予算管理の目的とは？実施のポイントや効率化する方法も紹介！

予算管理の目的・必要性

予算管理は何のために行うものなのか見ていきましょう。

明確な予算目標を設定するため

健全な経営を目指すためには、明確な予算目標の設定が欠かせません。目標を曖昧にしたまま業務をこなしていると、気づかぬ間に資金が底をつく可能性があります。

その予算設定をするうえで予算管理が必要になります。予算管理をしていれば、予算目標を明確な数値として掲げることが可能です。

数値目標は達成できたかどうかがはっきりと分かるため、それを目指そうというモチベーションにつながります。売上のように獲得する金額だけでなく、コストカットのように節約面での目標も掲げるとなお理想的です。

予算計画を策定するため

予算目標を掲げたら、次はその目標を達成するための具体的な計画を立てなければなりません。

たとえば、企業全体の目標を達成するためには部署に目標を割り振る必要があります。部署単位、プロジェクト単位などで責任者も定めなければなりません。さらに、目標達成に必要な資金も考えなくてはならないでしょう。

これらを策定し、メンバーが納得するように伝えるためにも、具体的な数値による予算管理は不可欠です。

予算の目標と実績を比較するため

目標や計画は立てただけでは意味がありません。実績がそのとおりになるように業務を遂行する必要があります。しかし、当初の計画どおりに物事がうまく進むことは稀です。そこで、目標と実績の間にある差を把握し、それを埋めるための努力が求められます。

具体的には、以下のようなことを考えましょう。

• ■予算目標と実績の間にどのくらいの差があるか
• ■このまま進めて目標を達成できそうか
• ■目標を達成できそうにない場合はどこに問題があるのか
• ■その問題を解決するにはどのような対策が必要か

予算目標を掲げるのも計画を策定するのも、すべては実績を理想の状態へ近づけることが目的です。そのため、目標と実績を比較して問題の改善を図るこの段階が、予算管理の肝といえます。

経営指針を決定するため

予算管理は経営指針を決めるうえでも必要です。数値としてのデータがあるほうが、勘に頼らない堅実な経営判断を下せるようになります。

これは、特に中小企業にとって重要なポイントです。なぜなら、僅かな判断の遅れが企業に大きな影響を及ぼすことになるからです。素早くも現実的な判断を行う上で、適切に管理された情報は大きな力になるでしょう。

予算管理のポイント

予算管理の留意点を２つ見ていきましょう。

【現実的な目標を設定する】

大きな利益を目指すうえで、高い目標を掲げること自体は良いです。初めから低い目標を掲げると、改善しようという意志を持てなくなるからです。

しかし、目標は高ければよいというものではありません。それが実現可能なものでなければ、達成が難しすぎて社員のやる気低下を招きます。高すぎず低すぎない目標設定を心がけましょう。

【予算を適宜修正する】

一度定めた予算が順調に達成されることは稀です。計画の段階から何度も修正することになるでしょうし、業務を行う上で急な変更を迫られることもあるでしょう。そのような変更をあらかじめ想定しておくことが大切です。

具体的には、修正する必要が生じた際にすぐ対応できる体制作りが求められます。たとえば、エクセルでデータを管理するのであれば、一か所の修正で関連データが自動で変更される状態にしておくとよいでしょう。

予算管理を効率化する方法

予算管理をエクセルで行っている企業は少なくありません。しかし、関係者間での情報共有が困難であったり、手入力による手間やミスが多かったりと、多くの課題があります。

そこで有効なのが予算管理システムの導入です。これは予算管理に特化したITシステムで、予算管理に伴う作業を大幅に削減できます。

たとえば、各部門の担当者が予算管理システムにアクセスし、必要な情報の確認や入力ができます。その結果、メールや電話を介したやり取りが減少するでしょう。また、手入力の頻度も抑えられるため、人為的ミスも減らせます。

ただし、必ずしも予算管理システムを導入したほうがよいとは限りません。導入にはコストがかかるうえ、せっかく導入しても社内に浸透させられなければ無駄になるからです。

最近は無料トライアルで使い心地を確認できる製品もあるため、そのような機会を活用してじっくり検討しましょう。

目的を理解したうえで、適切に予算管理を行いましょう！

予算管理の目的は以下の４つです。

• ■明確な予算目標を設定するため
• ■予算計画を策定するため
• ■予算の目標と実績を比較するため
• ■経営指針を決定するため

また、予算管理を行う際には以下の点に留意しましょう。

• ■現実的な目標を設定する
• ■予算を適宜修正する

予算管理を効率化するには予算管理システムが有効です。システムの導入も視野に入れて、適切な予算管理を目指しましょう。