名刺管理アプリの選び方
名刺管理アプリを選ぶ際には、そのメリットとデメリットをよく把握したうえで選択する様にしましょう。ここでは名刺管理アプリの選び方をまとめています。
無料・有料で選ぶ
名刺管理アプリには、無料と有料のものがあります。名刺管理をするために稟議を申請して予算があるのであれば、予算に合ったアプリを選ぶと良いですね。もし予算がない場合にはコストのかからない無料のものを選ぶ様にしましょう。
名刺データの保存先を決めよう
名刺管理アプリを選ぶときには、名刺データの保存先を決めておくようにしましょう。保存先としては端末に保存するものとクラウド上に保存する物があります。
オフラインで端末に保存
利用する端末自体にデータを保存する場合は、オフライン状態でも端末が利用できる名刺管理アプリを利用することができます。インターネット環境に左右されることなくデータを確認したい場合には端末に保存するのが良いです。ただ、端末が故障してしまったり記憶装置が壊れてしまうとデータを取り出すことができません。利用する時にはバックアップをとって、データの損失に備えなければなりません。
クラウドに保存
クラウド上にデータを保存する場合には、インターネットが利用できる場所であればどこからでも、端末に関係なく利用することができます。インターネット環境が常に利用できる場所にいる場合にはクラウド上にデータを保存すると良いです。また、クラウドに保存しておけば、端末側に問題が生じた場合でもデータに影響はありません。ただし、データのセキュリティには十分注意しなければなりません。
管理できる名刺枚数は？
名刺管理システムによっては、管理できる名刺の枚数に制限があります。また一日に追加できる名刺の枚数に制限があるものもあります。事業規模が大きかったり勤続年数が長い場合には名刺の数が多い場合もありますので、扱える名刺の数は確認しておく必要があります。
名刺管理ツールをみてみよう
早速ですが、名刺管理ツールをみていきましょう。今回は、名刺管理をアプリで管理できるツールをご紹介していきます。
人気の名刺管理アプリ7選をITトレンド編集部が厳選
ITトレンドランキングから人気の名刺管理アプリを厳選してご紹介します。
申し込むタイプによっては名刺管理だけではなく営業支援ツールとしても利用できるアプリです。名刺管理にだけ利用する場合には月額利用料は１ユーザー3,000円です。
法人向けの名刺管理アプリで、取り込んだ名刺データは社内で共有ができます。初期費用はライセンス料の12ヶ月分でライセンス費用は問い合わせる事が必要です。別途スキャナの月額利用料が１台に付き10,000円必要です。
基本的には個人利用のためのアプリですが、企業向けプレミアムを利用することで名刺データを社内で共有することができます。基本利用料は月額10,000円でこのほかにアカウント料が人数分必要です。
基本無料で利用できる名刺管理システムですが、アプリ内で課金される仕組みになっています。法人向けにはビジネス版が用意されており、ユーザー数と高精度校正の枚数によって金額が変わっています。高精度校正の枚数が20枚のSTANDARDは月額1IDにつき1,400円必要です。
パソコンやスマートフォンと言った別の端末から取り込んだデータもGoogleコンタクトを介して同期でき常に新しいデータを活用できます。スマート名刺管理に高速カラースキャナがセットされたパッケージは19,337円で購入できます。スマホのアプリを利用するときにはパッケージに書かれたシリアルナンバーを入力することになります。
名刺を送れば名刺データの入力を行ってもらえます。名刺データの検索もFirefoxやIEの検索バーからできます。初期費用は掛かりませんが利用ユーザー数によって月額利用料が変わってきます。利用ユーザーが10名までだと、利用価格が1,980円です。
利用するには法人向け名刺管理システムの「名刺de商売繁盛」の購入が必要です。「名刺de商売繁盛」は月額30,000円の定額利用料が必要ですが、企業全体で利用できるようになっています。
名刺管理アプリとは
名刺管理アプリとは名刺を電子データとして保存しておくツールです。必要になった時にキーワード等で検索して活用します。また、人事異動や社屋の住所変更などの時に連絡先をリトアップすることもできます。新規プロジェクト開始時に対応先や仕入れ先を素早く検索することもできます。
名刺の管理方法
そもそも名刺を管理する方法はどのような方法があるのでしょう。名刺交換をした後で、頂いた名刺は適切に管理する必要があります。名刺の管理方法には、上述した名刺管理アプリの他、物理的にファイリングする方法、エクセルでデータ化する方法、を使う方法の３つがあります。ここでは、名刺の管理方法をご紹介します。
ファイリング
