物品管理システムとは？

物品管理システムについて

物品管理システムを導入することで、オフィスなどの施設内に存在する備品情報をデータ化して把握し、効率的かつ確実に管理することが可能となります。位置情報や担当者、使用履歴など詳細な項目でデータ化し、文書・什器・社内備品の管理や、機材・工具・自社設備の管理を一括して把握することで業務効率化といった課題解決につながります。

また、備品の移動や備品番号の整理、管理の他にも、備品台帳との相互参照によるチェック体制も整っており、従来の手法よりも更に確実に物品情報を管理することができるのです。

物品管理システムの主な機能

物品管理システムを導入することで、物品を統合的に管理し、詳細に把握することが可能となります。物品管理システムの主な機能としては、以下の3つが挙げられます。

物品情報の統合的な管理を実現

登録した物品情報から必要時に物品の情報を瞬時に検索し、外装によって中が視認できない場合は、書類や画像データも管理しておくことで視覚的に物品を管理することができます。その他にも、多くの物品管理システムでは、管理している物品の廃棄日時をメールで一斉に送信する機能なども備わっており、リース商材や生鮮商品を管理する際にも大きく役立ちます。

棚卸し業務を行う物品の管理

あらゆる物品をデータ化して管理し、詳細にわたって把握することができるため、卸売り業務を効率的に行うことができます。また、卸売り業務の進捗状況を数字やグラフによって、視覚化して把握することも可能です。

貸し出しを行う物品の管理

物品管理システムを導入することで、貸し出しを行うリース商材などの情報を効率的に把握し、管理することができます。貸し出しの返却登録や、返却履歴の管理を実現し、返却期限をユーザーにメールで通知することも可能となり、リース業者の工数を大幅に削減することが可能です。

物品管理システムの利用シーン

特定の施設内に存在する物品の情報を詳細に把握し、管理することができる「物品管理システム」。想定される利用シーンを4つご紹介します。

金融業者

債務関連の書類や契約書の原本などの金融商材を管理するためにも、物品管理システムは大いに有効です。大切な顧客情報でもあり、商材でもある金融関連の書類をきめ細かく管理することができ、社内外のセキュリティ対策としても、活用することができるでしょう。

レンタル業者(図書館も含む)

リース商材を扱うレンタル業者の場合、物品管理システムを導入することでリース業務全般の工数を大幅に削減することが可能となります。リース商材の貸し出し登録と返却登録を一括して管理できるほか、返却遅延などの不正利用をメールで警告することができます。

IT業者

IT業者の場合、セキュリティ対策の観点から、PCの持ち込みと持ち出しを制限し管理する際にも、物品管理システムを活用することができます。社内PCにバーコードやタグを設定するだけで、運用が可能な上、大切な自社の情報資源を保護し管理することが可能です。

オフィス全般

オフィスを所有する企業であれば、物品管理システムによって社内の什器・備品の使用状況や担当者、使用履歴などを詳細に管理することができます。社内備品の不正持ちだしや不正利用を防ぐための、徹底した管理システムを一括して運用することが可能になります。

物品管理システムの導入の規模

以上のように、物品管理システムを導入する企業規模は大小様々です。物流サービスを展開する大企業だけに留まらず、商材の管理や社内備品の管理などの比較的小規模の導入事例も多く、様々なビジネスシーンに合わせて導入することが可能です。

中には、中小企業向けの物品管理システムの導入プランも用意されており、人による物品の管理と維持に限界を感じている事業者の方は、検討してみるのも一手でしょう。

物品管理システムは、大規模な物流業者から、比較的小規模な中小企業、オフィスの備品管理まで幅広いニーズに対応したプラットフォームを確立しています。自社の物品管理に煩雑さを感じているのであれば、一度は物品管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。