ITトレンド編集部厳選！契約書管理システムを比較！
ITトレンド編集部が厳選した契約書管理システムを紹介します。
Documal SaaS の比較ポイント
- 締結済契約書の更新漏れを防ぎます
- 版数管理もできるため、過去版の契約書も簡単に確認できます
- 無料でお試しができ、導入前に操作感や運用イメージがつかめます
富士通株式会社が提供する、クラウド型の契約書管理システムです。
日本語・英語・中国語に対応しています。さらに、契約書のライフサイクルに沿った機能を提供しており、効率的な契約書管理が可能です。期限管理機能では、指定した社員に対してアラームを通知できます。また、役職ごとの柔軟な権限設定が可能です。
【クラウドサイン】クラウド型電子契約 の比較ポイント
- 導入者数10万社超!!弁護士が監修した電子契約サービス
- 大手金融機関からスタートアップまで幅広い層の導入実績
- マニュアルなしで誰でも使えるシンプルなUI
弁護士ドットコム株式会社が提供する、クラウド型電子契約サービスです。
弁護士が監修しているため、法改正への迅速な対応が実現します。また、契約データをクラウドにアップすれば、外出先で承認・決裁が可能です。ちなみに、取引相手における本サービスへの登録は不要です。
paperlogic電子契約 の比較ポイント
- タイムスタンプ、ゲスト機能、簡易署名が無料
- 電子契約導入で70%ものコスト削減効果
- 契約プロセスが見える化され、作業効率が向上
ペーパーロジック株式会社が提供する電子契約システムです。
インターネットがあれば利用でき、専用ソフトをインストールする必要はありません。電子署名法・電子帳簿保存法の各種要件に完全対応しており、契約書の電子化への移行がスムーズにできます。さらに、電子証明書の有無を使い分けることで、費用も抑えられます。
MyQuick の比較ポイント
- 悩ましい契約書の管理や作成をシステム面でサポート。
- 作成、締結、管理の全てのフェーズで業務効率をアップ。
- 重要な書類を守るセキュリティ対策・機能も搭載。
インフォコム株式会社が提供する、オンプレミス型・クラウド型の契約書管理システムです。
検索機能を使えば過去の類似契約をピックアップすることが可能です。それを活用すると、スムーズに契約書を作成できます。契約書の保管・管理時はAIがサポートします。さらに、システムにアクセスできるのは登録したIPアドレスのみで、不正アクセスを防止します。ユーザーごとの権限設定も可能で、社内セキュリティの強化が実現します。
GMO電子印鑑Agree の比較ポイント
- 電子署名法に準拠した万全の証拠力
- 契約締結を効率化
- 印紙税などのコストを削減
GMOクラウド株式会社が提供する、クラウド型電子契約サービスです。
プランは電子サインのみ、電子サイン＋電子署名、無料で使えるお試し版の３つを用意しています。契約書１件ごとに料金が発生するため、毎月かかるコストを抑えたい企業におすすめです。
SAVVY/EWAP の比較ポイント
- 契約書を電子化してデータベース化
- 現物（紙）は原本として管理
- 状況把握が楽になり進捗チェックや漏れチェックの効率化を実現
ジップインフォブリッジ株式会社が提供する、オンプレミス・パッケージ型の契約書管理システムです。
契約関連のあらゆる文書を一元管理し、ユーザーすべてが知りたい情報にアクセスできます。超高速全文検索機能や多観点ツリーを搭載しており、スムーズな検索が可能です。
まだまだある！契約書管理システムを比較！
引き続き、契約書管理システムを紹介します。
WAN-Sign
株式会社ワンビシアーカイブズが提供する電子契約サービス。
BtoBであれば電子証明書、BtoCはメール認証による契約など、重要度に応じ最適な契約方法を選択できます。他システムとAPI連携し、業務の効率化を図ることも可能です。さらに、IPアドレス制限や通信の暗号化によりセキュリティ強化に取り組んでいます。ISO/IEC27001やプライバシーマークといった各種認証も取得しており、安心して利用できます。
BtoBプラットフォーム 契約書
株式会社インフォマートが提供する、クラウド型電子契約システムです。
会社印の印影を登録でき、自社の慣習に合ったシステムの利用が可能です。取引相手とシステム上でやり取りし、履歴を残すこともできます。さらに、国内最高レベルのデータセンターを利用しており、強固なセキュリティを誇ります。その上毎日バックアップを取っているため、障害時の損失を抑えられます。
ホームズクラウド
株式会社Holmesが提供するクラウド型電子契約管理システムです。
紙・電子契約の双方に対応しています。契約ごとのワークフローの設定も可能です。またプロジェクトごとの複数契約にも対応しており、進捗状況を可視化できるため、業務の抜け・漏れを防ぎます。
Ofigo契約書管理
株式会社CIJが提供するクラウド型契約書管理システムです。
