BIツール導入の失敗例とは？効果的に運用する方法も紹介

BIツール導入の失敗例

どのようなことが原因でBIツールの導入に失敗してしまうのでしょうか。よくある失敗例をご紹介します。

失敗例1　利用目的が漠然としている

BIツールは利用方法が多岐に渡ることから、利用の目的を明確にしてから導入する必要があります。

BIツールは用途が限定されない

BIツール以外の多くの業務用システムは、使用目的が比較的明確であり、できることの範囲も限られています。また、使用する部門も限られているため、用途が明白になりやすいということがあります。それに対し、BIツールは企業の意思決定と実行を合理的に行うために様々なデータ分析ができることから、用途は幅広く、どのように使うのか自社で設定する必要があります。

用途が曖昧では、使い方も曖昧のまま

目的が曖昧なままだと、実際に導入してからどのように使えば良いか分からなくなってしまうということが多いのです。

目的が明確にされないまま導入プロジェクトを開始してしまうと、導入検討者はとりあえず何でもできるようにしておこう、という汎用的なシステムを選択してしまうことがあります。結果、導入コストが膨らむ一方で、なんでもできそうだがなにもできない、という結果に至ってしまいます。

失敗例2　使えないシステムと判断される

前述のとおり、BIツール以外の業務用システムは、比較的用途がわかりやすく、現場の業務の効率化に直結しています。そのため、一度導入されて稼働を始めると、そのシステム無しでは業務が遂行できない、という状態になります。結果として、それらのシステムの必要性は認識されやすくなります。

BIツールは自発的に使わなければ使わないツール

一方、BIツールは分析ツールという性質上、現場の業務に直結しているシステムではないため、利用されなくても業務遂行における支障は見えづらい面があります。その結果、誰も使わなくなり、「使えないシステム」という印象をもたれてしまうことがあります。

操作方法が難しく、専門知識が必要

また、他の業務システムは一度現場に最適化して使い方が定まると、常に同じ操作方法で活用され続ける傾向が強くあります。

BIツールが扱う業務は多岐にわたり、使い方も外部環境の変化などの要因に応じて変わることがあります。そのため、導入担当者と利用者が異なっていたり、使い慣れた人員が異動や退職などでいなくなってしまうと、誰も利用しないシステムとして放置されてしまうケースが発生することもあります。

失敗例3　投資コストに見合わない

BIツールの多機能性と柔軟性が理解されず、一部のレポート作成にしか利用されなくなると、BIツールが特定のレポート作成システムとして認識されてしまうことがあります。

その結果、BIツールが持つさまざまな機能が使われることなく、高額な割には用途が少ないシステムだと判断されてしまい、システムの導入自体が失敗だったと判断されてしまうケースがあります。

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BIツール導入失敗の原因を解決するには？

上記の失敗を解決するためには、「何を知りたいのか「何のために利用するのか」を明確化しましょう。さらに、システムの使用者が属人化してしまっては、効果的にBIツールを利用することはできないので、マニュアルなどを作成し誰でも使用できるような環境づくりを行うことをおすすめします。

それでも使いこなせずコストに見合わない場合は、自社に必要な機能をもう一度洗い出し、不必要な機能を取り除きましょう。BIツールは機能が豊富にありますが、あればあるだけ良いというわけでわありません。自社の求めり機能があるもの・活用しきれるものを選んで導入しましょう。

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BIツールを効果的に運用する方法

BIツールを効果的に使うためには、部門別で使い方を変えることです。職種によって使い方や必要な機能が違うので、あらかじめどんな機能要件が必要なのか洗い出しを行いましょう。部門によって使うツールが異なる場合もあるかもしれません。

さらに詳しく、部門別のBIツールの使い方について知りたい方は、下記の記事をご覧になってください。

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BIツールの導入で失敗しないために

BIツールの導入で失敗しないためには、業務改善のための分析目的を明確にイメージできている現場の人員や、分析結果をどのように経営戦略に活かしたいのか具体的なイメージを持っている経営陣と、システム部門の人員が密なコミュニケーションを行う必要があります。

そして、誰が何のために何を分析してどのように活用するのか、という目的を明確化し、自社に相応しいBIツールを選ぶことが必要です。

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