上場準備を勤怠管理・就業管理システムで効率的に

従業員の勤怠状況・就業状況を可視化できるか

給与支払いのために勤怠管理・就業管理があると多くの人が思っていると思います。従業員の固定時間勤務やフレックス勤務など勤務時間がまちまちな場合はその給与の算出根拠が必要となります。 しかし、最近サービス残業や休日出勤などカウントされない時間があったり、労働者保護のために監査が厳しくなりました。そのため、人事や総務はより負荷が増えています。

例えば、先ほどの裁量労働の場合は、裁量労働だから出退勤はチェックしなくていいかというとそれは間違いです。会社側は安全義務を求められており、従業員は会社の重要な財産という意味では安全管理がなければならないのです。

仮に出勤簿なしに仕事をした場合、何か事故が起きてしまってからでは実態を確かめようがありません。労使が事故や不祥事を処理するためにも出勤簿は大切です。 また企業側も会社や事務所への入退室の時間などがどの程度乖離幅があるのかをチェックするにも勤怠管理・就業管理システムは必須なのです。

勤怠管理・就業管理がシステム化を必要とする理由

企業の大小や業態によって様々な会社風土や文化があります。その企業ごとの独特のルールがあり、それがまた製品やサービスを生み出す原動力にもなります。しかし、どの企業にも言えることは勤怠管理や就業管理といったいわゆるルーティーンワークが効率化されていないと、色々な問題が起きやすくなります。

例えば、日本を代表するような上場企業の多くでは勤怠管理システムは導入していますが、導入している理由は何でしょうか？ わかりやすく言うとシステム化するメリットは、何重ものチェックがしやすくて、いざ問題が発生したり事故や不祥事に対しても迅速に対応できるからなのです。 もちろん、申告者側の勤務実態にどの程度の乖離があるかを調べたり、企業自体を保護する意味でも必要なのです。

企業の経費の中では、人件費が多くの割合を占めているはずです。お客様サービスをIT化してシステム導入をしていても、自社内部をIT化しないのは企業として非効率です。このような部分をシステム化していくことは企業のさらなる発展を目指すには必須で、従来人力で行っていた部分をシステム化して効率よくすることは企業運営のコストダウンも可能にします。

上場を目指すなら監査に対しても勤怠管理の数字を明確にしておくことが指摘されないポイントになるからです。

勤怠管理システム導入でキャッシュフロー改善に

勤怠管理システムはタイムカードや人事などがエクセルでまとめていたものを自動化したものと思いがちです。しかし勤怠管理システムを導入することで、手作業で行なっていた勤怠管理では不可能だったことが可能になります。

企業が上場を目指す場合、決算にまつわる数字の中には当然人件費や必要経費を明確にしなければいけません。システム化すると算出根拠が明確になり、様々な不正にも対処することができるようになります。労働者を守る以外にも企業を守るためにも勤怠管理システムはメリットが高いのです。

例えば、最近は当たり前になった交通系ICカード利用した打刻システムは打刻の不正をチェックすることが可能です。１人1枚しか発行しないICカードをシステム連携すれば、代理で打刻させる不正が防げます。

また、勤務状況がリアルに把握できるので、不意の退職やメンタル面での不調を事前に防止することが可能になります。一定の時間を超えた勤務をしている場合、警告を出したりすることも可能です。

事業が好調で急激に人員増大した場合などにも、勤怠管理の人材を増やす必要なく人件費を抑えることが可能になります。バックオフィスだからこそ、少ない人数で効率的に運用する必要があります。

そして人件費をリアルタイムで把握することでキャッシュフローが改善されます。上場するために企業はいくらでも予算が必要です。いままで見えにくいとされていた人件費を把握して、監査をスムーズにするには勤怠管理システムは是非導入したいシステムです。

間接業務だからこそシステム化が重要

間接業務を行う人事や総務の能率が下がると、企業全体の生産性に影響します。上場を目指す企業であれば、数字の明確化だけでなくより高い生産性を目標にするでしょう。直接部門ではないからといって、間接部門が何も生まないのではありません。

人材を健全に管理するのは会社を健全に運用することにつながります。むしろ間接部門の生産性が利益に貢献するので、勤怠管理・就業管理システムはそのためにも導入を考えたいシステムです。

同様に間接部門の業務となる「会計」「予算管理」「資産管理」なども、上場前に知っておくべきことがあり、上場準備の中では見直しを検討して欲しい業務になります。これらの業務システムの見直しは、上場における監査のためにも、是非ご検討ください。