エクセルでいいの？予算管理を効率化する３つの方法

そもそも予算管理とは？

予算管理とは、期首に設定した予算計画と実際の進捗状況を比較して分析・管理していくことを指します。

予算管理については、こちらの記事で詳しく解説しています。もし、予算管理についてしっかり理解できていないなという方は、ぜひ参照してください。

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Excelで予算管理する４つの課題

Excelはさまざまなデータを作成したり管理したりできる便利なツールの１つです。Excelで予算管理を行っているとさまざまな課題が生じてしまい、作業効率の低下を招いてしまう可能性があります。主な４つの課題について解説します。

１．業務の負担が大きい

Excelで予算管理を行っていると、組織改編や予算管理のプロセスでいくつかの変更が起きた場合、各フォーマットを改修する必要があります。またExcelを利用していると、部門やセグメントごとに管理ファイルが存在するためファイルのバージョンアップなどの適切なファイル管理ができておらず、管理が煩雑化しているケースもあります。

２．ミスが増える

Excelを利用していると、各部署から収集された予算編成のデータを集計用Excelに入力する際に転記ミスをしてしまったり、関数やマクロの数式自体が誤っていたりする場合があります。１つのミスが原因でなかなか予算編成が進まないこともあることでしょう。

３．スムーズに予算設計できない

予算編成プロセスでは、部門ごとに予算の立案を行い経理部門へ提出します。Excelで管理を行っていると、各部門の提出状況を把握することが難しくなってしまいます。

また部門ごとに提出するタイミングがバラバラなため、スムーズな予算設計を行うことが難しくなっています。

４．分析の自由度が低い

Excelは見積書などの一般的な資料を作成するには使い勝手の良いツールですが、さまざまな部門のデータを必要とし、あらゆる角度からの分析を必要とする予算管理ではあまり適していません。Excelでは予算シュミレーションを行うことはできないため、Excelでの予算管理には限界が生じてしまいます。

予算管理で起きる課題に関してはこちらの記事で詳しく解説しているので是非読んでみてください。

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予算管理を効率化する３つの方法

企業を運営するには、定期的な予算と実績の比較分析が重要です。Excelを利用した予算管理は業務が煩雑化しており、適切な評価と分析に限界があります。ここでは、予算管理を効率的に行う３つの方法を紹介します。

１．部署ごとに予算管理する

多くの企業では、予算管理は社長一人によって行われています。確かに会社全体の予算を作成して予算実績を管理するのは必要です。

しかし、「部」ごとの予算管理や「課」度との予算管理ももちろん必要ですし、それは部長や課長が責任を持って管理すべきです。ですから、予算管理を効率化させたいのなら部や課ごとに予算管理をさせるべきです。

２．予算を細分化する

予算管理は策定した予算計画と実際の予算実績との乖離を防ぐことが目的です。よって、実績を分析しやすくなるように予算計画段階で予算を細分化するほうが良いでしょう。

３．予算管理システムを導入する

予算管理を効率化させるための一番手っ取り早い方法は、予算管理システムを導入してしまうことです。予算管理システムとは、企業が目標とした予算と実際の活動で生じた費用とを比較するシステムのことを指します。

こちらの記事で予算管理システムについてより詳しく解説しているので、ぜひ参照してください。

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予算管理システムの選定ポイント

予算管理システム導入によりさまざまなメリットがありますが、導入する際に気をつけるべきポイントをご紹介します。

Excelと連携ができるか

予算管理システムを導入する際は、Excelと連携ができるかを確認する必要があります。Excelから入力したデータをシステム上で自動集計することで、予算編成に係る作業の効率化や人的ミスの軽減を図ることができるようになります。

Excelでデータの入力も今までどおり行えるため、操作性を維持したまま作業の効率化ができます。

操作が容易にできるか

予算管理システムを導入する際には、誰にでも操作しやすい設定であることが大切です。

設定方法や機能が複雑で操作が難しいシステムの場合、後々予算管理システム自体がブラックボックス化しやすい傾向にあります。そのような事態を防ぐためにも、予算の入力を行うフォーマットの作成が容易であり、修正も簡単にできるものである必要があります。また、組織改編の際なども柔軟に対応できるシステムであるほうが良いでしょう。

予算管理システムを導入して業務を効率化しましょう！

健全な企業経営のためには適切な予算管理が大切です。

Excelで予算管理を行っている企業では、予算管理に必要な高度な分析やモニタリングができないため、予算と実績の比較・分析が不十分でしょう。

予算管理システムによって、経営判断の基となる精度の高い予算編成ができ、予算編成に係る業務の効率化も図れます。

またこちらの記事では、予算管理システム19製品を比較しています。自社に最適な製品を選ぶには、できるだけ多くの製品を比較検討するのが重要ですから、ぜひ読んでみてください。

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