頂いた名刺をそのまま名刺ファイルなどに入れていく方法です。方法としては手がかからないのがメリットといえます。名刺の数が少ないうちは、頂いた順にファイリングしても問題はないです。ただ、名刺の数が多くなってくると、名刺を整理してファイリングする必要があります。整理する方法には、業種や職種ごとに分ける方法や会社ごとに分ける方法があります。
一番原始的な方法ですので管理するのも大変で、ある程度個人の記憶に頼った管理方法でもあります。しかも利用できるのは個人のみで会社全体で有効活用することは難しいです。
エクセル
頂いた名刺情報を表計算ソフトエクセルを使ってデータ入力する方法です。一応フィルタリング機能を使えば特定の名刺を検索することは可能です。情報として人柄や連絡時の注意点なども入力することは可能です。エクセルはメジャーなソフトですので、個人間で共有も比較的容易にできます。ただし、データ入力するときには、所属先や役職名以外の情報の取り扱いに困る場合があります。
また、少人数で共有化することは可能ですが大人数での共有は難しく、入力するのに手間がかかるのもデメリットです。その他にもハードディスクが故障すると、データが消滅してしまう危険性もあります。
名刺管理アプリの基本的な使い方
名刺管理アプリの基本的な使い方は、まずは利用する名刺管理ソフトを決めてパソコンやスマホにインストールします。インストールしたアプリを起動してスマホのカメラやパソコンに接続してあるスキャナーで読み込むだけです。名刺交換をした後にすぐに取り込む方が管理しやすいですので、スマホのアプリを利用するのがトレンドです。
名刺管理アプリ導入のメリット
名刺管理アプリを利用することで得られるメリットを４つご紹介します。
社内で名刺情報を共有できる
利用するアプリを個人専用ではなく、会社全体で利用できるものにすると会社全体で名刺情報を共有することができます。プロジェクトを進めるときに、個人としては面識のない担当者と取引をする場合でも社内で取引実績のある人が居れば連絡も取りやすくなります。また、データとして保存しておくことができますので、退職した人のデータもそのまま保存されています。
名刺を探す手間が省ける
データベースとして保存されていますので、検索する条件を指定すれば簡単に該当する人を見つけ出すことができます。また、参加しているコミュニティなどの情報でラベル付けしておくと、ラベルの情報からも検索ができます。
何かの懇親会や交流会に出席して繋がりができた人を探すのも容易です。紙ベースで管理をしている場合には、名刺を探すのは記憶に頼ることになります。何百枚もの名刺を持っている場合には探すのに時間もかかってしまいますし、探し出せないこともあります。
外出先でも名刺データにアクセスできる
利用する名刺管理アプリをクラウド型にすると、インターネット環境さえあれば保管してある名刺データをどこからでも確認できます。スマホを持ち歩いていれば、利用するデバイスを別途用意する必要もありません。多くなった名刺を持ち歩くことは難しいですが、スマホさえ持っていれば名刺データをすぐに読み出すことができます。
アプリ上で名刺交換も可能
名刺管理アプリによっては、同じアプリを利用していればアプリ上で名刺の交換もできる様になっています。遠隔地にいる人と直接会わずに名刺交換もできますし、名刺を忘れた場合でも問題はありません。
名刺管理における個人情報の管理について
名刺管理アプリでは名刺に書かれてある情報を管理することから、個人情報の管理には注意しなくてはなりません。ここでは、名刺管理アプリの個人情報の取り扱いに関してご紹介します。
個人情報漏洩の危険性
名刺に書かれてある情報はアプリを使ってデータとして保存してありますので、スマホやパソコンから抜き出すことも可能です。ウィルスなどに感染してしまうと、スマホやパソコンに保存してある情報が漏洩してしまう可能性もあります。
無料の名刺管理アプリのセキュリティ対策
名刺管理アプリには無料で提供されているものもあります。これらのアプリには情報漏洩の対策などがとられていない物が多いことに注意が必要です。特にスマホのアプリでインストール時にスマホ内部のデータへのアクセス要求がされる物に関しては要注意です。名刺のデータだけでなく、スマホ内に保存してある電話帳のデータまで抜き取られてしまう危険性もあります。
まとめ
名刺管理アプリ導入してビジネスチャンスを掴みましょう。名刺管理を行うには、ファイリングやエクセルなどを使うのが簡単で良いのですが、数が多くなった場合には管理が大変になります。困る前に、名刺管理アプリ導入してビジネスチャンスを逃さないようにしましょう。
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