予算管理システムを導入して得られる5つのメリット

予算管理とは

予算管理とは、企業の予算計画と現状実績の大きな乖離を防ぎ、さらに小さな乖離に対しても早急に対策を講じることができるように、比較し把握し管理することです。そして、PDCAサイクルを回し続けることで、目標達成率が高まっていきます。

こんな企業にとって重要な予算管理ですが、システムを活用することでより精度の高い予算管理を実現します。次では、予算管理システムの導入メリットを紹介していきます。

予算管理システムの５つの導入メリット

予算管理システムの代表的な５つのメリットを紹介します。

導入メリット１：予算編成にかかる業務削減・時間短縮

予算管理システムは、会計ソフトや原価計算ソフトとの連携で、予算編成のために必要な数値が、統一されたシステムに集約され、データベースとして構築されます。科目ごとの各種数値をアップすることで、各部門の予算案の総合予算への影響が即座にわかり、予算編成作業の効率は格段にアップします。

導入メリット２：編成過程の可視化　モチベーションアップ

予算の機能には、現場の動機づけの側面があります。各部門の日常業務において何を重視して業務を進めるべきか、ということが共有されていることにより、実効性が担保されます。しかし、部門別の予算を上げたものの、現場の業務に活かされていないケースがあるのも事実です。

予算管理システムを利用すると、統一されたデータベースで、予算管理のプロセスが可視化されることになります。各部門の管理職社員が予算編成に関する情報にアクセスすることで、経営戦略と部門ごとの課題の関係が明確になり、全社的な動機づけが働きます。

導入メリット３：適切なKPIの設定・モニタリング

予算管理で重要なことは、計画通りに事業が進展しているかのチェックを不断に行うことです。必要に応じて、目標に合わせた業務改善・修正、予算そのものの組み直しが機動的にできる体制を築き上げ、PDCAサイクルを回し続けることが成功のカギとなります。

ここで重要な概念がKPI（業績評価指標）です。予算管理システムでは、売上や利益など財務諸表に表れる数字だけではなく、固定比率や自己資本比率などの財務指標、顧客数や客単価、従業員あたり顧客数等、あるいは不良品率や返品率等の業務プロセスにおける数値といった、経営の際に重視すべき、詳細なKPIを予算策定時に設定。期中において予算と実績がかい離している場合にすぐにその変化に気づき、対応策を打つことができます。

導入メリット４：四半期　月次予算への対応

予算管理システムのメリットである迅速性により、予算編成を期中に複数回行うことができるようになり、多くの大企業で実施されている四半期予算、また月次予算を、企業規模の小さい企業であっても策定できる体制が整います。これにより、業種の季節性、原材料費の変動、景況など、短いスパンの変化を加味した数値目標を、タイムリーに立てることができるため、予算をさらに実態に即したものとすることができます。

導入メリット５：運用を継続することによる精度向上

予算管理システムのメリットは、導入から年を追うごとに高まっていくという性格があります。これは、日常的に予実管理を行うことで、PDCAサイクルが回り、予算編成の精度が次第に上がっていくためです。

まとめ　～ システム導入効果を長期目線で捉える ～

予算管理システムの導入は一過的なものではありません。運用体制の整備には、イニシャルコストを考慮することが必要となるのはいうまでもありませんが、システムによる予算管理の仕組みの構築を早く行えば行うほど、将来にわたり大きなメリットが享受できることを考慮すべきです。

予実管理がしっかりできる企業は、金融機関をはじめとするステークホルダーからの信頼を得ることになります。上場企業であれば、株主や市場から、中小企業であっても取引先からの信頼を得ることができるでしょう。その結果、経営基盤を安定させることにつながるのです。企業成長を支えるIT基盤の１つとして、予算管理システムを検討してみてはいかがでしょうか。