名刺管理ソフトで解決できる課題と導入メリット

名刺管理でよくある課題

まずは、名刺管理においてよくある課題をご紹介します。自身にあてはまっていないか確認していきましょう。

名刺が大量で管理が煩雑になっている

ビジネスにおいて名刺交換は頻繁に行われます。いつの間にか大量の名刺が溜まっていた、という経験はありませんか。デスクの引き出しに溜めこんでいたり、輪ゴムでまとめていたりすると、必要なときに必要な名刺を取り出せません。名刺の量が多いほど探すのに時間がかかってしまいます。

今は、名刺を電子化して整理する企業も増えていますが、大量の名刺を１枚１枚データ化していくのは非常に面倒な作業です。特に、日々の業務が忙しい場合、データ化する時間を割くのは難しく、後回しになっているのが現状でしょう。

同じ名刺が複数枚ある

部署内で名刺を一元管理している場合、同じ部署の社員が同一の名刺を持っていたら、名寄せしなければなりません。しかし、それができていないケースはよくあります。また、部署異動や昇格する度に名刺は変わります。その都度、古い名刺を処分して更新していかないと、どれが最新のものわからなくなってしまうでしょう。

名寄せをしていなければ、営業バッティングのおそれもあります。営業バッティングとは、同じ相手に自社の複数の社員がアプローチしてしまうことを指します。相手は何度も同じ営業をされて迷惑と思うでしょうし、こちらも営業効率が悪くなってしまい、双方にメリットはありません。

名刺を個人で管理している

名刺交換をした後の管理をどうするか、個人の裁量に任せているケースは少なくありません。これでは名刺の管理方法に個人差が生じるうえ、社内で名刺情報が共有されないのです。

社員が退職すると、その社員が交わした名刺情報は社内に蓄積されず、外部に流出する可能性もあるでしょう。また、交換した名刺を出先で紛失するリスクがあるなど、セキュリティ面でも不安が残ります。

名刺を保管しただけになっている

一見、名刺をきれいに整理されていても、企業の資産として活用できていなければ意味がないのです。名刺をもらった日付や相手の特徴がわかっていればアプローチしやすいですが、単に名刺をファイリングしているだけでは、いつもらったか、相手がどんな人だったかわかりません。

また、営業に活かす仕組みがない、というのも課題の１つです。名刺情報を必要としているのは、主に営業担当の社員です。営業は外回りが多く、社内にいる時間の方が少ないにも関わらず、社内でしか名刺情報を見られないようでは不便でしょう。

名刺管理ソフトのメリット

これらの課題を解決する方法の１つが、名刺管理ソフトです。名刺管理ソフトを導入すると何が可能になるのでしょうか。５つのメリットをご紹介します。

１．OCR機能でデータ化の手間がなくなる

名刺管理ソフトにはOCR機能が搭載されていて、紙の名刺を簡単にデータ化できます。OCRとは光学文字認識機能のことで、スマートフォンなどで名刺を撮影するだけでデータ化できる機能です。名刺に記載されている文字を１つずつ入力して転記する必要はなく、手間をかけずに名刺の一元管理を行えます。

また、OCRで正しく名刺の文字が認識されない場合もあるため、オプションとして入力代行サービスを請け負っている名刺管理ソフトもあります。

２．検索機能で名刺情報が探しやすくなる

ソフト上で名刺情報を一元管理すると、検索機能が使えるようになります。企業名や名前、部署名など、条件を自由に変えて検索することが可能です。紙の名刺を１枚ずつ見て探し出す手間はなくなり、管理画面上で即座に目当ての名刺を探し出せます。

３．名寄せ機能で最新の状態を維持できる

名刺管理ソフトの名寄せ機能によって、複数の同一データが存在するという状況を回避できます。名刺を取り込んでデータ化する度に、ソフト上に同一データがないか自動で判別されます。同一データがあった場合は統合されるうえ、古い情報に上書きされるため、最新の状態になります。

４．名刺情報を社内で共有できる

名刺管理ソフトは社内にある名刺情報を一元管理するため、複数の社員で情報共有が可能です。社内全体や部署単位で情報共有することにより、新規獲得のための営業先がバッティングしてしまうことを防いだり、既存顧客との取引を複数メンバーで対応したりできます。さらに、社員の退職や異動があっても名情報はソフト上に蓄積されたままです。業務の引継ぎなどもスムーズになるでしょう。

５．スマホやタブレットなどで外出先からも参照できる

名刺管理ソフトを導入していると、オフィスに戻らずともスマートフォンやタブレットを使えばその場で名刺情報を確認できます。マルチデバイス対応により、名刺情報が活用しやすくなり、売上や顧客満足度の底上げに役立つでしょう。

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課題解決のために名刺管理ソフトの導入を！

名刺管理をするにあたって、よくある課題を把握しておくと適切に対処できるでしょう。よくある課題として以下が挙げられます。

• ●名刺が大量で管理が煩雑になっている
• ●同じ名刺が複数枚ある
• ●名刺を個人で管理している
• ●名刺を保管しただけになっている

これらの課題を解決するには名刺管理ソフトの導入がおすすめです。名刺を単なる紙切れにせず、有効活用しましょう。

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