「勤怠管理・就業管理システムの導入の課題とメリット」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

勤怠管理・就業管理システム導入前の課題

勤怠管理・就業管理システム導入前の、従来のタイムカードと手作業の集計による勤怠管理・就業管理には、次のような課題があります。

集計作業の煩雑さと労力

タイムカードや手書きの日報から従業員の勤怠・就業状況を把握するためには、手作業による転記や集計が行われます。しかし、従業員の増加や雇用形態の多様化によって作業が繁雑となり、ミスの発生率が上がるという課題があります。

賃金計算のミスによるリスクと法政改正への対応

従業員に支払うべき賃金の額を算出するためには、労働基準法で規定された時間外労働や休日労働、深夜労働などを、勤怠記録から正確な時間を割り出して算出する必要があります。これらの計算が正確に行われなければ、コンプライアンス上のリスクが発生するという課題があります。

また、労働法制の改正が行われた場合にも、賃金算出を行う担当者が改正内容を算出方法に反映させなければ、同様にリスクが発生します。

手続きの煩雑さに伴う管理負担の増加

残業や有給休暇、あるいは直行・直帰の申請などは事後報告となることも多く、これらの手続きが紙ベースで行われていると、処理業務の煩雑さからチェックや承認作業が不正確になり、勤怠や就業におけるルール軽視に繋がりやすいという課題があります。

勤怠管理・就業管理データが経営に生かされない

勤怠・就業状況のデータが紙ベースの手作業で管理されている場合、それらのデータが給与計算にしか活用されていないことがあります。そのためこれらのデータが労働負担の偏りや人員配置の適切さのチェックに生かされないといった、経営上の課題があります。

勤怠管理・就業管理システムの導入のメリット

メリット1.　煩雑な手作業の削減と正確な集計

勤怠管理・就業管理システムにより、出退勤や有給休暇、直行・直帰などの情報が、ブラウザの入力フォームやICカードなどから自動的に収集され集計されるため、手作業が削減し、転記や集計のミスが防げます。

メリット2.　時間外労働などの正確な賃金計算によるコンプライアンス対応

勤怠管理・就業管理システムにより、従業員ごとの時間外勤務が正確に把握され、自動的に割増賃金が算出されます。このことによって、手作業による煩雑な計算業務が軽減されてミスが無くなり、コンプライアンスへの対応が行えます。

メリット3.　人事指導にデータを活用

勤怠管理・就業管理システムでは全社的な勤務状況をリアルタイムで把握できるため、業務負担の偏りや人材の配置に関する業務指導に活用することができます。

メリット4.　法改正への対応漏れを無くす

勤怠管理・就業管理システムは、労働法改正に対応してアップデートされるため、人的な対応漏れを防ぎ、コンプライアンスを実現します。

メリット5.　各種申請のチェックと承認を効率化

勤怠管理・就業管理システムでは各種申請をブラウザのフォームで行うため、申請ルールが守られ易くなり、チェックや承認もシステマチックに行われ、手続きが滞ることがなくなります。

メリット6.　人事管理へのデータの活用

勤怠管理・就業管理システムでは従業員の勤怠・就業状況がリアルタイムで収集でき、分析ツールによってグラフなどの可視化が行われるため、部門ごとのオーバーワークの偏りなどから適性人員数を見直すなど、人事戦略に活用することができます。

まとめ

以上のように、勤怠管理・就業管理システムは単に勤怠・就業管理業務を効率化するだけに留まらないメリットがあるということをご理解いただいた上で、システムの比較検討をされると良いでしょう。

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