クラウドメール導入後に行うべき5つのこと

クラウドメール導入後の5つのステップ

ステップ1　旧システムからの移行時期を決める

クラウドメールは、オンプレミス型のメールツールに比べて容易に導入できます。しかし、導入後の設定や新システムの操作に慣れるには一定の時間が必要となります。したがって、業務繁忙期での新システムへの移行は避けるべきです。

また、一定期間旧システムと新システムを並行稼働するという選択肢もあります。一定の猶予期間を設けることで、通常業務と並行して新ツールにも慣れ親しんでもらうことができます。

ステップ2　利用する機能を選択する

最新のクラウドメールは、非常に多機能なメールツールとなっています。しかし、セキュリティポリシーなどとの関係で必ずしもすべての機能を利用できるとは限りません。したがって、利用してはならない機能については機能の無効化といった設定を加える必要があります。

また、各ユーザーに設定を一任する場合には、設定変更の方法も後述する社内マニュアルに盛り込む必要があります。

ステップ3　新ツールのマニュアルを配布する

クラウドメールの利用方法については、各提供事業者よりマニュアルが提供されます。また、クラウドメールのブラウザ画面上でヘルプを参照することも可能です。

しかし、利用する機能などによって利用方法や画面デザインなどが異なる場合もあります。そのため、特に頻繁に利用する機能などについては独自にマニュアルを作成して社内で配布することをおすすめします。また、実際に社内マニュアルを作成することは導入後に発生する問い合わせ内容を想定することにもつながります。

ステップ4　移行手順をドキュメント化して周知する

新たに導入したクラウドメールの利用を開始するには、旧システムから連絡先などの情報を移行しなければなりません。そのため、データの移行手順もドキュメント化する必要があります。

データ以降に失敗し連絡先データなどが消失することは、他社との取引において重大な問題を引き起こす可能性があるため絶対に避けねばなりません。そのため、親切丁寧なマニュアルを作成して配布を行うべきです。

ステップ5　ユーザー教育の機会を設ける

システム導入期に行われる初期設定は、初めて利用するユーザーにとっては難しい作業となってしまうことも少なくありません。その一方で、システムを利用する上で初期設定は非常に重要。設定を失敗したことで必要な機能を利用できなくなることや、旧システムからのデータ以降で支障が生じてしまうこともあるからです。

そのため社内において新システムの利用を確実に推進するには、マニュアルなどを配布するだけではなく集合型の研修を実施するのが効果的です。担当者が新システムについて対面で説明することで、必要な機能の利用方法を一括してもれなく伝達することができるからです。

周到な準備が導入成功への鍵

クラウドメールの導入を成功に導くには、今回ご紹介した5つのステップを念頭に早くから準備を始めることが大切です。いかに優れたツールであっても、利用できる機能や利用方法がわからなければその価値を活かすことができません。

また、セキュリティポリシーなどに違反していればそもそも使用することすら許されません。そのためシステムを導入した後は、誰もが正しく利用できるような働きかけを行うことが必要となるのです。