予算編成の効率化に最適！予算管理システムの導入メリット８選

予算管理とは

予算管理は、企業の予算計画と現状実績を比較・管理することです。

予算管理をすることによって、予算計画と予算実績の乖離を最小限に抑えられます。そして、PDCAサイクルを回し続けることで、目標達成率の向上が期待できるでしょう。

予算管理のさらに詳しい説明はこちらの記事に記載されています。予算管理について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

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予算管理システムを導入するメリット

予算管理システムって実際にどのような効果があるのでしょうか。ここで取り上げるのは、以下の８つのメリットです。

• １．予算編成にかかる業務削減・時間短縮
• ２．編成過程の可視化　モチベーションアップ
• ３．適切なKPIの設定・モニタリング
• ４．四半期　月次予算への対応
• ５．運用を継続することによる精度向上
• ６．評価体制の整備
• ７．セキュリティの強化
• ８．部門ごとの責任が明確になる

１．予算編成にかかる業務削減・時間短縮

予算編成のプロセスの課題は、部署別予算の情報が上がってくるのが遅かったり、手入力によるミスが発生したりといった点です。そのため、多くの企業では予算の編成に数か月を費やしています。

予算管理システムは、会計ソフトや原価計算ソフトとの連携で、予算編成のために必要な数値が統一されたシステムに集約され、データベースとして構築されます。

科目ごとの各種数値をアップすることで、各部門の予算案の総合予算への影響が即座にわかり、予算編成作業の効率は格段にアップします。

２．編成過程の可視化　モチベーションアップ

予算管理の役割は、現場の動機づけの側面もあります。各部門の日常業務において何を重視して業務を進めるべきかが共有されていることにより、実効性が担保されます。

しかし、部門別の予算を上げたものの、現場の業務に活かされていないケースがあるのも事実です。

予算管理システムの利用により、統一されたデータベースで予算管理のプロセスを可視化できます。

各部門の管理職社員が予算編成に関する情報にアクセスすることで、経営戦略と部門ごとの課題の関係が明確になり、全社的な動機づけが働きます。

３．適切なKPIの設定・モニタリング

予算管理で重要なことは、計画通りに事業が進展しているかのチェックを不断に行うことです。必要に応じて目標に合わせた業務改善・修正や予算の組み直しが機動的にできる体制を築き上げ、PDCAサイクルを回し続けることが成功のカギとなります。

ここで重要な概念がKPI（業績評価指標）です。予算管理システムは、売上や利益など財務諸表に表れる数字だけではなく、経営の際に重視すべき詳細なKPIを予算策定時に設定できます。ここでいうKPIは、固定比率や自己資本比率などの財務指標、顧客数や客単価、従業員一人あたりの顧客数などです。

期中において、予算と実績がかい離している場合の変化に気づき、対応策を打つことにつながります。

４．四半期　月次予算への対応

予算管理システムのメリットである迅速性により、予算編成を期中に複数回実施可能です。これにより、多くの大企業で実施されている四半期予算・月次予算を、企業規模の小さい企業でも策定できる体制が整います。

また、業種の季節性・原材料費の変動・景況など、短期スパンの変化を加味した数値目標もタイムリーに立てられるでしょう。

５．運用を継続することによる精度向上

予算管理システムのメリットは、導入から年を追うごとに高まっていくという性格があります。これは、日常的に予実管理を行うことでPDCAサイクルが回り、予算編成の精度が次第に上がっていくためです。

６．分析・評価体制の整備

予算管理で重要なのは、適切に評価し、フィードバックできる体制作りです。予算管理時は経営戦略を策定して施策に適用するため、施策の効果を適切に分析し、改善できる体制を整える必要があります。

予算管理システムを導入すれば予算編成後の施策の進捗を確認でき、より正確な評価ができるでしょう。

７．セキュリティの強化

今日の予算管理システムの提供形態として、クラウド型システムが増えてきています。クラウドを選択すると提供会社のクラウドサーバを介してシステムを運用するので、アップデートにより常に最新の状態を維持できます。

もともとセキュリティ体制がしっかりしていない、セキュリティにリソースを割いていない企業の場合、安全性の向上にもつながるでしょう。

８．部門ごとの責任が明確になる

予算管理システムを導入すると設定した予算と比較したときの進捗状況が明確になります。それはつまり、部門ごとの責任が明確になることと同義です。

部門ごとの責任が明確になれば、部門の仕事へのモチベーションが向上し、生産性が上がるといったメリットにつながります。

予算編成の効率化を図るために、システムの導入検討を！

予算管理システムにはさまざまな機能・メリットがあり、経営者の経営判断をサポートするだけでなく、予算管理担当者の負担を軽減できます。

予実管理がしっかりできる企業は、金融機関をはじめとするステークホルダーからの信頼を得ることになります。上場企業であれば、株主や市場から、中小企業であっても取引先からの信頼を得られるでしょう。

その結果、経営基盤を安定させることにつながるのです。企業成長を支えるIT基盤の一つとして、予算管理システムを検討してみてはいかがでしょうか。

こちらの記事では、予算管理システムのおすすめ製品を比較しています。自社に最適な製品を選ぶには、できるだけ多くの製品を比較検討するのが重要になるため、ぜひご覧ください。

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