• ●社員がシステムを正しく使えない
• ●勤怠データを活用できていない
• ●例外的な問題が発生した

このような失敗を防ぐために、勤怠管理システム導入後にすべきことを３つ紹介します。

１．出退勤時間を正確に把握する

勤怠管理システムのメリットは数多くありますが、それらはすべて出退勤時刻が正確に記録されていることが大前提です。この大前提が崩れると、システムを導入する意味さえも失いかねません。

そこで、このような状況を防ぐための方法を３つ紹介していきます。

社員教育の徹底

勤怠管理システムに限らず、とりわけ全社員が一斉に使用するシステムを導入するときは社内教育が必要です。「○月○日から全社で新システムを導入します」と急に告知されても社員は困りますし、慣れるのに時間がかかりますよね。

新システムの活用方法についての社員説明会を一回開催するだけでも、慣れるスピードは全然違います。その後もし必要があれば、部門単位または職場単位できめ細かな教育を実施してください。

システムを導入してしばらくは、担当者を装置のそばに配置したほうが良いでしょう。新しいシステムの操作指導や不正打刻がないかどうかを確認するためです。また、社員だけでなくパート社員やアルバイトもストレスなく使えているかを確認しましょう。

登録データのチェック

タイムカードやエクセルなどによる勤怠管理に比べ、勤怠管理システムは手作業によるミスを少なくできます。しかし、システムを使う場合でも手作業はあります。つまり、システムを使うだけでミスが完全になくなるわけではありません。導入当初は登録されたデータをチェックして、ミスがないかを確認しましょう。

またシステム導入前と導入後のデータを比較することで、導入以前のミスを発見するケースもあります。大量に見つけてしまうケースも考えられるので、システム導入前の登録データにミスがあるかどうか注意して確認すべきです。

例外に対する迅速な対応

勤怠管理システムは全社で利用するケースが多い上、短時間の機能停止でも大きな混乱を招きます。ですから予想外の問題にも迅速に対応できるよう、最悪の状態を想定して準備することが不可欠です。

予想外のケースとしては、システム側の不具合や不具合を治すためのクラウドサーバのアップデートなどが挙げられます。これらの有効な対応策としてシステムサポートサービスがありますから、上手く活用したほうが良いでしょう。

２．社員に勤怠情報を開示する

勤怠管理システムを導入すると、労働時間を少なく計算されないかを社員が心配しますし、残業禁止の社内指示などによって社員がストレスを感じるかもしれません。

紙のタイムカードからICカードに変更したところ、社員からの残業時間に関する問い合わせが急増し、人事部の通常業務に支障が出たという話もあります。社員が自分の権限の範囲で勤務時間を確認できるような仕組みを整えるべきでしょう。

３．勤怠データの有効活用

勤怠管理システム導入の大きなメリットとして、出退勤のデータをノウハウとして蓄積でき、他の様々な方面に有効活用できるということがあります。ここでは、２つの効果的な活用例を紹介します。

人員配置の最適化

部署ごとの社員の勤務時間を精査・比較して、配置人数が適正であるかを確認しましょう。多くのシステムには勤怠情報を集約してグラフ化する機能があるため、簡単にデータを可視化できます。こうした機能を利用して、人員の増減や配置転換に活用しましょう。

長時間労働の発見

総務省主導の働き方改革のなかで、2019年から「働き方改革関連法案」が随時施行されてきています。より働きやすい職場を推進していく中で、長時間労働の発見も重要です。

本人の意志にかかわらず、長時間働いてしまう過重労働者が社員の中にはしばしば見受けられます。こうした状況がインターネットを通じて社会に広まってしまえば、企業のブランドは大きく傷つきます。

もし長時間労働をしている社員が突然倒れてしまったら、巨額の賠償金を請求されることもあります。紙のタイムカードやエクセルによる勤怠管理の場合、長時間労働を発見するのはとても困難です。勤怠管理システムにはアラート機能もあり、長時間労働を早期に発見できるでしょう。

働き方改革で企業にどのような勤怠管理が求められているかについては以下の記事で詳しく説明しています。法改正に関してもその内容と対策方法を解説していますので、ぜひ参照してください。

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勤怠管理システムの導入後は、問題発生に対策しよう

勤怠管理システムの導入によって、すべて自動的に改善されるわけではありません。勤怠管理システム運用後の効果を最大化できるかどうかは、導入後の準備や対策次第です。導入後に新たな問題が発生する可能性も、勤怠管理の効率が大幅にUPする可能性もあります。

システムの提供ベンダーによるアドバイスやサポートを積極的に活用し、ここで紹介した導入後にすべきことも参考にしていただき、勤怠管理システムの導入を成功に導いてください。まだ勤怠管理システムを導入していない方は、自社に最適なシステムをこちらから選んでみてください。

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