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ワークスタイルが多様化し、同じ企業内でも従業員の様々な勤務形態が混在することで、勤怠・就業管理業務の負担が増加する可能性があります。また、労働法改正により就業ルールを変更し、勤怠・就業管理におけるチェック項目を追加する必要が出てくる場合もあります。
労働・雇用環境の変化や法制度の変更には、労務コンプライアンス上、速やかに対応する必要があります。そこで、勤怠管理システムの導入で解決できる課題と導入メリットを見ていきましょう。
勤怠管理システムの導入前、従来の手法であるタイムカードと手作業の集計による勤怠管理・就業管理には、次のような課題があります。
タイムカードや手書きによる打刻から、従業員の勤怠・就業状況を把握し給与計算を行っていくためには、手作業による転記や集計が必要です。しかし、どれほど気をつけて転記していたとしても、従業員の増加や雇用形態の多様化により、作業が煩雑化し、さらにミスが発生しやすくなるという課題があります。
また、残業や有給休暇、あるいは直行・直帰の申請などは事後報告となることも多く、これらの手続きが紙ベースで行われていると、不正打刻でないかチェックや承認したりすることが不正確になり、勤怠・就業ルールの軽視につながりやすいという課題もあります。
従業員に支払うべき給与額を算出するためには、労働基準法で規定された時間外労働や休日労働、深夜労働など、勤怠記録から正確な時間を引っ張り出して計算する必要があります。これらの計算が正確に行われなければ、従業員に正しい給料が支払われず、労務コンプライアンス上のリスクが発生してしまうという課題があります。
また、労働法制の改正が行われた場合にも、賃金算出を行う担当者が改正内容を算出方法に反映させなければ、同様にコンプライアンス上のリスクが発生します。ミスによる給与未払いが発生すると、会社の信用の失墜へとつながりかねません。
勤怠・就業状況のデータが紙ベースの手作業で管理されている場合、出退勤データが給与計算にしか活用されていないことがあります。そのため、労働負担の偏りや人員配置の適切性のチェックに活かされない、といった経営上の課題があります。
勤怠管理システムを活用すると、出退勤や有給休暇、直行・直帰などの情報が、PCやスマートフォンからの入力フォームやICカードなどから自動的に収集・集計されるため、手作業での集計がなくなり、転記や集計のミスを防ぐことができます。
勤怠管理システムなら、従業員ごとの時間外勤務が正確に把握でき、さらに自動的に割増賃金が算出されます。これにより、手作業による計算業務が軽減されるため、ミスを減らすことができ、コンプライアンスの順守にもつながります。
勤怠管理システムは、労働法改正に対応してアップデートされるため、人的な対応漏れによる計算ミスを防ぐことができます。クラウド型勤怠管理システムによっては、自動でアップデートされたり、無償のサポートが付いていたりしますので、事前に確認することがおすすめです。
残業や有給休暇取得などの各種申請は、クラウド型の勤怠管理システムのフォームで行うため、人事・労務担当者はチェックや承認をシステマチックに行うことができます。また、どこから手続きをすればよいのかが分かりやすいため、従業員が手続きに困ることも少なく、結果的に申請・承認作業が滞ることがなくなるでしょう。
勤怠管理システムには、従業員の勤怠・就業状況がリアルタイムで収集されています。その情報を分析ツールにより、グラフなどで可視化することができます。これにより、部門ごとのオーバーワークの偏りや、特定の従業員の過剰労働を把握でき、適正人員数を見直すなど、人事戦略に活用することができます。
これらの5つのメリットは、以下の記事でも解説しています。
★勤怠管理システム 5つの導入メリット
以上のように、勤怠管理システムは単に勤怠・就業管理業務を効率化するだけに留まらないメリットがあります。まずは自社で困っていることを整理し、何を解決するために導入するのか、勤怠管理システム導入の目的を明確にし、比較検討していきましょう。
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| 11月12日(月) 更新 | |
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