データがあふれる現代のデータ軽量化・最適化とは？

あなたの会社でもデータはあふれています！

例えば、あなたが１日に5枚の資料をパソコン上で作るとします。1年の営業日数が約250日なので1年で5×250枚の資料ができます。さらに社員の人数が100人いれば、その100倍の資料ができます。それだけの資料（データ）が増え続けるのです。そうなると、問題は増え続けるデータに対して、適切な保存ができているのかということになります。

増え続けるデータを保存するために、多くの企業は新しいストレージを購入したり、サーバを増強したりします。昨今ではクラウドを利用する企業もあるでしょう。どのやり方であったとしても当然多くのコストがかかりますし、データのバックアップにかかる時間も膨大になります。

また保存しているデータの扱いも難しく、多くの企業が処理速度の早いストレージと、安価なストレージを使い分けずに使っていたり、データ整理を手動で行ったりしています。

まずは不要なデータを消しましょう！

ファイルデータの肥大化は不要なデータがたくさん生まれることで発生します。不要なデータは特に以下の2つです。

• 重複するデータ
• もう使われないデータ

このような不要なデータをうまく処理できずにいるとファイルデータが肥大化していきます。しかし、肥大化したデータを手作業で処理することは現実的ではありませんし、コストもかかるでしょう。更にバックアップにかかる時間も膨大です。そこでデータを軽量化するITツールをおすすめします。データ軽量化とは、必要のない資料を自動で削除するツールです。

重複するデータの削除

データ軽量化のツールは重複するデータを探しだし自動で削除することができます。データが重複する原因としてはいくつもあります。数人が同じ資料をダウンロードしたり、各拠点でそれぞれ同じ資料を管理したり、ほとんど同じ資料ではあるが日付だけ違うような資料があったりすることで、データの重複が起こります。

あなたの会社でも重複するデータがたくさんありそうではないですか？　重複するデータは無駄なデータです。無駄なデータの保管のために、コストを使いたくはありませんよね。データの軽量化によって、重複データを削除しましょう。

もう使われないデータ

データ軽量化のツールは、作成者名、データの作成日、最終更新日、最終利用日といった要素からデータを振り分けることができます。ざっくりとした例を用いると、最終利用日が5年以上前のものだけを削除するといったことができます。使われないデータがたまることにも理由があります。

例えば、企業は法定保存文書にあたる契約書・経理資料などを長期間保存する義務があります。保存期間が長いために、期間が過ぎてもデータの処理がうまくできない場合が多いです。あるいは、使うかもしれないような資料を残してしまい、たまっていることもあります。こういった資料の処理は手動では難しいです。そこで、自動で処理してくれるデータ軽量化のツールが役に立つのです。

データ最適化とは？

ここまでは不要なデータを削除する軽量化に焦点を当てて解説しましたが、ここからはデータを最適化する手法について解説します。データ最適化とは、業務効率を上げるためにデータを最適な場所に配置するものです。企業の中にはストレージが複数あることが多々あります。そして、大抵はそのストレージの種類も複数あります。ストレージ種類が違えば処理速度、保存量などが変わってくるでしょう。

データの最適化とは、これらの複数のストレージをうまく使い分けることを可能にすることなのです。つまり、データ最適化のツールにはデータの利用頻度に応じて、自動的に保存先のストレージを変更してくれる機能があるのです。

例えばよく使うデータを入出力の処理が早いフラッシュドライブを搭載した最新型ストレージに保存します。一方であまり使わないけれども保存すべき資料をハードディスクドライブを搭載した従来型の長期保存用ストレージに保存します。そうすると、今あるストレージでも業務効率を下げることなく活用することができます。

まとめ

情報爆発時代といわれるこれからの世の中、データの扱いは非常に大切です。データを軽量化・最適化することで、無駄なコストをかけるのではなく生産性があげられるようにするべきでしょう。