物品管理システムとは？概要から機能、利用シーンまで解説！

物品管理システムとは

物品管理システムとはICタグやバーコード、QRコードなどによって物品や備品を１つ１つ管理できるシステムです。オフィスなどの施設内に存在する位置情報や担当者、使用履歴など詳細な項目でデータ化し、文書・什器・社内備品の管理や、機材・工具・自社設備の管理を一括して把握することで業務効率化といった課題を解決できます。

また、備品の移動や備品番号の整理、管理の他にも、備品台帳との相互参照によるチェック体制も整っており、従来のエクセルような管理手法よりもさらに物品情報を管理することができるのです。

物品管理システムの主な機能

物品管理システムを導入することで、物品を統合的に管理し、詳細に把握することが可能となります。物品管理システムの主な機能としては、以下の3つが挙げられます。

物品情報の統合的な管理

登録した物品情報から必要時に物品の情報を瞬時に検索し、外装によって中が視認できない場合は、書類や画像データも管理しておくことで視覚的に物品を管理することができます。

その他にも、多くの物品管理システムでは、管理している物品の廃棄日時をメールで一斉に送信する機能なども備わっており、リース商材や生鮮商品を管理する際にも大きく役立ちます。

棚卸し業務を行う物品の管理

あらゆる物品をデータ化して管理し、詳細にわたって把握することができるため、卸売り業務を効率的に行うことができます。また、卸売り業務の進捗状況を数字やグラフによって、視覚化して把握することも可能です。

貸し出しを行う物品の管理

物品管理システムを導入することで、貸し出しを行うリース商材などの情報を効率的に把握し、管理することができます。貸し出しの返却登録や、返却履歴の管理を実現し、返却期限をユーザーにメールで通知することも可能となり、リース業者の工数を大幅に削減することが可能です。

物品管理システムには、紹介した機能の他にも便利な機能はたくさんあります。以下の記事ではその基本機能について、紹介しているので興味のある方は参考にしてください。

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システムの導入メリットとは

物品管理や備品管理をシステム化することは、以下のようなメリットがあります。

• ●管理業務を効率化できる
• ●適正な管理によりコスト削減ができる
• ●棚卸し業務の工数を削減できる

物品管理業務には棚卸しや貸出管理など煩雑な業務が多く、システム化することによって本来エクセルや手作業で行っていた業務を効率化することができます。

さらに詳しく物品管理システムのメリットについて知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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連携ができる他システム

物品管理システムは他のシステムと連携して利用することもできます。その例をご紹介します。

購買管理システムとの連携

物品管理システムは、在庫管理システムのような「商品」を管理するのではありませんが、管理の目的には、在庫数を把握し調整するというような類似性があることもわかりました。欠品を防ぐという意味では、購買管理システムと連携することで、ムダな発注を防ぎつつ、全体最適を実現できるようになります。

購買管理システムについてもっと知りたい方は、以下の記事をご覧になってください。

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資産管理システムとの連携

資産管理を目的とする場合、資産管理システムという製品も存在します。実は物品管理システムの中には、会計システムと連携して資産管理の機能の一つとして、物品管理が含まれている製品もあります。

特にIT資産管理システムのように保有するパソコンやサーバ、ソフトウェアなど管理が複雑なものを把握することを得意とする製品もあります。このような製品は物品管理を補完するものとなり、組み合わせて導入することをお勧めします。

そもそもIT資産管理システムとは？という方は以下の記事を参考にしてください。

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物品管理システムの利用シーン

特定の施設内に存在する物品の情報を詳細に把握し、管理することができる「物品管理システム」。想定される利用シーンを５つご紹介します。

利用シーン１：病院

特に病院では、緊急事態に備えて常に医療機器を揃えていなければならないので、厳格な物品管理が必要になります。いざとなったときに不足することだけでなく、過剰に保管し古くなってしまうことも避けなければなりません。物品管理システムを利用することで、正確な管理を行うことができるでしょう。

利用シーン２：金融業者

債務関連の書類や契約書の原本などの金融商材を管理するためにも、物品管理システムは大いに有効です。大切な顧客情報でもあり、商材でもある金融関連の書類をきめ細かく管理することができ、社内外のセキュリティ対策としても、活用することができるでしょう。

利用シーン３：レンタル業者(図書館も含む)

リース商材を扱うレンタル業者の場合、物品管理システムを導入することでリース業務全般の工数を大幅に削減することが可能となります。リース商材の貸し出し登録と返却登録を一括して管理できるほか、返却遅延などの不正利用をメールで警告することができます。

利用シーン４：IT業者

IT業者の場合、セキュリティ対策の観点から、PCの持ち込みと持ち出しを制限し管理する際にも、物品管理システムを活用することができます。社内PCにバーコードやタグを設定するだけで、運用が可能な上、大切な自社の情報資源を保護し管理することが可能です。

利用シーン５：オフィス全般

オフィスを所有する企業であれば、物品管理システムによって社内の什器・備品の使用状況や担当者、使用履歴などを詳細に管理することができます。社内備品の不正持ちだしや不正利用を防ぐための、徹底した管理システムを一括して運用することが可能になります。

物品管理システムの導入を検討してみては？

以上のように、物品管理システムを導入する企業規模は大小様々です。物流サービスを展開する大企業だけに留まらず、商材の管理や社内備品の管理などの比較的小規模の導入事例も多く、様々なビジネスシーンに合わせて導入することが可能です。

中には、中小企業向けの物品管理システムの導入プランも用意されており、人による物品の管理と維持に限界を感じている事業者の方は、検討してみるのも一手でしょう。

物品管理システムは、大規模な物流業者から、比較的小規模な中小企業、オフィスの備品管理まで幅広いニーズに対応したプラットフォームを確立しています。自社の物品管理に煩雑さを感じているのであれば、一度は物品管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。