名刺管理アプリの選び方
名刺管理アプリの中から最適なものを選ぶには、注目すべきポイントがあります。それぞれ見ていきましょう。
オフラインで使うなら「端末にデータを保存するタイプ」
通常、名刺管理アプリはクラウドと連動しており、スマホアプリで撮影した名刺がクラウド上にある名刺管理システムに転送されてデータ化される仕組みなので、オフラインでは使えない場合が多いです。しかし、オフラインでも名刺のスキャンやデータの閲覧だけはできるという製品も中にはあります。
インターネット環境に影響されることなく、どこでも利用したい場合は、端末自体にデータを保存するタイプが良いでしょう。
ただし、端末や記憶装置が壊れると名刺データを取り出すことができません。さらに、スマホ内のデータ保存容量が足りなくなったり、個人用端末の場合は内部不正のおそれがあったりするので、こうしたデメリットには注意しましょう。
共有して使うなら「クラウドにデータを保存するタイプ」
社内で名刺データを共有したい場合やSFAなどのシステムと連携したいときは、クラウド上に保存するタイプを選択しましょう。端末に名刺データが残らないため、端末の容量を圧迫することはなく、故障による影響もありません。また、クラウド環境のセキュリティ対策がされていればサイバー攻撃のリスクが低く、データの紛失やハッキングの心配がないので、端末上でデータを管理するより比較的安全である点もメリットです。
デメリットとしては、ネット環境がなくては利用できないことが挙げられます。
管理できる名刺の枚数を確認する
名刺管理アプリによっては、管理できる名刺の枚数に制限があります。これは無料の名刺管理アプリによく見られます。すべての名刺を管理できず、すぐに有料版にアップグレードしたというケースは珍しくありません。
利用規模が大きい、または外回りが多い社員の場合は、名刺管理アプリで管理できる名刺の枚数を事前に確認しておきましょう。名刺管理をするために稟議を申請して予算があるのであれば、制限のない有料アプリが望ましいです。
有料の名刺管理アプリの大半は、法人・ビジネス向けにリリースされています。管理できる名刺の枚数が多いうえ、個人向けアプリにはない人脈管理や商談管理などの付帯機能も充実しています。
セキュリティを確認する
無料名刺管理アプリの場合は情報漏洩対策がとられていないことがあるため、注意しなければなりません。悪質なものだと、名刺データだけでなく、スマホ内に保存してあるさまざまなデータも抜き取られてしまいます。名刺管理アプリをインストールする際、スマホ内部のデータへアクセス要求がされる場合は要注意です。
まずは名刺管理アプリの提供元が信頼できることを確認すると良いでしょう。プライバシーマークを取得しているか、データの暗号化やアクセス制限がされているかなどをチェックしてください。また、端末に保存するタイプの場合は、端末自体のセキュリティ対策を見直しておくと安全です。
無料の名刺管理アプリに関しては以下の記事で詳しく解説しています。気になる方はご覧ください。
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参考：プライバシーマーク制度｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会
【オフラインで使える】名刺管理アプリ
一般的に名刺管理アプリはオンラインで使うものが多いですが、オフラインで使えるものだけをピックアップして紹介します。
Sansan株式会社が提供する「Eight 企業向けプレミアム」は、個人向け名刺管理アプリ「Eight」の法人向けサービスです。名刺データをCSV形式で一括ダウンロードでき、登録済の名刺テキストデータのみオフラインで閲覧可能です。管理できる名刺の数は無制限で、名刺の表裏に書かれたすべての情報を登録できます。
CAMCARD BUSINESS
ワウテック株式会社が提供する有料の名刺管理アプリです。外部サービスとの連携ができ、名刺データのスキャンと登録はオフラインでも可能です。名刺はスマホで撮影し、５秒でデータ化されます。名刺の登録枚数は無制限で、簡易的なSFA機能も搭載しているので営業社員向けといえるでしょう。
メイシー
株式会社もぐらが提供する有料の名刺管理アプリです。スキャンした名刺データをスマホに保存し、オフラインで閲覧できます。出張スキャンサービスが特徴的です。管理できる名刺の枚数は最大2,500枚で、それ以上になると別途追加料金が必要です。
Wantedly People
ウォンテッドリー株式会社が提供する無料の名刺管理アプリです。名刺データをCSVで保存でき、テキストデータ化された名刺のみオフラインで閲覧できます。最大10枚の名刺を同時に読み込めるうえ、検索や共有機能など無制限で使えるのが特徴です。
Evernote
Evernoteが提供する無料の文書スキャナアプリです。名刺管理専用のアプリでありませんが、オフラインでもスキャンした名刺データを端末に保存できます。Salesforceなどと連携できるので、より利便性が上がるでしょう。
【クラウドで使える】名刺管理アプリ
つづいて、クラウド上で名刺管理ができるアプリを厳選して紹介します。
Sansan の比較ポイント
- 名刺管理の市場シェア84％・利用企業は業種、規模問わず7,000社
