契約書の電子化はメリット大！書面との相違点やサービス導入例を紹介

契約書を電子化するメリット

契約書を電子化するには、取引先の承諾を得なくてはいけません。また、業種によっては書面による締結を義務付ける契約も存在します。このような注意点は存在するものの、契約書の電子化は、企業にさまざまなメリットをもたらします。

ここでは、電子化による３つのメリットを見ていきましょう。

１．コンプライアンス強化

契約書の電子化により、操作履歴をログとして残し、使用端末や操作日時・人物といった情報を確認することが可能です。したがって、契約書の改ざん防止に役立つでしょう。

なお、契約内容が保存されるのはサーバ上です。このサーバにはバックアップの多重化が施されており、情報の紛失や毀損といったリスクが低減します。

さらに、多くのシステムが改ざん防止・暗号化機能を搭載しています。そのため、紙の契約書よりも安全性が高く、コンプライアンスの強化につなげることが可能です。

２．業務のスピードや効率が上がる

紙の契約書では締結までに時間がかかります。また、書類に不備が見つかれば取引先に返送し、訂正をお願いしなければいけません。そうなると、さらに時間がかかってしまいます。また、紙の契約書はファイリングの手間や保管スペースが必要です。過去の契約内容を調べる場合、いくつものファイルから該当する書類を探さなければなりません。

契約書を電子化すると、これらの業務を効率化できます。オンライン上で契約締結が可能なため、契約書を郵送する必要はありません。内容に不備があってもその場で訂正できます。早ければ24時間以内に契約を締結でき、ビジネスのスピードは格段にアップするでしょう。

また、契約内容は電子ファイル化されるため、ファイリングや保管スペースの確保は不要です。過去の契約書を探す際も、契約日時や契約先などの項目を指定して検索すれば、必要な情報をすぐに見つけられます。

３．コスト削減

紙の契約書は印紙貼付が必要です。そして、契約金額が大きくなると印紙代も高くなります。ひと月に多くの契約を結んでいる企業における印紙代の負担は相当なものでしょう。また、契約書を郵送したり、持参したりする際も郵送代・交通費といったコストがかかります。

しかし、契約書を電子化すれば、これらのコストをカットできます。電子契約書は非課税であるため、印紙は不要です。また、契約締結はインターネット上で完了します。取引先へ契約書を郵送したり持参したりする必要はありません。

電子契約が書面契約と異なる点

電子契約では、紙での契約のように物理的な書面の取り交わしは発生しません。すべてインターネット上で完結し、本人性や完全性の担保は電子署名・タイムスタンプによって行われます。

ここからは、電子契約に登場する電子署名やタイムスタンプについて見ていきましょう。

１．電子署名

電子署名とは、公開鍵暗号システムを利用し、署名者の意思に基づく契約であることを証明する技術です。これにより、電子契約書を作成したのが署名者であり、電子文書が改ざんされていないことが証明されます。電子署名の基本的な流れは以下のとおりです。

1. １．署名者が公開鍵暗号システムで暗号化鍵・復号鍵のペアを作成
2. ２．復号鍵をインターネット上に公開（暗号化鍵は作成者本人が管理）
3. ３．電子契約書の受信者は復号鍵を入手し、暗号文を復号
4. ４．復号の正否により、署名者が作成した電子契約書かどうか、改ざんされていないかを受信者が判断

なお、電子署名には認証局が発行した電子証明書が添付されます。これは、署名者が本人かどうかを証明する書類です。

２．タイムスタンプ

タイムスタンプとは、電子署名が行われた時刻の正当性と、スタンプ付与以降の非改ざん性を担保する技術です。第三者機関により発行・付与されます。

電子署名では署名者の本人性と電子契約書の非改ざん性の証明は可能ですが、署名時刻の正当性は証明できません。電子契約書はパソコンで作成するため、端末設定を変えれば日時の改ざんが可能だからです。そこで、タイムスタンプにより電子署名した時刻が正確だという証明を行います。

電子契約サービスの導入事例

A社はグループ会社へ業務委託の発注を毎月行っていました。紙による発注のため、注文書や見積書などに印紙を貼らなければならず、印刷費や郵送費など多額の経費がかかっている状況です。また、書類のやり取りを行う過程で発生するミスも大きな課題でした。

そこで、A社は電子契約サービスを導入します。その結果、発注にかかる多額の経費削減に成功しました。ミスも減り、発注業務の効率化にもつながっています。

契約書の電子化はメリット満載！ぜひ導入を検討しよう

契約書の電子化によるメリットは以下のとおりです。

• ■コンプライアンスの強化
• ■業務効率のアップ
• ■コストの削減

電子契約書は紙とは異なり、電子署名とタイムスタンプを付与しなければいけません。しかし、紙の契約よりも企業にもたらすメリットが大きいです。

さまざまな企業で導入に成功しているため、ぜひ、利用を検討してください。