名刺管理とは？無料ツールと有料ツールの違いを比較

名刺管理ソフトおさらい

まずは、名刺情報を一元管理できる名刺管理ソフトについて、簡単におさらいしておきましょう。

名刺管理の基本

名刺管理とは、社内に散在してしまっている名刺を集約し、一元的に管理することです。例えば営業現場や各種イベント・展示会などで名刺交換をする方も多くいらっしゃるでしょうが、普段は各担当者が個人で保管していることが多いでしょう。そうすると、自社内で別の担当が同じ顧客にアプローチしたり、過去の取引状況を鑑みずに営業してしまうことが考えられます。

また、一度展示会で名刺交換した方でもその後アプローチをせずに放置するなど、営業機会の損失にもつながりかねません。社内の名刺を一元管理することによって、顧客データベースを作成できたり、新規営業リストとして活用するなどの使い方ができるのです。

名刺管理を法人でおこなうメリット

それでは、名刺管理をおこなうことによって、どのようなメリットを受けることができるのでしょうか。ここでは、主なメリットを3つご紹介します。

名刺データの重複を防げる

名刺データを一元管理することによって、データの重複を防ぐことができます。自社の顧客リストや新規アプローチ先がどれくらいあるのか、把握しやすくなります。

人脈を容易に可視化できる

名刺を個人管理している状態では、それぞれの社員が個別に築いてきた人脈を社内で有効活用することは難しいでしょう。とくに規模が大きい会社においては、別部署の担当者が誰と面識があるか、把握することは非常に困難といえます。名刺管理をおこなうことで、各従業員の人脈を可視化させることができます。新規アプローチ先の顧客が過去社内の別担当者とやり取りしていたことが分かれば、当時の状況や提案内容などを共有したうえで営業活動に臨むことができるでしょう。

過去の提案を踏まえ、よりサービスをブラッシュアップして営業活動に臨むことで、より顧客のニーズにマッチしたサービスを提供できることにつながることもあります。

顧客データの記録や更新がスムーズに

属人的な名刺管理では、名刺交換した時点で顧客情報のアップデートが止まってしまう可能性もあります。別部署の担当者が最近打ち合わせを行ったところ、部署異動していたということもあるでしょう。

名刺管理をおこなうことで、社内にある顧客データは名刺交換がされる度にアップデートされ、常に全社員が最新の情報を把握できます。

無料アプリと有料ソフトの違い

名刺管理ソフトにはスマートフォンのアプリで名刺管理できるものもあり、その中には無料のものも存在します。一方、サービス提供会社より有料で提供されている製品もあります。これらの違いはどこにあるのでしょうか。

無料アプリ

スマートフォン向けに提供されている名刺管理アプリには、無料のものもあります。これらのアプリは個人の名刺管理レベルから手軽に使い始められる点がメリットといえるでしょう。しかし、データ化の精度や社内共有の仕組みなどは機能が制限されており、有料版と比較すると機能が劣って見えることもあります。また、セキュリティ面からも不安が残る製品もあるかもしれません。

有料ソフト

有料の名刺管理ソフトでは、無料のソフトに比べて文字認識の精度が高いものが多いようです。それにより、人間の目によるチェック工数も無料ツールに比べて軽減されることが多いと考えられます。さらに、全社員に向けた共有なども簡単におこなえるため、名刺管理を行うメリットをより大きく感じることができるでしょう。

名刺管理ソフト導入前の注意点

名刺管理ソフトを導入することによるメリットは多くありますが、導入前に気を付けたいポイントもあります。事前に検討しておかないと、思ったよりも工数削減につながらなかったり、活用しきれないなどのリスクがあるためです。

ここでは、導入前に注意したい点について、ご紹介します。

名刺読み取りの精度を確認しよう

名刺読み取りの精度は、工数削減に多大な影響を与えます。もしも読み取りの精度が100%近いものであれば、チェック・修正の工数がほぼ発生しないでしょう。精度が悪ければ、その分手直しの必要が多くなります。

名刺管理ソフトの中には、提供会社のスタッフが、読み取った名刺データを確認し、必要に応じて修正してくれるサービスがついているものもあります。自社でのチェック・修正の工数が取れない場合は、そのようなサービスがついている名刺管理ソフトを選定することをお勧めします。

名刺データをどのように活用するか明確にしておこう

各個人が持っている名刺をデータ化しただけでは、名刺管理ソフトをうまく活用できているとは言えないでしょう。例えば「既存顧客へのクロスセルに注力するため、必ずアプローチ前に名刺情報を確認し、担当者にヒアリングをおこなう」など、一元管理した名刺データをどのように活用するか、しっかり検討することが重要です。

名刺管理ソフトの中には、ただ名刺をデータ化するだけでなく、戦略的に活用できるように様々な機能が付随しているものもあります。活用の幅を広げることを考えている場合は、付随している機能まで含めて検討することをおすすめします。

他システムと連携可能か確認しよう

社内でSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）、MA（マーケティングオートメーションツール）、メール配信システムなどを利用している場合は、それらのツールと連携できる名刺管理ソフトを導入することで、より戦略的な名刺データ活用ができるでしょう。営業担当が交換した名刺はそのまま名刺管理ソフトに登録し、ツール連携により自動的にSFAやメール配信システムに登録されれば、複数ツールにデータを入力する手間が省けます。

まとめ

名刺は企業の資産という考え方もあるように、うまく活用すれば大きな営業効率化に繋がります。社内に眠ったままになっている名刺を有効活用する手段として、一度名刺管理ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。