名刺管理システムで解決できる課題と導入メリット
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ビジネスの場で欠かせない名刺。しかし、名刺交換をした後の管理をどうするか、個人の裁量に任せているケースが少なくありません。重要な顧客情報を、企業として管理・活用できていないのが現状です。
今回ご紹介する名刺管理システムは、紙の名刺をデータ化し、企業や部署単位で一元管理できるシステムです。名刺管理システムを導入することで、企業の抱えるどのような課題を解決できるのかを詳しく解説します。
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名刺管理の6つの課題
社員が企業と交わす名刺は、企業の資産となります。顧客管理するためだけでなく、新規顧客獲得のための営業や見込み客へのアプローチなど幅広く活用することができます。しかし、大量になりがちな名刺を管理する上で、下記のような課題に直面します。
- 大量の名刺を目で見て探すのが面倒
- パソコンで1枚ずつ入力しているものの、すべて入力しきれていない。
- 手元にある名刺は、同じ担当者で複数枚ある場合がある。
部署変更などで複数の名刺があってどれが最新かわからない。 - 名刺は個人で管理している。
時折、新規獲得のための営業先としてバッティングすることがある。 - 外出先で確認できるのは、たまたま持ち合わせている名刺のみ。
帰社してからでないと確認できない。 - 名刺を企業の資産として活用できていない。
社員が退職すると、その社員が交わした名刺データも消滅するのが現状。
このような名刺管理上の課題を解決する方法の1つが、名刺管理システムの導入です。
下記でご紹介する6つのメリットを持つ名刺管理システムは、これらの課題を解決し、名刺を会社の資産として活用するためのソリューションです。
名刺管理システムの6つのメリット
メリット１．検索ができることで面倒な名刺整理は不要に
紙の名刺管理では、企業名や名前順に整理しておくことで、必要なときに探し出すことができます。逆に、整理をしておかないと見つけだすことは困難です。
名刺管理システムでは、それぞれの名刺をデータとして管理できるため、企業名や名前、部署名などで自由に検索することが可能です。紙の名刺を1枚ずつ探し出す手間はなくなり、管理画面上で即座に目当ての名刺を探し出せます。
メリット２．OCR機能で入力の手間がなくなる
名刺管理システムでは、紙の名刺をデータ化するためにOCR機能を使用し、簡単に入力できます。OCRとは、光学文字認識機能で、スマートフォンなどで撮影するだけでデータ化できる機能です。文字を1つずつ入力する負担はなくなり、手間をかけずに名刺管理を行うことが可能です。
また、OCRで正しく認識されないケースのために、オプションとして入力代行サービスを請け負っている名刺管理システムもあります。
メリット３．複数の同一名刺は名寄せされ、常に最新の状態を維持
部署や電話番号、住所、肩書きなどの変更により、顧客から再度名刺を受取るケースはしばしばあります。 名刺管理システムでは、名寄せ機能があるため、1人に対し複数のデータが存在するという状況を回避できます。名刺管理において常に最新の状態を維持しておくことは重要ですが、名刺管理システムを導入するとこれを実現できるのです。
メリット４．グループ管理できるためチーム・部署単位で共有できる
営業部をはじめ、顧客との接点を多く持つ部署では、顧客の名刺情報を複数の社員で共有するのが理想です。 名刺管理システムは、個人として管理するだけでなく、複数のメンバーで共有することができることもメリットです。社内全体や部署単位で情報を共有することにより、新規獲得のための営業先がバッティングしてしまうことを防いだり、既存顧客との取引を複数メンバーで対応できるなどが可能となります。
メリット５．スマホやタブレットなどで外出先からも参照できる
外出先から名刺を参照したい場合、名刺管理システムを導入していると、オフィスに戻らずともスマートフォンやタブレットでその場で検索することができます。 名刺管理システムのマルチデバイス対応により、名刺をさらに活用し、売上や顧客満足度の底上げに役立ちます。
メリット６．社員が退職や異動しても名刺データは残存
社員が退職、移動することに伴い、名刺や顧客情報が社員とともに消滅してしまうことがあります。 名刺管理システムは、名刺の情報をデータ化し一元管理できるため、企業の資産を作り上げる役割を果たします。社員の退職や異動によって情報が消滅することはなくなり、また、担当の業務引き継ぎもスムーズになります。
顧客情報をさらに活用する名刺管理システム導入
ビジネスの場で欠かせない名刺交換は、自分の顔となる名刺を交換する重要な行為です。ところが、顧客から受け取った大切な名刺を活用できていないことで悩んでいる企業も少なくありません。
名刺を紙切れで終わらせるかどうかは、名刺管理システムを導入するかどうかが決め手です。名刺を活用し、さらなる売上・顧客満足度の向上を高めるために、名刺管理システムの導入をご検討ください。
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| 7月23日(月) 更新 | |
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