クラウド型名刺管理ソフト5選！比較ポイントもあわせて解説

ITトレンドおすすめ！クラウド型名刺管理ソフト・アプリ５選

まずはITトレンド編集部がおすすめするクラウド型名刺管理ソフト・アプリを５つご紹介します。

Sansan株式会社が提供しています。名刺をスマホで撮影するだけで取り込めます。名刺情報はCSVでまとめてダウンロードが可能です。また、社内の人脈を閲覧でき、仲介を依頼するメッセージをシステム上で送れます。閲覧制限すればセキュリティが強化されます。

Sansan

Sansan株式会社

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Sansan の比較ポイント

• 名刺管理の市場シェア84％・利用企業は業種、規模問わず7,000社
• 名刺をスキャンするだけ。最高精度99.9%でデータ化
• マルチデバイスで人脈をフル活用。営業を強くする「AI名刺管理」

Sansan株式会社が提供しています。名刺をスキャンするだけで高精度な取り込みが可能です。取り込んだ名刺情報はWebフォームやCSV出力、配送サービスやアドレス帳などと連携します。また、ワンクリックで人物の基本情報はもちろん、誰がいつ交換した名刺なのか確認できます。

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ホットプロファイル

株式会社ハンモック

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ホットプロファイル の比較ポイント

• 名刺スキャンでかんたんデータ化。人手でほぼ100％の高精度
• 名刺だけでなくお客様に関するあらゆる情報を集約管理
• 使い勝手のいいスマホアプリで働き方改革を実現

株式会社ハンモックが提供しています。名刺をスキャナやスマホアプリでスキャンするだけで、オペレーターが目視で入力しデータ化してくれます。集約した名刺から組織ツリーを自動で見える化したり、点在している顧客情報を１画面でまとめられます。見込み客の管理や営業報告機能もあるため営業活動も支援してくれるでしょう。

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Knowledge Suite

ナレッジスイート株式会社

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Knowledge Suite の比較ポイント

• 名刺管理と顧客台帳が連携！手入力なしで顧客情報が最新に更新！
• 簡単3ステップで取込み完了！有益な顧客データを蓄積・管理！
• エラー文字のみ国内オペレーターの目視補正で極めて安心、安全！

ナレッジスイート株式会社が提供しています。名刺の取り込みはスマホアプリまたはスキャナーでスキャンするだけで完了します。OCR機能で読み込めなかった場合はオペレータが目視で修正してくれます。国内の大手IDCで運用しており、セキュリティ面でも安心です。SFAやグループウェアとの連携機能も搭載しています。

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株式会社 Phone Appliが提供しています。Web電話帳サービスですが機能の一部として、名刺管理が可能です。スマホで名刺を撮影するだけで取り込みは完了します。閲覧範囲を設定し、セキュリティを強化できます。さまざまなアプリケーションとの連携も可能です。

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おさらい！クラウド型名刺管理ソフトのメリット・デメリット

ここで、一般的なクラウド型名刺管理ソフトのメリットとデメリットをおさらいしておきましょう。自社にとってクラウド型が適しているのか確認してみてください。

メリット：初期費用が抑えられ、導入・運用が簡単

クラウド型名刺管理は、初期費用がほとんどかかりません。既に構築されている仮想サーバを利用するからです。また、保守管理もベンダーへ任せられるため、導入して運用するまでの準備が不要になります。

なお、オンプレミス型の場合は、自社でサーバを用意しなければならず、初期費用がかかります。加えて、サーバ構築や保守も自社で行うため、相応のスキルがある人材が求められ、人件費もかかるでしょう。手軽に利用したい場合はクラウド型名刺管理ソフトを選択しましょう。

デメリット：セキュリティ面でリスクがあり、拡張性が低い

クラウド型名刺管理ソフトはインターネットに接続すれば、社内のPC以外からもアクセスできます。しかし裏を返せば、部外者もアクセスできる可能性があるのです。悪意のある第三者が通信を傍受して名刺情報を盗む、といったことも想定されます。これを防ぐためには、通信を暗号化したりアクセス制限したり、セキュリティの強化は必要です。

