勤怠管理システムで解決できる課題と5つのメリット

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、社員の出退勤の時間を管理をしたり、休暇や残業時間、シフト調整を行ったりできるシステムです。従来からのタイムレコーダーを活用するタイプをはじめ、PCやスマホ、ICカードなどのツールを使い、さまざまな場所での打刻も可能です。

また勤怠管理システムを活用する目的としては、以下の点が挙げられます。

• ●正確な打刻の管理
• ●適切な労働時間の管理・過重労働の防止
• ●法改正への対応
• ●給与計算業務効率化によるコスト削減
• ●マルチデバイスで多様な働き方にも対応

最適なシステム導入には、自社の課題と目的を明確にすることが大切です。以下の記事では、おすすめの勤怠管理システムについて、価格や機能などを比較紹介しています。製品検討の際には、ぜひ参考にしてください。

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勤怠管理システム導入前の課題

従来の手法であるタイムカードと手作業の集計による勤怠管理・就業管理には、次のような課題があります。詳しく見ていきましょう。

• ●集計作業にミスが出てしまう
• ●割増賃金の計算や法改正への対応が難しい
• ●出退勤データを経営に活かしづらい

集計作業にミスが出てしまう

タイムカードや手書きによる打刻から、従業員の勤怠・就業状況を把握し給与計算を行うためには、手作業による転記や集計が必要です。しかしいくら気をつけて転記していたとしても、手作業にはヒューマンエラーは付きものでしょう。また従業員の増加や雇用形態の多様化により作業が煩雑化し、さらにミスが発生しやすくなるという課題があります。

また、残業や有給休暇、あるいは直行・直帰の申請などは事後報告となることも多く、これらの手続きが紙ベースで行われていると、不正打刻でないかのチェックや承認が不正確になり、勤怠・就業ルールの軽視につながりやすくなるでしょう。

割増賃金の計算や法改正への対応が難しい

従業員に支払うべき給与額を算出するためには、労働基準法で規定された時間外労働や休日労働、深夜労働など、勤怠記録から正確な時間を引き出して計算する必要があります。これらの計算が正確に行われなければ、従業員に正しい給料が支払われず、労務コンプライアンス上のリスクが発生してしまう恐れがあるでしょう。

また、労働法制の改正が行われた場合にも、賃金算出を行う担当者が改正内容を算出方法に反映させなければ、同様にコンプライアンス上のリスクが発生します。ミスによる給与未払いが発生すると、会社の信用の失墜へとつながりかねません。適切な割増賃金の計算や法改正への対応は、勤怠管理における重要な課題といえるでしょう。

参照：労働基準法 | e-Gov法令検索

出退勤データを経営に活かしづらい

勤怠・就業状況のデータが紙ベースの手作業で管理されている場合、出退勤データが給与計算にしか活用されていないケースがあります。そのため、労働負担の偏りや人員配置の適切性のチェックに活かされない、といった経営上の課題があります。

勤怠管理システムの導入による５つのメリット

先述したようなさまざまな課題を解決するためにも、勤怠管理システムの導入は有効です。また導入によって得られるメリットとしては、以下の点が挙げられます。

１．煩雑な手作業を減らし正確に集計

勤怠管理システムを活用すると、出退勤や有給休暇、直行・直帰などの情報が、PCやスマートフォンからの入力フォームやICカードなどから自動的に収集・集計されるため、手作業での集計がなくなり、転記や集計のミスを防げます。

２．割増賃金も自動計算

勤怠管理システムなら、従業員ごとの時間外勤務が正確に把握でき、さらに自動的に割増賃金が算出されます。これにより手作業での計算業務が軽減されるため、ミスを減らせるうえに、コンプライアンスの順守にもつながります。

３．法改正にもスムーズに対応

勤怠管理システムは、労働法改正に対応してアップデートされるため、人的な対応漏れによる計算ミスを防げます。クラウド型勤怠管理システムによっては、自動でアップデートされたり、無償のサポートが付いているので、事前確認してみましょう。

４．各種申請のチェックと承認を効率化

残業や有給休暇取得などの各種申請は、クラウド型の勤怠管理システムのフォームで行うため、人事・労務担当者はチェックや承認をシステマチックに行えます。また、どこから手続きをすればよいのかがわかりやすいため、従業員が手続きに困ることも少なく、結果的に申請・承認作業が滞らなくなるでしょう。

５．業務指導や人事戦略にデータ活用できる

勤怠管理システムには、従業員の勤怠・就業状況がリアルタイムで収集されており、その情報を分析ツールにより、グラフなどで可視化できます。これにより、部門ごとのオーバーワークの偏りや、特定の従業員の過剰労働を把握でき、適正人員数を見直すなど、人事戦略に活用できるでしょう。

以下の記事では勤怠管理システムの導入メリットについて、わかりやすく解説しています。

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勤怠管理システムの課題を把握して最適な製品導入を！

勤怠管理においては、集計ミスや正確な賃金計算、法改正への対応などさまざまな課題があります。勤怠管理システムを活用すれば、勤怠・就業管理業務を効率化するだけに留まらないメリットがあります。まずは自社で困っていることを整理し、何を解決するために導入するのか、勤怠管理システム導入の目的と課題を明確にし、比較検討しましょう。

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