予算管理システムの機能とは｜導入メリット・注意点をかんたん解説！

予算管理とは？

予算管理とは、企業における期首の予算と期末の実績を比較・分析し、予算をコントロールする管理業務です。

企業は予算に従って資金調達を行い事業計画を立てるため、予算管理は企業にとって大切な管理業務の１つであるといえるでしょう。そして、期首に立てた予算と実際の活動を比較・分析し、分析結果に基づいて「Plan（編成）」「Do（執行）」「Check・Action（フィードバック）」のPDCAサイクルに沿った経営活動・経営戦略を修正します。

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今さら聞けない予算管理システムとは？導入メリット、機能、システム選定のポイント

予算管理システムの機能とは？

予算管理システムはさまざまな機能と搭載していますが、代表的な３つの機能を解説していきます。

プランニング機能

予算管理システムには、予算編成のプランニング機能が搭載されています。予算編成は企業全体の業績だけではなく、各部署のデータを取りまとめる必要があります。各部署の最終的な数字の根拠となるデータを集約し、予算のプランニングをサポートしてくれるのが予算管理システムです。

従来はデータの取りまとめや予算編成などは手作業でしたが、予算管理システムでは手作業での作業をシステム上で行うため、作業の効率化が図れます。

モニタリング機能

予算編成の後は、予算に基づき企業活動を行います。予算管理では企業活動をモニタリングすることと、予算編成が正しいものであったのかを評価することが大切です。

予算管理システムでは、タイムリーにモニタリングできる機能を搭載しています。

業績をタイムリーに把握して目標達成に対するマイナス要因を見つけることで、適切な対処ができるようになります。期中に予算の再編成を組み直すことで、より正確な予算編成の策定が可能です。また、予算管理システム上で予算編成と実績に対する監視・評価によって、KPI※１の設定ができます。

　※１：目標に対してどのように向かっているのかを表す指標。

フィードバック機能

予算期間が終了すると目標達成度を評価しますが、予算管理システムには目標達成度を評価する基になるフィードバック機能を搭載しています。各種分析ツールやレポーティング機能を活用し、実績と予算の差異をグラフなどに表示して出力できます。

適正な予算編成のためには、予算と実績を比較した上で評価し、PDCAサイクルを実行していくことが重要です。

予算管理システムのメリットとは？

煩雑な作業の多い予算管理ですが、予算管理システムの導入によって主に３つのメリットを得ることができます。メリットについて詳しく解説していきます。

正確な予算管理ができる

予算管理システムを活用すると具体的な目標値を設定でき、目標値に基づいた具体的な計画の立案が可能です。その計画を基に正確な予算管理ができます。

目標予算と計画を比較して計画が目標値に達していない場合、予算シュミレーション機能を搭載した予算管理システムを活用することで、より適正な予算管理が可能です。予算シュミレーション機能は、複数パターンの比較や見積予算内の構成値の変更などができ、より正確な予算編成を可能にします。

目標達成がしやすくなる

予算管理システムは部署ごとに目標値の共有を可能にするため、従業員のモチベーションがアップして目標が達成しやくすくなります。各部署の管理職が予算管理システムにアクセスすることで、経営戦略と設定された目標値の関連性を把握できるため、部署全体の動機づけを図ることができます。

経営判断が的確になる

予算管理システムは予算編成にかかる時間を短縮することができ、タイムリーな経営判断が可能です。短いスパンで起こる可能性のある原材料費の変動などの状況に即した数値の変更ができるため、的確な経営判断をを促します。

予算管理システムの導入に失敗しないためには？

さまざまなメリットをもつ予算管理システムですが、導入時に失敗しやすいポイントを解説します。

既存システムやExcelと連携可能か確認

予算管理システムを導入する前はExcelで予算管理を行っていた企業が多いと思います。予算管理システムの導入を検討する際は、Excelや既存システムとの連携が可能かどうかを確認しておきましょう。

費用対効果を確認

予算管理システムは、提供形態や企業規模により提供される機能などさまざまな製品があります。

導入の際には企業規模にあった製品であるのか、搭載されている機能による業務削減効果はどの程度であるのかを確認し、導入した際の人的コストや金銭的コストなども踏まえて費用対効果を確認することが大切です。

会計基準に対応しているか確認

作成される予算は、決算時に使用される財務諸表の形式であるため、会計基準に対応しているシステムであるかを確認するようにしましょう。会計基準によっては予算の記載内容や各種数値の計上の方法が異なる可能性があるため、会計基準に対応していない製品を選定してしまった場合、余計な作業コストが増えてしまうかもしれません。

ITトレンド厳選！予算管理システム３選（11月14日時点）

ITトレンド編集部で厳選した予算管理システムを紹介します。

fusion_place

予算管理に必要な機能を搭載し、ライセンス料以外の追加コストは不要の予算管理ソリューションです。

既存システムやExcelとの連携が可能であり、各部署のデータを一元化できます。柔軟なワークフロー機能により、さまざまな提出資料をあらゆる提出経路から収集することができます。オンプレミス・クラウドのどちらにも対応しています。

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実現すべきは迅速な「見通管理」で意思決定! 経営管理統合基盤 fusion_place

BOARD

世界3,000社以上の導入を誇る「脱Excel」を目指すクラウド型予算管理システムです。

「BI」「予算管理」「ワークフロー」「統計予測」の機能をオールインワンで提供します。すべてのOffice製品との連携が可能であり、プログラミング不要でシステムの導入ができます。人工知能研究所 IDSIAと共同開発した「予測分析」機能を搭載しており、過去の実績を基に未来を予測します。

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Oracle PBCS

クラウドで提供する高機能な管理会計・予算管理システムです。

Excelに入力したデータやレポートをボタン１つでデータベース上に保存可能です。Office製品と連携ができ、Excel上でドリルダウンなどの分析を行えます。ERPや既存システムとの連携が可能であり、さまざまなデバイス表示に対応済みです。豊富な業界や業種のテンプレートやサービスメニューを搭載しています。

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まとめ：予算管理システムを導入して、面倒で作業を削減！

予算管理システムは、従来の予算管理と比較しても大幅な業務の効率化を期待できるシステムです。また、予算編成に基づいた具体的な目標値の設定によって従業員のモチベーションが上がりやすくなるため、企業一丸となり目標達成に向かうことができるようになるでしょう。

予算管理システムを導入して適切な予算管理を行い、安定した企業運営を図っていきましょう。

こちらの記事では、予算管理システム19製品を比較しています。自社に最適な製品を選ぶには、できるだけ多くの製品を比較検討するのが重要ですから、ぜひ読んでみてください。

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