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勤怠管理・就業管理システム導入後にやること

出退勤時間を「正確」に把握する

勤怠管理・就業管理システムのメリットは数多くありますが、それらはすべて出退勤時刻が「正確」に記録されていることが大前提です。この大前提が崩れると、システムを導入する意味さえも失いかねません。

そのため、勤怠管理・就業管理システムを導入するのに必ず必要となるのが、出退勤時刻の重要性を教える教育と、出退勤時刻の記録データのチェックです。

■教育の徹底

勤怠管理・就業管理システムに限ったことではありませんが、とりわけ全社員が一斉に使用するシステムは社内教育が必要となります。例えば、ある朝、タイムレコーダが新しいシステムに変わっていた、ということになると大きな混乱となります。部門単位または職場単位で、きめ細かな教育を実施してください。

システムを導入してしばらくは、担当者を1人装置のそばに張り付かせることも必要です。これは新しいシステムの操作指導や、不正することなく正確に操作されているかを確認させるためのものです。また、社員だけでなく、パート社員やアルバイトもストレスなく使いこなせているかの確認にもなります。

■登録データのチェック

勤怠管理・就業管理システムには人手で登録する作業がともなうため、人為的ミスを防ぐことが困難です。導入当初は登録されたデータをチェックして、ミスがないかを確認します。

導入前と導入後のデータを比較することで、ミスや不正を発見できることがあります。システム導入後、しばらくしてから膨大な数の入力ミスが見つかり、対応に追われたという例もあるので、導入初日からきちんと確認することが大切です。

■例外に対する迅速な対応

何事にも例外が発生します。その例外にすばやく対処しないと、混乱が生じ、拡大してしまいます。とはいえ、例外であるだけに、あらかじめ想定することができず、その例外を社内では解決できないことも多くあります。このような時には、サービス提供事業者のノウハウを活用しましょう。長年従事しているだけあって、多くの問題解決策を持っています。

中には「エントランスに設置した登録用のタブレットが故障した」という例もあります。機械である以上故障は避けられないものの、導入初期は予想できませんでした。これもサービス提供事業者のサービスですばやく対処できます。

社員のモチベーション「低下」を抑える

勤怠管理・就業管理システムを刷新したからとはいえ、あまりに大げさにすると、社員のモチベーション低下を招くケースもありますから、配慮も必要です。例えば、労働時間を少なく計算されないか社員が危惧することもありますし、残業禁止の社内指示が厳しすぎてうんざりされることもあります。

紙のタイムレコーダからICカードに変更したところ、社員からの残業時間に関する問い合わせが急増し、人事部の通常業務に支障が出たという話もあります。社員が自分の権限の範囲で、勤務時間を確認できるような仕組みも必要となります。

勤務時間データを「有効」に活用する

勤怠管理・就業管理システム導入の大きなメリットとして、データが活用できることがあげられます。システム利用が定着したら、データの活用に取り組みましょう。

まず、部署ごとの勤務時間を精査比較検討して、配置人数が適正であるかを確認しましょう。多くのシステムでは、勤務時間の集約データをグラフ化して、分析しやすくなっています。こうした機能を利用して、人員の増減や配置転換に活用します。

過重労働者の発見も重要です。本人の意志にかかわらず、長時間働いてしまう過重労働者が社員の中にはしばしば見受けられます。こうした状況が、ブラック企業であるとしてインターネット上に流されると、企業のブランドは大きく傷つきます。

また、その過重労働者が突然倒れてしまったとなると、経営基盤を揺るがしかねないほどの賠償金を請求されることもあります。紙のタイムカードやエクセルによる個人管理の場合、月末に集計するまで、あるいは長期間過重労働になっていることに管理者が気がつかないことがあるかもしれません。勤怠管理システムにはアラート機能もあり、過重労働者を早期発見することができます。

まとめ

システム導入によって、すべて自動的に改善されるわけではありません。勤怠管理システムもここで紹介したように、システム導入後の運用しだいで、導入前にはなかった問題が発生することもあれば、きめ細かい対応によって導入効果を最大化することもできます。

システムの提供ベンダーによるアドバイスやサポートを積極的に活用し、ここで紹介した導入後の注意点も参考にしていただき、勤怠管理システムの導入を成功に導いてください。

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