物品管理システムとは？概要から機能、利用シーンまで解説！

物品管理システムとは

物品管理システムとはICタグやバーコード、QRコードなどによって物品や備品を１つ１つ管理できるシステムです。物品の位置情報や担当者、使用履歴など詳細な項目でデータ化し、文書や什器などの備品や、機材や工具などの自社設備など一括管理することで、業務効率化につながります。

また、備品の移動や備品番号整理のほかにも、備品台帳との相互参照によるチェック体制も整っており、従来のエクセルでの管理よりも効率的に物品情報を管理できるのです。

実際の製品を比較しながら知りたい方はこちらをご覧ください。

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物品管理システムの主な機能

物品管理システムを導入することで、物品を統合的に管理し、詳細に把握することが可能となります。物品管理システムの主な機能としては、以下の３つが挙げられます。

物品情報の統合的な管理

登録した物品情報から瞬時に検索し、必要なときに情報を取得できます。また、外装によって備品の中身が視認できない場合は、書類や画像データも管理しておくことで効率的な物品管理が可能です。

そのほかにも、多くの物品管理システムでは、管理している物品の廃棄日時をメールで一斉に送信する機能なども備わっており、リース商材や生鮮商品を管理する際にも役立ちます。

棚卸、在庫管理

あらゆる物品をデータ化して管理しリアルタイムに詳細を把握できるため、棚卸業務を効率的に行えます。ハンディターミナルがあれば、棚卸がより効率的になるでしょう。期間や仕入先別に物品の情報を表示することもできます。

貸出し管理

物品管理システムを導入することで、貸し出しを行うリース商材などの情報を効率的に把握し、管理することができます。貸し出しの返却登録や返却履歴の管理を行い、返却期限をユーザーにメールで通知することも可能となります。

物品管理システムには、紹介した機能のほかにも便利な機能がたくさんあります。以下の記事では、その基本機能について紹介しているのでぜひ参考にしてください。

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システムの導入メリット

物品管理や備品管理をシステム化することは、以下のようなメリットがあります。

• ●管理業務を効率化できる
• ●適正な管理によりコスト削減ができる
• ●棚卸業務の工数を削減できる

物品管理業務には棚卸や貸出管理など煩雑な業務が多く、システム化によって本来エクセルや手作業で行っていた業務を効率化することができます。

さらに詳しく物品管理システムのメリットについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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連携ができる他のシステム

物品管理システムは他のシステムと連携して利用することもできます。その例を紹介します。

会計システムとの連携

会計システムと連携することで、物品の在庫と会計情報が一致しているか確認したり、備品を購入したときの経費処理をしたりできます。物品管理システムを導入する際は、お手持ちの会計ソフトとの連携が可能か確認することをおすすめします。

会計システムについてもっと知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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IT資産管理システムとの連携

パソコンやサーバ、ソフトウェアなどの備品は、IT資産管理ツールで管理すると効率的です。IT資産の管理に特化したツールなので、備品の情報を自動収集するインベントリ管理や、ライセンス管理などの機能を搭載しています。物品管理システムを補完するものとなり、組み合わせて導入することをおすすめします。

IT資産管理ツールについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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物品管理システムの利用シーン

特定の施設内に存在する物品の情報を詳細に把握し、管理することができる「物品管理システム」。想定される利用シーンを５つご紹介します。

利用シーン１：病院

特に病院では、緊急事態に備えて常に医療機器を揃えていなければならないので、厳格な物品管理が必要になります。ただし、多めに在庫を蓄えていればいいわけではありません。使用期限が切れてしまう可能性もあるので、適量にしなければなりません。物品管理システムを利用すれば、勘に頼らず正確な管理を行うことができるでしょう。

利用シーン２：金融業者

債務関連の書類や契約書の原本などを管理するにあたって、物品管理システムは有効です。大切な顧客情報も含まれる書類をきめ細かく管理でき、社内外のセキュリティ対策としても活用することができるでしょう。

利用シーン３：レンタル業者(図書館も含む)

リース商材を扱うレンタル業者の場合、物品管理システムによってリース業務全般の工数を大幅に削減することが可能となります。リース商材の貸し出し登録と返却登録を一括して管理できるほか、返却遅延などの不正利用をメールで警告してくれます。

利用シーン４：IT業者

IT業者の場合、セキュリティ対策の観点から、PCの持ち込みと持ち出しを制限しなければなりません。その際にも、物品管理システムが役立ちます。社内PCにバーコードやタグを設定するだけで運用が可能なうえ、大切な情報資源を保護することが可能です。

利用シーン５：オフィス全般

オフィスを所有する企業であれば、物品管理システムによって社内の什器や備品の使用状況や担当者、使用履歴などを詳細に管理できます。社内備品の不正持ち出しや不正利用を防ぐことが可能になります。

物品管理システムの導入を検討してみては？

物品管理システムはさまざまなシーンで活躍します。物流サービスを展開する大企業だけに留まらず、比較的小規模の導入事例も多いです。中には、中小企業向けの物品管理システムの導入プランも用意されており、人による物品管理に限界を感じている場合は、導入検討してみると良いでしょう。

物品管理システムは、大規模な物流業者から、比較的小規模な中小企業、オフィスの備品管理まで幅広いニーズに対応したプラットフォームを確立しています。さまざまな物品管理システムを比較して検討してみましょう。