データベースとは？用語の意味・種類・メリットをわかりやすく解説！

データベースとは

まずはデータベースがどのようなものかイメージを掴んでいきましょう。まず、データベースの概要を簡単に説明していきます。

数値やテキストなどデータの集まり

データベースとは、数値やテキスト、画像などデータの集合体のことです。乱雑に保管されたデータではなく、特定のルールによって規則正しく整理されたデータの塊を意味します。

データベースは膨大な量のデータを業務で有効活用できるように、複数人で共有し検索できる機能を持ちます。また、データを永続的に保存できるものが条件であるため、電話帳や顧客リストも広い意味ではデータベースといえるでしょう。

データベースのわかりやすい例えは「図書館」

データベースは身近なものだと「図書館」に似ています。図書館には膨大な量の蔵書がありますが、分類記号により綺麗にジャンル分けされています。また、検索機を使えば目的の本を簡単に見つけることも可能です。

図書館と同じようにデータベースも情報の種類によって分類されているため、検索すると瞬時に見つかります。さらに、図書館もデータベースもさまざまな人が情報を共有できる点も同じです。

データベースとファイルの違いは「利用範囲」

データベースと似ている概念に「ファイル」がありますが、双方の大きな違いは「データの利用範囲」です。ファイルとは、エクセルファイルやワードファイルなどに入力されたデータの集合体といえるでしょう。しかし、これらのファイルは特定のソフトでしか開けないデータです。

一方でデータベースはさまざまなシーンでデータを編集したり、必要なデータを抽出したりすることが可能です。

データベースの種類

一言でデータベースと表してもその種類は複数あります。ここからは種類ごとに役割や特徴を紹介していきます。

階層型データベース

階層型データベースは、ツリー状に枝分かれした階層により管理されているデータベースです。会社の組織図のようにカテゴリーごとに分類されており、その中にもさらに細かいカテゴリーが存在します。

例えば、「○○株式会社」という大きな概念のデータの中には「情報システム部」があり、「管理・運用課」など役割によって分類されているでしょう。

データベースの中でも基本的な構造であるのが階層型データベースです。パソコン内蔵のHDDもフォルダの中にフォルダを作成しファイルを保存するため、階層構造といえます。

階層型では分岐した先のファイルに同じデータがあった場合、それぞれのデータがリンクしていないため重複してしまいます。

例えば、人事部と情報システム部を兼務している社員がいる場合はどうでしょう。階層型はそれぞれの部署にデータを保存するため同じ社員が２人存在することになり重複が発生してしまいます。

ネットワーク型データベース

ネットワーク型データベースは、網目状にデータが繋がった構造のデータベースです。

データベースを構成するノードが「親ノード」「子ノード」に分かれ、共通する要素で繋がっています。ネットワーク型データベースは、１つの子ノードに複数の親ノードを関連付けるため、重複を排除できます。これにより、データベースの負担は大きく軽減しました。

リレーショナル型データベース

現在最も使われている種類のはリレーショナル型データベース（RDB）です。RDBは従来のデータベースと異なり、ノードとリンクによって構成されているわけではありません。

まるでエクセルファイルのように行（レコード）と列（フィールド）から構成される表のような構造をしています。分類されたデータは全て表ごとに保管されており、複数の表を条件に合わせて結合しているため、柔軟な処理が可能です。

このように保管しているデータの関係性が分かりやすく、整理しやすいメリットがあります。

データベース管理システム（DBMS）とは

データベースを利用するときはデータベース管理システム（DBMS）を使うことが一般的です。では、DBMSとは具体的にどのようなものなのでしょうか。

データベース管理を効率化するソフトウェア

DBMSとは「Data Base Management System」の略であり、データベース上で機能する管理システムです。

DBMSはデータベース管理を効率化するソフトウェアであり、ユーザーの指示によってデータの追加・修正・検索などを行います。他にもデータベースにアクセスするユーザーの制御管理も役割の１つです。

DBMSを用いることでデータを自動的に整理してくれるため、データ管理担当者の負担を軽減できるでしょう。アナログなデータも時間をかければ整理できますが、数万件もあるデータを管理する場合はDBMSの活用がおすすめです。

データベースを操作するためにSQLを用いる

DBMSではデータベースを操作するために「SQL」という問い合わせ言語を用います。プログラミング言語ではなくデータベースのみで使われる言語であり、ユーザーの指示に対応するために使われます。SQLはデータベースに対して３つの命令が可能です。

【DML】

• ■DMLとは「Data Manipulation Language」の略
• ■データを操作する際に使う命令
• ■データベースにデータを追加・削除・更新を行う

【DDL】

• ■DDLとは「Data Definition Language」の略
• ■データを定義する命令
• ■データベース内に新しくテーブル作成・削除・変更を行う

【DCL】

• ■DCLとは「Data Control Language」の略
• ■データを制御する命令
• ■データベースのアクセス権を付与する

データベース管理システム導入のメリット

データベースを使いこなすためにDBMSの導入メリットを把握しましょう。ここからは、DBMSを導入するメリットをご紹介します。

利便性の高いデータ編集

DBMSを活用することで、データベースに保管されている状態でもデータを編集・更新することが可能です。DBMSがなければ、データを編集するために一度データを取り出し、編集してからデータを再度保存しなければなりません。

このような手順を踏むと、データ編集に時間がかかるばかりか、１人の担当者しかデータを扱うことができないでしょう。また、人間の手でデータを操作すると、ミスが生じやすいです。そのため、DBMSが有効と言えるでしょう。

データが壊れない同時アクセス

DBMSを使うとSQLがデータに対するアクセスを制御するため、複数人の同時アクセスが可能です。しかし、DBMSを導入していなければ、保管されているデータに同時アクセス・編集することは不可能です。

エクセルを例にすると、同じネットワーク上にあるファイルに１人がアクセスすると、他の人がアクセスできないように制御されます。無理にデータに同時アクセスを行おうとするとデータが破損する危険性があるでしょう。

DBMSであれば、問題なく１つのデータを複数人で編集でき、業務効率も上がります。

安心のバックアップ機能

DBMSでは指定した時間に応じて自動的にバックアップを取る機能が搭載されているため、安心して業務を行えます。

業務で使うデータはバックアップ必須です。何かのきっかけでデータが削除・破損する可能性はゼロではありません。しかし、データのバックアップを人間の手で行うと非常に時間がかかり、データの数が増えて整理できなくなるでしょう。

一方、DBMSは自動でバックアップでき、万が一データが削除・破損しても正常なデータを取り出すことができます。また、スケジュール機能によりバックアップの日付や頻度の設定が可能です。

業務を進める上で必要な情報や顧客リスト、企業の機密情報など重要度が大きいデータは、DBMSで管理すると良いでしょう。

まとめ：データベースの意味と利点を理解し製品検討を！

データベースとは、大量の情報を整理し、いつでも検索できる状態にしたデータの集まりです。情報を人の手で扱えば、ミスによる紛失や膨大な時間がかかるといったデメリットがあります。

そのため、安全で効果的に業務を行えるデータベータ管理システム（DBMS）は必要不可欠といえるでしょう。ぜひ自社に最適な製品を検討してみてください。