メイン画面では契約情報や編集・登録といった、さまざまな作業が行えます。さらに、親子・非親子関係による契約書の紐づけが可能であり、関連書類を効率的に探せます。ほかにも、契約書の原本もドラッグ＆ドロップの簡単な操作で登録可能です。
NINJA SIGN
株式会社サイトビジットが提供するクラウド型契約書管理システムです。
既存の契約書をアップロードし、テンプレートとして利用できます。取引相手の入力項目を設定できるため、相手方の記入は不要です。また、作成した契約書や収受した文書ごとに承認ルートの設定が可能です。修正履歴やコメントを残せ、コンプライアンスの強化に貢献します。
SRIクラウド for 契約書管理
株式会社セキュリティリサイクル研究所が提供するクラウド型契約書管理システムです。
契約書の原本管理やファイリング、電子化から廃棄に至るまで、１件単位から利用できます。社内で利用する台帳をそのまま反映でき、業務フローの変更は必要ありません。さらに、さまざまな操作履歴は自動的に記録され、ログを時系列で確認できます。
そもそも契約書管理システムとは
契約書管理システムとは、電子契約や契約書の電子化ができるシステムです。
これにより、紙の契約書で発生していた印刷代・印紙代といったコストや、契約書管理におけるさまざまな労力が軽減します。そして、契約の期限・バージョン管理が効率化するため、更新漏れのリスクからも解放されます。
また、アクセス権限やログ管理により、紙の契約書よりも強固なセキュリティ対策が可能です。
契約書管理システムの比較ポイント
契約書管理システムを選定する際は、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。製品比較時のポイントを４つ見ていきましょう。
提供形態は適切か
契約管理システムの提供形態は、クラウド型・オンプレミス型の２つです。クラウド型はインターネットを経由し、ベンダーが提供するシステムを利用します。自社でシステムを構築しないため早期かつ安価な導入が可能です。その上、運用をベンダーに一任でき、業務負荷が軽減します。しかし、カスタマイズ性に乏しく、利用できないオプションがある提供形態です。
一方、オンプレミス型はシステムを構築し、運用・保守のすべてを自社で行います。実務に合わせてカスタマイズでき、セキュリティも高いです。しかし、導入に時間や費用がかかります。また、専任スタッフを確保しないといけません。
このように、提供形態にはそれぞれメリット・デメリットがあります。導入コストを抑え、早期運用を望むのであればクラウド型が、予算を確保でき外部へのデータ持ち出しが難しい企業はオンプレミス型が良いでしょう。
必要な機能がそろっているか
契約書管理システムは、既存業務を見直して課題の解決に貢献するかで選ぶと良いです。システムに搭載される基本機能は概ね同じなため、導入成功の鍵を握るのは付随機能だと言っても過言ではないでしょう。
たとえば、契約更新日を通知する期限管理機能であれば、詳細な条件が設定できる製品がおすすめです。ほかにも、バージョン管理機能は、新旧の契約書探しに便利です。さらに、お気に入り機能が搭載されている場合、よく閲覧する契約書へ即座にアクセスできます。
セキュリティ体制は万全か
システムで契約書を管理する場合、不正アクセスによる情報漏えいが懸念されます。
そこで、自社のセキュリティ要件を満たす製品を選ぶことが大切です。多くの契約書管理システムが、権限設定によってアクセスを制限したり、操作履歴を残せたりする機能を搭載しています。さらに、PDF化した契約書のコピー・ダウンロードを制限できる製品もあります。
サポート体制は充実しているか
システムのトラブルは予測不可能な上、操作が分からないと業務に支障をきたします。
契約書管理システムの選定時は、ベンダーが提供するサポート内容を確認してください。初期設定やカスタマイズ時のサポートを提供したり、システムにトラブルが発生した場合は技術者が対応したりなど、内容はベンダーごとに異なります。中には深夜帯や土日であっても迅速に対応してもらえるベンダーも存在します。
また、これからも長い間事業を続ける企業かどうかもチェックしましょう。もしベンダーが倒産した場合、その時点から一切サポートを受けられなくなるリスクがあるためです。導入実績から判断しましょう。
自社が求めるサポートを提供するベンダーを選び、安定した運用を実現させてください。
契約書管理システムを比較し、自社に合った製品を導入！
契約書管理システムとは、電子契約や契約書の電子化ができるシステムです。契約業務における効率化、経費削減を実現します。
契約書管理システム選定時のポイントは以下のとおりです。
- ■提供形態
- ■自社に必要な機能の有無
- ■万全なセキュリティ対策
- ■万全なサポート体制
製品の選定において以上のポイントに留意し、自社の求める要件を満たすシステムを導入しましょう。
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