予算管理を効率化する方法｜Excel運用の課題が簡単に解決！？

Excelで予算管理する際に生じる課題は？

Excelはさまざまなデータを作成したり管理したりできる便利なツールの１つです。Excelで予算管理を行っているとさまざまな課題が生じてしまい、作業効率の低下を招いてしまう可能性があります。主な４つの課題について解説します。

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業務の負担が大きい

Excelで予算管理を行っていると、組織改編や予算管理のプロセスでいくつかの変更が起きた場合、各フォーマットを改修する必要があり業務の負担が大きいという課題があります。またExcelを利用していると、部門やセグメントごとに管理ファイルが存在するためファイルのバージョンアップなどの適切なファイル管理ができておらず、管理が煩雑化しているケースもあります。

ミスが増える

Excelを利用していると、各部署から収集された予算編成のデータを集計用Excelに入力する際に転記ミスをしてしまったり、関数やマクロの数式自体が誤っていたりする場合があります。１つのミスが原因でなかなか予算編成が進まないこともあることでしょう。

スムーズに予算設計できない

予算編成は部門ごとに予算の立案を行い経理部門へ提出します。

Excelで管理を行っていると、各部門の提出状況を把握することが難しく、また部門ごとに提出するタイミングがバラバラなため、スムーズな予算設計を行うことが難しくなっています。予算編成が完成した時点で、リアルタイム性に欠けてしまう可能性もあります。

分析の自由度が低い

Excelは見積書などの一般的な資料を作成するには使い勝手の良いツールですが、さまざまな部門のデータを必要とし、あらゆる角度からの分析を必要とする予算管理ではあまり適していません。Excelでは予算シュミレーションを行うことはできないため、Excelでの予算管理には限界が生じてしまいます。

予算管理を効率化する方法

企業を運営するには、定期的な予算と実績の比較分析が重要です。Excelを利用した予算管理は業務が煩雑化しており、適切な評価と分析に限界があります。

予算管理を効率化する方法の１つに、予算管理システムが挙げられます。予算編成一連のデータを一元化しExcelとの連携を図ることで、予算編成作成にかかっていた業務を効率化し、人的ミスを減らすことができるようになります。

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予算管理システムを導入する効果

予算管理システムを導入することでさまざまな効果を得ることが可能です。主に４つの効果を解説していきます。

業務が効率化する

予算管理システムを導入することで、予算編成に関する一連の作業を効率化できます。部門ごとに過去の業績や予算案をカスタマイズされたフォーマットへ入力するだけで、システム上で入力したデータを自動収集できるため、予算編成の際にかかっていた編成作業や承認作業の効率化を図ることが可能です。

ミスを防止できる

従来のExcelによる予算管理では予算編成のデータの転記や入力の際に、転記ミスや入力ミスが発生していました。

予算管理システムではExcelとの連携が可能なため、データを転記する必要はありません。そのため、転記ミスや入力ミスの防止につながります。また、予算編成時の集計、配賦作業時の計算、ファイルの取り違えなどのミスを防止することも可能です。これらのミスの防止により、より精度の高い予算編成が作成できるようになるでしょう。

リアルタイムで予算管理できる

予算管理システムは、リアルタイムで機能するため、予算と実績の乖離が大きい場合などに予算の再編成ができます。予算管理は、予算編成を作成することがゴールではなく、予算を基にして部門ごとに決めた目標に向かって業務を遂行していくことが大切です。

経営判断にフル活用できる

予算管理システムの導入によって予算編成を迅速に実施することが可能となるため、予算編成を基にしたタイムリーな経営判断ができるようになります。予算編成の数値に季節性によるものや原材料費の変動などといったタイムリーな情報を反映できるため、状況に即した経営判断を可能にします。

予算管理システムを導入する際の注意点は？

予算管理システム導入によりさまざまなメリットがありますが、導入する際に気をつけるべきポイントをご紹介します。

Excelと連携ができるか

予算管理システムを導入する際は、Excelと連携ができるかを確認する必要があります。Excelから入力したデータをシステム上で自動集計することで、予算編成に係る作業の効率化や人的ミスの軽減を図ることができるようになります。

Excelでデータの入力も今までどおり行えるため、操作性を維持したまま作業の効率化ができます。

操作が容易にできるか

予算管理システムを導入する際には、誰にでも操作しやすい設定であることが大切です。

設定方法や機能が複雑で操作が難しいシステムの場合、後々予算管理システム自体がブラックボックス化しやすい傾向にあります。そのような事態を防ぐためにも、予算の入力を行うフォーマットの作成が容易であり、修正も簡単にできるものである必要があります。また、組織改編の際なども柔軟に対応できるシステムであるほうが良いでしょう。

機能は充実しているか

予算管理システムの機能が充実しているかも大切な選定ポイントです。

予算策定の際には、多くのデータがやり取りされます。多くのデータを保持できるシステムであるかも確認しておく必要があります。また、予算編成の際に必要な機能が「進捗管理機能」や「ワークフロー機能」と呼ばれる機能です。システム上で予算編成の進捗状況を把握できたり、承認や差し戻しを確認できたりすると予算管理業務が滞ることなくスムーズに行えるでしょう。

コスパは良いか

予算管理システムには、企業規模や提供ベンダーによりさまざまな製品が提供されています。予算管理システムの機能による業務削減効果や導入費用、人的コストなどを総合的に判断してコストパフォーマンスの良い製品を選ぶことが大切です。

会計基準や事業形態に合っているか

予算管理で作成される予算は決算時の財務諸表の形式である必要があります。

予算の記載内容や数値の計上方法など会計基準により異なる場合があるため、システム導入の際には会計基準に合ったものであるかを確認する必要があります。

また、事業形態に合っているかどうかも選定ポイントの１つです。海外展開を目指している企業であれば、現地の会計基準に対応しているシステムを選定するようにしましょう。

まとめ：予算管理システムを導入して業務を効率化しましょう！

健全な企業運営のためには適切な予算管理が大切です。

Excelで予算管理を行っている企業では、予算管理に必要な高度な分析やモニタリングができないため、予算と実績の比較・分析が不十分でしょう。予算管理システムによって、経営判断の基となる精度の高い予算編成ができ、予算編成に係る業務の効率化も図れます。予算管理システム導入の際は、自社が抱える課題を明確にして自社に合った製品を選定しましょう。