- 名刺をスキャンするだけ。最高精度99.9%でデータ化
- マルチデバイスで人脈をフル活用。営業を強くする「AI名刺管理」
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、7,000社で導入された実績がある法人向けクラウド名刺管理サービスです。名刺はAIと手入力で正確にデータ化され、クラウド上で管理します。管理できる名刺の枚数は無制限です。SFAやCRMなどと連携できるので、名刺データを営業に活かしやすいでしょう。
Knowledge Suite の比較ポイント
- 名刺管理と顧客台帳が連携！手入力なしで顧客情報が最新に更新！
- 簡単3ステップで取込み完了！有益な顧客データを蓄積・管理！
- エラー文字のみ国内オペレーターの目視補正で極めて安心、安全！
「Knowledge Suite」はナレッジスイート株式会社が提供するクラウド型SFA/CRMで、名刺はOCRとオペレーターによってデータ化され、クラウド上に集約されます。なお、料金プランはデータ蓄積量による課金制です。名刺管理機能以外に、営業支援やワークフローなどの機能がオールインワンになった製品です。
ｅセールスマネージャーRemix Cloud の比較ポイント
- 案件進捗や営業の活動状況を直感的に把握
- モバイルで簡単シングルインプットした情報がマルチアウトプット
- 95％の定着率と5,000社超の導入実績
ソフトブレーン株式会社の「ｅセールスマネージャーRemix Cloud」は、クラウド型CRM/SFAです。営業情報のほか名刺データを登録でき、名刺管理や人脈管理などが可能です。5,000社以上の導入実績があり、カスタマイズや運用支援などのサポートが充実している点が魅力でしょう。
SmartVisca の比較ポイント
- 正確な名刺データをSalesforceに蓄積・管理
- 名刺専用サーバが必要なく、安心のセキュリティ
- Salesforceのコンサルティングパートナーが開発
株式会社サンブリッジの「SmartVisca」は、Salesforceユーザー向けのクラウド型名刺管理ツールです。Salesforceとの連携に特化しており、名刺データがSalesforce内に蓄積されます。SSL／TLSでデータは暗号化され、セキュリティも安心でしょう。また、Sales Cloudを導入していれば、商談やコンタクトの履歴との連携も可能です。
ホットプロファイル の比較ポイント
- 名刺を取り込むだけで、営業の生産性が飛躍的にアップ！
- かんたん操作で誰でもオンライン名刺交換が可能！
- 買う見込みの高いHOTなお客様が見つかります。
株式会社ハンモックが提供する「ホットプロファイル」はクラウド型の営業支援ツールです。名刺をスキャンするとオペレーターが手入力でデータ化し、それらはすべてクラウド上で管理されます。管理できる名刺の枚数に制限はありません。営業支援機能が豊富で、名刺データから組織図を自動作成できる機能は特徴的です。
「名刺de商売繁盛」はヤマトシステム開発株式会社が提供するクラウド名刺管理ソフトで、オペレーターによる名刺データ化サービスがあり、クラウド上でデータを管理します。OCRでデータ化し、自身でデータ補正することも可能です。なお、管理する名刺が20万枚ごとに月3,000円が課金されますが、ユーザー数は無制限です。
myBridge
LINE株式会社が提供する無料の名刺管理アプリです。アプリで撮影した名刺データはクラウド上で管理されます。枚数無制限で管理ができます。LINEと連携し、トーク上で名刺データの共有も可能です。
名刺ファイリングCLOUD
株式会社NTTデータNJKが提供する無料の名刺管理サービスです。クラウド上で名刺データを管理し、名刺のデータ化はスマホで撮影するだけで完了します。管理できる枚数は100枚で、それ以上になると有料になります。
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名刺管理アプリの基本的な使い方
名刺管理アプリの使い方は簡単です。まず、名刺管理アプリをパソコンやスマホにインストールします。インストールした名刺管理アプリを起動し、スマホのカメラやパソコンに接続してあるスキャナで名刺を読み込めば、名刺がデータ化されます。
名刺交換をした後にすぐ読み込んだ方がリアルタイムで情報共有しやすく、スマホでアプリを利用するのが昨今のトレンドです。また、新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、直接会って名刺交換ができない場面も増えたため、電子名刺交換ができる製品も人気があります。一般的に、名刺をQRコード化して相手が読み取る仕組みのものが多いです。
名刺管理アプリを導入して情報の有効活用を！
オフラインで使うなら「端末にデータを保存するタイプ」、共有して使うなら「クラウドにデータを保存するタイプ」を選択すると良いでしょう。そのほか、管理できる名刺の枚数やセキュリティを確認して、さまざまな製品を比較してみましょう。最適な名刺管理アプリを見つけて、名刺を営業活動に活かし、ビジネスチャンスを掴みましょう。
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