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勤怠管理アプリの概要

勤怠管理アプリとは、パソコンやスマートフォンを経由して従業員の出退勤、欠勤、残業時間などを管理するアプリです。

クラウド技術が採用され、従業員が入力した出退勤時刻や残業時間、欠勤などの勤怠情報をクラウド上のデータベースに集約し、一箇所で集中管理ができるようになっています。また、多数の部署や遠隔地の支店・支社の社員一人ひとりについての勤務時間も一元管理が可能です。近年のクラウドサービスの利用料金水準の低下も相まって、大企業だけではなく、これまでタイムカードなどのアナログな手法で社員の勤怠管理を行っていたような中小企業でも、積極的に採用されています。

勤怠管理アプリの費用と機能

現在、多くの企業により、勤怠管理アプリが提供されています。導入コストはサービスごとに多様ですが、大きく分けて次の４パターンが代表的です。

• ・無料で利用可能
• ・オプション機能にのみ費用が発生
• ・従業員の人数により月額費用が変動
• ・事業所の数により月額費用が変動

また、パッケージされている機能もサービスごとに様々ですが、基本的な機能としては次の4点が挙げられます。

• ・出退勤時間の打刻
• ・欠勤の申請
• ・残業時間の管理
• ・給与計算（外部給与計算システムとの連携というパターンもある）

さらに、不規則な就業時間の社員やスタッフが多い店舗向けサービスであれば社員のシフト管理、派遣社員向けであれば派遣会社との連携、一般企業であれば出張管理や各種ワークフロー機能の搭載など、単に就業時間の管理だけではなく、業態に応じたきめ細かい機能やシステム連携などの仕組みが用意されています。また、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのさまざまな端末に対応しているため、インターネット環境さえあれば、利用環境を選びません。

勤怠管理アプリの導入による業務効率化

勤怠管理アプリによるメリットとしては、主に次の3点があります。

• メリット1．適正な労働時間・労働環境の維持
• メリット2．多様な雇用形態への対応
• メリット3．勤怠管理業務の効率化

近年、「ブラック企業」「サービス残業」といった言葉に象徴されるように、とくに労働時間を中心に労務コンプライアンスの重要度がますます認知されるようになっています。しかし、人事労務の管理側が配慮していても、遠隔地にある支店・支社の社員に対しては目が届きづらいことも事実です。

クラウドを利用した勤怠管理アプリであれば、わざわざタイムカードをもってタイムレコーダーの前に行かなくても、スマートフォンなど社員の手持ち端末から迅速に出退勤時刻を入力しできます。さらに、人事担当が毎回タイムカードを集計しなくても、リアルタイムで労働時間の状況を把握できるため、より適正な労働環境の実現を支援することができます。

また、フレックスタイム、変形労働時間制などの社員の多様な就業形態に柔軟に対応できる点もメリットといえます。シフトやフレックスタイムなどの不規則な労働時間の就業形態をとっている社員が多いと、タイムカードから給与システムへの転記の間に、人事担当の手による計算が必要となり、時間と工数がかかります。また、ミスも生じやすくなってしまいます。しかし、こういった勤怠管理アプリを使うことで、ミスの抑止や作業時間の削減が見込めます。さらに、システム上での申請・承認がされることにより、従業員の労働時間申請についても業務効率化が見込めます。

導入にあたり注意したい点

大変便利な勤怠管理アプリですが、導入にあたり事前に注意しておかなければデメリットとなり得る、以下のような注意点もあります。

• ・自社の就業規則への対応
• ・給与システムとの連携
• ・従業員にとっての使いやすさ
• ・セキュリティ

シフトやスケジュールの管理、変形労働時間の対応を始め、自社の就業規則に対応していなければ重大なトラブルが生じてしまいます。また、労働関連の法律は常に改定されていくため、柔軟な対応が可能かどうかも確認しておく必要があります。

アプリによっては給与計算機能が備わっていないものがありますが、その場合、自社の給与システムと連携可能か検証しておかなければなりません。従業員にとって不便なシステムであれば、逆に業務負担を増やしてしまいます。

そして、特に重要な注意点はセキュリティでです。十分に検証できていない無料アプリを迂闊に導入してしまうと、情報漏えいなどのリスクがあるため注意しましょう。

自社に最も適合したアプリを選ぼう！

自社のシステムや労働状況にマッチした勤怠管理アプリを採用すれば、飛躍的な業務効率化が見込めます。メリットの多い勤怠管理アプリですが、実に多くのシステムがリリースされているため、サービス内容を十分に検討することが望ましいでしょう。

ポイントは、自社の就業規則や既存システムとの適合性、ユーザビリティ、セキュリティなどです。無料トライアル期間を設けているサービスもあるため、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。

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