電話会議システムで解決できる課題と導入のメリット

電話会議システムを導入する前の課題

• 会議や通達で、人の移動コストなどがかかってしまう
• 拠点間で迅速な打ち合わせができない
• 時間と場所の拘束により、本来の業務の生産性が落ちてしまう

■会議や通達で、人の移動コストなどがかかってしまう

本社と支社、あるいは工場など、複数の拠点の人たちが一堂に会して会議を行う場合、交通費や宿泊費などがかかります。特に遠距離や海外からの移動になると、経費が大きくなるため、思うように会議が開けません。

他にも、店長会議やトップからの通達を行うために広い会場をレンタルして、全国の支店長を集める場合などは、膨大な交通費や宿泊費だけでなく、会場のレンタル費もかかってしまいます。

■拠点間で迅速な打ち合わせができない

本社と支社間において、あるいはBtoBにおける協力先との間においても、緊急の議題が発生した場合、会議や打ち合わせを行おうとしても関係者がそれぞれの拠点を簡単に離れることができないため、集まれるタイミングが遅れてしまいがちです。

また、何とか集まれても、不慮のトラブルなどで肝心の人物が欠けてしまい、結局集まった人たちの移動にかかったコストや時間が無駄になってしまうこともあり得ます。 その結果、意志決定のタイミングが遅れ、機会損失が発生する可能性が高まります。

■時間と場所の拘束により、本来の業務の生産性が落ちてしまう

関係者が同じ時間に同じ場所に集まるためには、遠方から移動しなければならない人は移動時間も含めた会議のための時間を、通常業務を割いて確保せねば成なりません。その人数が多いほど、企業全体としては、人員×移動時間が通常業務から割かれることになり、本来業務の生産性を下げてしまう可能性があります。

電話会議システムで解決できること

導入メリット1．出張コストを削減できる

電話会議システムを導入することで、3人以上の人が電話回線を利用して会話できるようになります。また、3箇所以上の拠点それぞれの会議室などで、複数の人同士、つまりグループ同士が同時に電話回線を利用して会話に参加することも可能になります。

このことで、従来かかっていた出張コストが、出張しなければならない人数分×回数分で削減することができます。また、本社から全国の営業所長、あるいは本部から全国の支店長に通達したり報告したりする場合も、一堂に会する必要がなくなるため、広い会場を確保するコストが削減できます。

さらに電話会議システムでは、海外の拠点からも参加できますので、削減できる出張費は大きなものとなります。

導入メリット2．大がかりな設備導入が不要

電話会議システムは、電話回線に専用の機器を接続するだけで使用できますので、他の遠隔会議システムのような大がかりな設備投資は不要で、すぐに大規模な電話会議を行うことができます。また、インターネットを利用したWeb会議システムのようなノイズや遅延、エコーといった阻害要因も少ないため、特に外国語を使用した対話などでの聞き取りにくさを回避できます。

導入メリット3．環境に配慮することができる

電話会議システムの導入により、環境に配慮していることが企業イメージを高めるだけでなく、実際に企業の運営コストを押し下げる効果をもたらします。

電話会議システムを導入すれば、人の移動を最小限に軽減できるため、自動車や電車、飛行機などの移動手段を極力利用しないことで、二酸化炭素排出量の削減に貢献している一つの例としてアピールすることができます。

導入メリット4．時間と場所の拘束を受けずにコミュニケーションできる

電話会議システムの最大のメリットは、会議に参加する人たちが、移動時間や一堂に会する場所の拘束から解放されることです。参加者は電話の前にさえ居れば、会議の直前まで通常業務をしていられますし、会議終了後に即座に通常業務に戻れるのです。

それだけではありません。電話会議システムは会議室と呼ばれる特定の番号にかけるだけで参加できるため、出先の固定電話や携帯電話、あるいはスマートフォンからも参加できます。そのため参加者は電話できる端末さえ持っていれば、どこからでも会議に参加することができます。

事業が拡大するほど、遠隔地との会議や通達が多くなります。そのような場合は電話会議システムの導入で、見えにくいですが膨らみ続けているに違いないコスト削減を検討されてはいかがでしょうか。