また、既存の仮想サーバを利用するため、カスタマイズしにくいこともデメリットとして挙げられます。自社の環境変化に合わせて、サーバの処理速度を上げたり、機能を拡張したりということは難しいでしょう。事前にある程度、利用規模や必要な機能を想定し、カスタマイズしなくても運用できるソフトを選ぶと良いでしょう。

必見！クラウド型名刺管理ソフトの比較ポイント

クラウド型名刺管理ソフトの種類は豊富で、製品によって特徴が異なります。自社に最適なソフトを選択するため、比較する際に注目すべきポイントを見ていきましょう。

名刺の取り込みが簡単か

名刺をデータ化してソフトに取り込むことで一元管理されますが、その取り込み方に注目しましょう。

ほとんどの名刺管理ソフトにはOCR機能が搭載され、スマートフォンやスキャナで名刺を撮影するだけで取り込めます。OCR機能とは、画像化された名刺の文字情報を自動で読み取る機能のことで、手入力せずに名刺をデータ化できます。ただし、文字を正しく読み込めないことがあり、目視でデータ化された名刺情報を確認しなければなりません。

この確認作業が面倒な場合は、ベンダーに委託しましょう。クラウド型名刺管理ソフトの中には、そのようなサービスが付いていることがあります。ベンダー側のオペレーターが正しくデータ化されたか目視で確認してくれます。名刺の枚数が多い場合は、このサービスの利用も検討してみてましょう。

運用コストは妥当か

クラウド型名刺管理ソフトは比較的安価で導入できますが、どのくらいの人数で利用し、どれくらいの枚数の名刺を管理するのかによって運用コストに差があります。初期費用だけで選択せず、運用を継続した場合にどのくらいコストがかかるのかを計算しましょう。

また、オプションサービスを付ける際はその費用も含めて、月額・年額を確認しておくことをおすすめします。必要なサービスが揃っている名刺管理ソフトを選択して、コストを抑えましょう。

既存のシステムと連携できるか

名刺や顧客情報を社内データベースやエクセルにまとめている会社は少なくありません。社内データベースやエクセルと、名刺管理ソフトを連携できなければ、データ移行ができず二度手間となってしまう可能性も考えられます。そのため既存システムと連携できることを確認しましょう。SFAやCRMなどの営業に欠かせないシステムとも連携できると便利です。

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失敗を防ぐ！クラウド型名刺管理ソフト導入時のポイント

まず、名刺情報を何に活かすか決めておきましょう。クラウド型名刺管理ソフトを導入しても、ビジネスに役立てるための戦略が考えられていなければ、単に名刺情報を保管しているだけになってしまいます。「クラウド型名刺管理ソフトによって別部署の名刺情報も共有し、これまでリーチできなかった相手にも営業をかけてビジネスチャンスを広げる」というように、導入目的を明確にしましょう。

加えて、クラウド型名刺管理ソフトの運用ルールを決めておくとスムーズでしょう。たとえば名刺情報を登録する際は、企業別に分けるのか、役職別に分けるのか、ルールを統一します。何もルールがない状態では適切に名刺管理ができず、余計な手間がかかり業務に支障をきたすことも想定されます。細かく運用ルールを設定し、利用する社員へ共有してください。

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自社に最適なクラウド型名刺管理ソフトを導入しよう

クラウド型名刺管理ソフトは製品ごとに特徴が異なるため、よく比較検討し、自社にとってベストなものを選びましょう。選び方は以下のとおりです。

• ●名刺の取り込みが簡単か
• ●運用コストは妥当か
• ●既存のシステムと連携できるか

クラウド型名刺管理ソフトを導入して、営業の幅を広げ、新たなビジネスチャンスを掴みましょう。