クラウド型名刺管理のメリット・デメリット
名刺管理システムであるクラウド型名刺管理には、メリットもあればデメリットも存在します。ここではクラウド型名刺管理のメリットとデメリットについて、一つずつ解説していきます。
クラウド型名刺管理のメリット
クラウド型名刺管理には、大きく三つのメリットが存在しています。一つめは、導入に初期費用がかからないこと。二つめは、素早く活用可能なこと。三つめは、外からでも名刺データにアクセスできることです。それではこれらのメリットについて、それぞれ詳しく確認していきましょう。
初期費用がかからない
クラウド型名刺管理では、初期費用がかかりません。これはクラウド型の場合、既に存在するインターネット上の仮想サーバを利用するためです。自社でサーバを用意して名刺管理を行う場合は、サーバの購入費用が初期費用として必要です。また、サーバの構築や保守を行う担当者を付ける必要もあるため、人件費もかかります。こうした初期費用がかからないことは、クラウド型名刺管理を利用する明確なメリットでしょう。
素早く活用可能
素早く導入を行い活用ができることも、クラウド型名刺管理のメリットの一つです。自社でサーバを構築し名刺管理を行う場合は、導入までに準備期間が必要となります。サーバ構築は短期間で済むこともありますが、場合によっては数ヶ月の期間を要することもあります。クラウド型名刺管理であれば、そうした準備期間は必要なく、すぐに名刺管理サービスを利用することができます。
外からでもアクセス可能
クラウド型名刺管理を利用する場合、インターネットに接続できる環境があれば、外からでもアクセスができます。場所を選ばず、いつでもアクセスできることは、クラウド型の大きなメリットです。自社にサーバを置く場合は、限られた社内のネットワークでデータを管理します。このため、基本的に外部からのアクセスはできません。VPN接続などを利用して外部アクセスを可能にすることもできますが、そのためにはセキュリティ面の対策など多くの準備を要します。
クラウド型名刺管理のデメリット
クラウド型名刺管理には、大きく二つのデメリットが存在していると考えられます。
一つは、セキュリティ面でのリスクが存在すること。もう一つは、自社に合わせた機能にカスタマイズしにくいということです。ここではこれらの二つのデメリットについて、詳しく確認していきます。
セキュリティ面のリスク
クラウド型名刺管理を利用する場合のデメリットとしては、まずセキリティ面でのリスクが挙げられます。クラウド型名刺管理はインターネットに接続さえできれば、どこからでも場所を選ばずアクセスができます。しかしこれは裏を返せば、第三者からアクセスされてしまう可能性も高いということに繋がります。
具体的な想定例としては、外部からアクセスした際、悪意のある第三者がその通信を傍受し、名刺データの流出に繋がる…といったことが想定されます。これを防ぐためには、通信の際に高度な暗号化をかけるなど、セキュリティ面の強化が必要です。
自社に合わせた機能にカスタマイズしにくい
もう一つのデメリットとしては、自社に合わせた機能にカスタマイズしにくいことが挙げられます。これは、既に用意されている仮想サーバを利用するためです。例えば、一ヶ月の内に特定のタイミングでのみ名刺を登録する枚数が膨大になるため、そのタイミングに合わせてサーバの処理速度を上げたいとします。
自社で用意したサーバであれば、自社の都合に合わせてカスタマイズを行えば対応できます。しかしクラウド型の場合は、仮想サーバを自社の都合に合わせてカスタマイズするということは基本的にできないため、対応は困難です。
名刺管理クラウドの比較ポイント
クラウド型名刺管理はさまざまなサービスが存在しているため、それぞれの特徴を比較して、自社にあったサービスを選択しなくてはいけません。ここではクラウド型名刺管理を選ぶ際の比較すべきポイントについて、解説していきます。
ユーザー数や管理枚数によるコストの違い
まず比較すべきなのは、各サービスにおけるコストの違いです。クラウド型名刺管理を利用する場合、どれくらいの人数で利用し、どれくらいの枚数を管理するのかによって、必要な費用が異なります。導入を検討しているサービスにどれくらいの費用がかかるかは、事前に確認を行いましょう。
既存のシステムと連携できるかどうか
既存システムと連携が行えるかどうかも比較のポイントとしては重要です。例えば顧客情報について、担当者が社内データベースやエクセルに纏めている会社は少なくありません。この情報と、名刺から得られる情報を連携できなければ、単なる二度手間となってしまうこともありえます。このため既存システムと連携できるかは、重要なチェックポイントの一つです。
名刺データの取り込み方
どのように名刺をデータとして取り込むのかも、重要な比較ポイントの一つです。スマートフォンのカメラで撮影し、取り込めるサービスは多いですが、専用スキャナを利用して取り込むものもあります。また、単なる画像データとして登録されるだけなのか、それとも文字まで読み取って情報を細分化してくれるのか、といった点も異なります。自社の利用目的に適した、データの取り込み方を行っているサービスを選ぶようにしましょう。
クラウド型名刺管理ツールをご紹介
ここでは編集部おすすめのクラウド型名刺管理サービスを五つご紹介していきます。
それぞれに特徴があるため、自社の利用目的と合致するサービスを選ぶようにしましょう。
