クラウドメールの基本機能とは？活用のメリットを知ろう！

クラウドメールとは

クラウドメールとは、メールサーバを社外のクラウド環境に設置し、Webブラウザ上から送受信を行うことができるメールサービスのことです。いつでも、どこからでも利用することができ、コストも抑えられるメリットがあります。

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クラウドメールとは？仕組み・メリットを解説！

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クラウドメールの5つの基本機能

クラウドメールで利用できる基本的な機能を紹介します。

機能1　メーラー機能

従来のオンプレミス型メールツールと同様に、クラウドメールではメーラーとしての各種機能を利用できます。そのため、メールの送受信のみならずファイルの添付、宛先管理、フォルダ自動振り分けといった処理を実行することが可能です。

またクラウドメールはWebブラウザ上で動作するため、オンプレミス型メールツールよりも操作性に優れたものも目立ちます。その他にも、宛先のオートコンプリートやドラック&ドロップによるファイル添付を行うことのできるクラウドメールも一般的になりました。

機能2　 検索機能

クラウドメールは、送受信日時、送受信先、件名や本文といった条件を指定することで必要なメールを抽出できる検索機能を備えています。最近では検索機能の高速化も進んでおり、数万通のメールを瞬時に検索できるクラウドメールも登場してきました。

また、メールにタグをつけられるクラウドメールも提供されています。タグ付けを行いあらかじめメールを仕分けることで、よりスピーディーに求めるメールを見つけ出すことが可能です。

機能3　マルチデバイス対応機能

クラウドメールは、Webブラウザを介して利用することができるため、PCのみならずスマートフォンやタブレットでも利用することができます。

また最近では、画面サイズや表示項目の位置を各端末に最適化できる機能を備えたクラウドメールも多くなっています。そのため、スマートフォンなどでもストレス無く利用できるようになりました。

機能4　 マルチアカウント機能

担当業務によっては、個人用のメールアカウント以外にも複数のメールアカウントを利用することもあります。たとえば、カスタマー担当や採用担当はそれぞれカスタマーサポート用アカウントや採用者向けアカウントでもメールを処理しなければなりません。

こうした場合に備えて、あらかじめ登録した複数のアカウントを簡単に切り替えることのできるマルチアカウント機能を備えたクラウドメールも登場。アカウントへのログイン・ログアウトといったストレスを軽減し、メール対応を効率化できるようになりました。また複数の担当者が、同一のアカウントを共有できるクラウドメールもあります。

機能5　 セキュリティ機能

利用できる端末の幅が広がったクラウドメールを運用する上では、情報セキュリティ対策も重要です。そのため、多くのクラウドメールではセキュリティ機能も搭載しています。具体的には、ウィルス対策機能やスパムメール対策機能です。

また宛先の強制Bcc化を行うことで、取引先情報の外部流出を防ぐことのできるものもあります。その他、メール送信を行う前に確認画面を表示するなどして誤送信を防止する機能をもったクラウドメールも登場しています。

さらに多機能なクラウドメールも登場！製品を比較してみよう

このようにクラウドメールでは、従来型のメールツールには無かった多彩な機能を利用することができます。

また最近では、スケジュール帳機能やプロジェクト管理機能なども搭載したグループウェア型のクラウドメールも登場。業務で必要な情報はそのほとんどがメールでやり取りされるため、メールでの情報をすばやくスケジュールやプロジェクト管理へと反映できるこうしたグループウェア型のクラウドメールへのニーズも拡大していくと考えられます。

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