本当に使える名刺管理アプリの選び方！無料のアプリは使える？
名刺管理アプリの中から最適なものを選ぶには、注目すべきポイントがあります。それぞれ見ていきましょう。
オフラインで使うなら「端末にデータを保存するタイプ」
インターネット環境に左右されることなく、オフライン状態で名刺情報を確認したい場合は、端末自体に保存するタイプが良いでしょう。ただ、端末や記憶装置が壊れると名刺情報を取り出すことができません。名刺情報のバックアップをとって、データ損失に備える必要があります。
共有して使うなら「クラウドにデータを保存するタイプ」
社内で名刺情報を共有したい場合は、クラウド上に保存するタイプを選択しましょう。端末に名刺情報が残らないため、端末の容量を圧迫することはなく、故障による影響もありません。ただし、ネット環境がなくては利用できず、サイバー攻撃などの危険性があります。
管理できる名刺の枚数を確認する
名刺管理アプリによっては、管理できる名刺の枚数に制限があります。これは無料の名刺管理アプリによく見られます。無料だからと導入したがすべての名刺を管理できず、すぐに有料版にアップグレードした、というケースは珍しくありません。
利用規模が大きかったり外回りが多い社員の場合は、名刺管理アプリで管理できる名刺の枚数を事前に確認しておきましょう。名刺管理をするために稟議を申請して予算があるのであれば、制限のない有料アプリが望ましいです。
有料の名刺管理アプリの大半は、法人・ビジネス向けにリリースされています。管理できる名刺の枚数が多いうえ、付帯機能も充実しています。
セキュリティを確認する
無料の名刺管理アプリの場合は情報漏洩対策がとられていないことがあるため、注意しなければなりません。悪質なものだと、名刺情報だけでなく、スマホ内に保存してあるさまざまなデータも抜き取られてしまいます。名刺管理アプリをインストールする際、スマホ内部のデータへアクセス要求がされる場合は要注意です。
名刺管理アプリの提供元が信頼できることを確認すると良いでしょう。また、端末に保存するタイプの場合は、端末自体のセキュリティ対策を見直しておくと安全です。
無料の名刺管理アプリに関しては以下の記事で詳しく解説しています。気になる方はご覧ください。
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【オフラインで使える】名刺管理アプリ６選
一般的に名刺管理アプリはオンラインで使うものが多いですが、オフラインでも使えるものだけをピックアップしてご紹介します。
Eight 企業向けプレミアム の比較ポイント
- スマホで撮影するだけで、会社のビジネスネットワークが広がる
- 社内の名刺情報を共有して営業効率アップ
- 登録された名刺リストはCSVでダウンロードも可能
Sansan株式会社が提供する有料の名刺管理アプリです。名刺情報をCSV / ContactXML形式で一括ダウンロードでき、登録済の名刺テキストデータのみオフラインで閲覧可能です。管理できる名刺の数は無制限で、名刺の表裏に書かれたすべての情報を登録できます。
Wantedly People
ウォンテッドリー株式会社が提供する無料の名刺管理アプリです。名刺情報をCSVで保存でき、テキストデータ化された名刺のみオフラインで閲覧できます。最大10枚の名刺を同時に読み込めるうえ、検索や共有機能など、無制限で使えるのが特徴です。
CAMCARD BUSINESS
IntsigInformationCorporationが提供する有料の名刺管理アプリです。外部サービスとの連携ができ、名刺情報の登録をオフラインでも行えます。名刺はスマホで撮影し、５秒でデータ化されます。名刺の登録枚数は無制限で、簡易的なSFA機能も搭載し、営業社員向けといえるでしょう。
メイシー
株式会社もぐらが提供する有料の名刺管理アプリです。スキャンした名刺情報をスマホに保存し、オフラインフラインで閲覧できます。出張スキャンサービスは最大の特徴でしょう。管理できる名刺の枚数は最大2500枚で、それ以上になると＋月額980円が必要です。
WorldCard Mobile
Penpower Inc.が提供する有料の名刺管理アプリです。スマホで名刺をスキャンし、オフラインで閲覧が可能です。クラウドへのバックアップや、CSV、TXT形式での出力もできます。25ヶ国語対応で世界中にユーザーがいます。
Evernote Scannable
Evernote Corporationが提供する無料の文書スキャナアプリです。名刺管理専用のアプリでありませんが、オフラインでもスキャンした名刺情報を端末に保存できます。メモ管理アプリであるEvernoteを利用している方は必見です。
【クラウドで使える】名刺管理アプリ４選