ITトレンド編集部がオススメするクラウド型名刺管理ツール5選
スマートフォンアプリでの撮影やスキャンして取り込んだ名刺を、担当のオペレーターが目視で入力しデータ化してくれるサービスです。組織ツリーを自動で見える化し、社内外のつながりを整理しやすく、また登録情報に関する人事異動ニュースの取得機能もあるので営業活動をスムーズにします。その他、見込み客の管理や営業報告機能もあり、名刺管理だけでなく、貴社の営業支援までをサポートします。料金は、名刺管理のみの基本パックで月額3,000円~。営業支援機能をプラスしたSFAパックで月額4,500円~です。その他、来訪企業や個人の解析ができる機能を35,000円でオプション追加できます。
スキャンして取り込むだけで、名刺を簡単にデータ化できる管理システムです。取り込んだデータはWebフォームやCSV出力、配送サービスやアドレス帳などと連携ができ、効率よく営業活動に活かせます。また、社内での共有もでき、クリック一つで人物情報はもちろん、誰がいつ交換した名刺なのかも簡単に確認することができ、社内の情報共有にも活躍します。料金は、専用のスキャナ1台あたり月額10,000円、月額利用料金は１社あたり50,000円~。初期費用が月額利用料金の12か月分となっています。
取り込んだ名刺を管理するだけでなく、顧客管理、リード育成までを一括で行えるシステムです。名刺はスキャンして取り込み、それをもとに国内のオペレーターがデータ化を実施するので、早くて正確なデータ化が可能です。3,000枚までの名刺であれば最短翌日データ化が可能。スピーディーに営業に反映させることができます。手書きメモもデジタル化可能で、相手の特徴や交換した日付を残しておくこともできます。料金は初期設定料30,000円。月額利用料金は25,000円~です。
スキャナーで取り込み、データ化した企業内の名刺情報をサーバーで一括で管理共有できるシステムです。閲覧はPCやスマートフォンからも可能。また、マップ、メール、Skypeなどの外部アプリケーションとの連携もできるので、営業の外出先でも会社情報の確認、電車経路の確認などにも活用できます。名刺データはコピー、CSV取り込み機能があるので異動等での引継ぎ時にも簡単に自分のデータ共有ができます。料金は5IDで初期費用10,000円、月額利用料25,000円。その他、オプションの申し込みでIDの追加が可能です。
スマートフォンまたはスキャナーで取り込みしたデータを数分でデジタル化できます。取り込んだデータは国内の大手IDCで運用しており、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。スケジュール管理やファイル共有、顧客情報、営業報告機能がオールインワンで搭載されており、営業
活動におけるPDCAサイクルの高速化をサポートします。料金は１社あたり月額50,000円~。ストレージ容量5GBとなっていますので、容量の追加には別途料金が必要です。
導入前に大切なこと
クラウド型名刺管理を導入する場合、その前に確認しておくべきことが三つあります。
ここでは三つの導入前に大切なことについて、ご紹介していきます。
名刺管理のルールを決めておこう
クラウド型名刺管理を導入するにあたっては、事前に管理のルールを決めておくことが大切です。実際に運用を行うことができるか。運用するためには、どんなルールを定めれば可能か。そうした検討を行っておくことで、スムーズにサービスを活用できます。何もルールを定めなかった結果、活用までの手順が煩雑になれば、余計な手間ばかりがかかり業務に支障をきたすことも想定されます。
名刺データの読み取り精度を確認しよう
クラウド型名刺管理は、サービスによってデータ登録の際の読み取り精度が異なります。手入力で登録するサービスの場合、精度は高いものの入力時間は多く必要です。カメラで画像として取り込み、そのまま登録するものであれば時間はかかりませんが、文字データとしての活用はできません。
名刺の文字情報を自動で読み取るORC機能があるものであれば、手入力より短い時間で済みますが、やはりその精度はサービスによって違います。自社にとって必要なだけの読み取り精度を持つサービスを選択できるよう、導入前に確認は済ませておきましょう。
管理した名刺データがどのような営業戦略になるかを考えよう
クラウド型名刺管理を導入しても、ビジネスに役立てる方法が考えられていなければ、単なるデータ共有サービスとなってしまいます。例えば、異なる部署の名刺データを共有できるようになれば、その部署だけではリーチできなかった相手へ営業活動を行うことができるようになります。上手くいけば商談まで繋がり、新たなビジネスチャンスを生むことにもなるでしょう。
このようにクラウド型名刺管理の導入によって可視化される人脈を使い、そうした営業アプローチの多角化を図るなど、営業戦略を事前に考えておくことも大切です。
まとめ
クラウド型名刺管理は活用方法を工夫することによって、営業の効率化を図ったり、新たな営業戦略を立てることも可能です。自社がどのように活用するかによって適したサービスも異なるため、それぞれの特徴を比較し、ベストなサービスを選ぶようにしましょう。
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