BPMシステムで解決できる課題と導入のメリット

BPMシステムを導入する前の課題

BPMシステムを導入する前には、以下のような課題があります。

• 業務プロセスが見えていない
• 業務の進捗状況が見えていない
• 業務プロセスの変更や追加が困難になっている

■業務プロセスが見えていない

業務プロセスが複雑化し、可視化できていないため、どこに問題があるのか把握できていません。そのため、業務プロセスの変更や改善を行うことができず、生産性が効率化されていない状態にあります。

■業務の進捗状況が見えていない

進捗状況について、現在誰が何をしているのか、どの工程で待ちが発生しているのか、あるいは保留にされたままの仕事がないか、業務が見える化していません。そのため、業務の遅延などに対する対応が遅れてしまいます。

■業務プロセスの変更や追加が困難になっている

業務プロセスが可視化されてモデル化されていないため、業務プロセスの変更が必要になったり、新たな業務プロセスを追加しなければならないときに、短期間で効率的に対応できません。そのため、ビジネス環境の変化への適応能力が下がっています。

BPMシステムの導入メリット

導入メリット1．業務プロセスを可視化できる

BPMシステムの導入により、業務プロセスを可視化し、GUIによりモデル化できるため、現在の業務プロセスの課題を見つけることができます。そのため、現在の業務プロセスの改善や効率化のサイクルを回すことができ、最適化を進めることができます。

また、業務プロセスがモデル化されることで、業務に参加する各人が業務の流れやルールを容易に理解し共有できます。その結果、意思疎通や引き継ぎなどが効率化されます。

導入メリット2．業務の進捗状況を可視化できる

BPMシステムによってモデル化された業務プロセスにおいては、業務の進捗状況も可視化されます。そのため、現在誰が何をしているのか、待ち状態に入っている業務はどこか、保留になったまま放置されている業務がないかなどの把握が容易になるため、対応も迅速になります。

また、BPMシステムでは各業務のコストやリードタイムを定義しておけるため、業務プロセスに問題が発生すれば自動的に検知し、関係者に通知することができます。このため、業務プロセス上の問題が放置されて対応が遅れる事態を防止することができます。

さらに、モニタリング機能により業務進捗状況をリアルタイムで監視でき、業務プロセスの問題点を速やかに発見できます。その問題が業務プロセス上のどこで発生しているのかが明確なため、業務改善への対応が迅速になります。

導入メリット3．ビジネス環境の変化に容易に対応できる

BPMシステムにより業務プロセスがモデル化されることで、プロセスの変更や追加が容易になります。そのため、ビジネス環境の変化によるプロセスの変更や、新規ビジネスの立ち上げのためにプロセスを追加することへの対応が迅速になります。

また、BPMシステムは他のシステムとのデータ送受信を行い連携させることが容易であるため、連携プログラムの開発工数やコストを抑えながら既存ビジネスを活かして、あらたなビジネスに対応するための業務プロセスをモデル化することができます。

以上のように、業務プロセスを最適化することで生産性を高め、経営効果を最大限引き出すためにもBPMシステムの導入を検討されてはいかがでしょうか。