クラウド上で名刺管理ができるアプリの中から、おすすめを厳選してご紹介します。
Sansan の比較ポイント
- 名刺管理の市場シェア83％・利用企業は業種、規模問わず6,000社
- 名刺をスキャンするだけ。最高精度99.9%でデータ化
- マルチデバイスで人脈をフル活用。営業を強くする「AI名刺管理」
Sansan株式会社が提供する有料の名刺管理アプリです。名刺はAIと手入力で正確にデータ化され、クラウド上で管理します。管理できる名刺の枚数は無制限です。CRM機能や、CSV出力などの連携機能も搭載し、顧客管理がしやすくなるでしょう。
「ホットプロファイル」 の比較ポイント
- 名刺スキャンでかんたんデータ化。人手でほぼ100％の高精度
- 名刺だけでなくお客様に関するあらゆる情報を集約管理
- 使い勝手のいいスマホアプリで働き方改革を実現
株式会社ハンモックが提供する有料の名刺管理アプリです。名刺をスキャンすればオペレーターが手入力でデータ化し、それらはすべてクラウド上で管理されます。管理できる名刺の枚数に制限はありません。営業支援機能が豊富で、自由に拡張できるのが特徴です。
myBridge
LINE株式会社が提供する無料の名刺管理アプリです。アプリで撮影した名刺情報はクラウド上で管理されます。枚数無制限で管理ができます。LINEと連携し、トーク上で名刺情報の共有も可能です。
名刺ファイリングCLOUD
株式会社NTTデータNJKが提供する無料の名刺管理アプリです。クラウド上で名刺情報を管理し、名刺のデータ化はスマホで撮影するだけです。管理できる枚数は100枚で、それ以上になると有料になります。
名刺管理アプリの基本的な使い方
名刺管理アプリの使い方は簡単です。まず、名刺管理アプリをパソコンやスマホにインストールします。インストールした名刺管理アプリを起動し、スマホのカメラやパソコンに接続してあるスキャナーで名刺を読み込めば、名刺がデータ化されます。
名刺交換をした後にすぐ読み込んだ方がリアルタイムで情報共有しやすく、スマホでアプリを利用するのが昨今のトレンドです。
おさらい！名刺管理アプリ導入のメリット
名刺管理アプリを導入しようか迷っている方へ。ここで名刺管理アプリを導入するメリットをおさらいしておきましょう。メリットを踏まえ、導入するか検討してみてください。
１．社内で名刺情報を共有できる
社員が各自、名刺をファイリングしたりエクセルに保存したりすることは多いですが、個人で管理していては名刺情報が共有されません。名刺管理アプリを導入すると、名刺情報は一元管理され、社内で共有しやすくなり、営業活動に活かせます。
たとえば、面識のない相手と取引をする場合、事前に社内に取引実績のある人がいないか確認できます。該当者がいた場合は取引先との仲介を依頼すれば、営業がスムーズになるでしょう。
２．名刺を探す手間が省ける
紙ベースで名刺管理をしている場合は、名刺の枚数が多いほど探すのに時間もかかってしまいますし、探し出せないこともあります。しかし、名刺管理アプリでは名刺情報がデータベース化されるため、検索条件を指定すれば簡単に該当の情報を見つけ出すことができます。属性ごとにラベル付けしておくと、検索性がさらに高まります。
３．外出先でも名刺情報にアクセスできる
オフラインで利用できる名刺管理アプリは、名刺管理アプリをインストールしたスマホさえ持っていれば、いつでもどこでも名刺情報を確認できます。クラウドで利用できる名刺管理アプリの場合はスマホ＋インターネットが不要ですが、大量の名刺を持ち歩くよりも利便性が高いでしょう。
４．アプリ上で名刺交換も可能
名刺管理アプリによっては、同じアプリを利用していればアプリ上で名刺の交換もできます。遠隔地にいる人と直接会わずに名刺交換もできますし、名刺を忘れた場合でも問題ありません。
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名刺管理アプリを導入して情報の有効活用を！
数多くのベンダーから名刺管理アプリがリリースされています。自社に適した名刺管理アプリを選ぶポイントは以下のとおりです。
- ●オフラインで使うなら「端末にデータを保存するタイプ」
- ●共有して使うなら「クラウドにデータを保存するタイプ」
- ●管理できる名刺の枚数を確認する
- ●セキュリティを確認する
名刺管理アプリを導入すれば、名刺が一元管理され、営業活動などに活かせます。最適な名刺管理アプリを見つけて、ビジネスチャンスを掴みましょう。企業内で名刺データを共有したいのであれば、名刺管理ソフトの導入も検討してみてください。
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