図面管理（EDM）システムのクラウド型について紹介！

図面管理システムについておさらい

まずは、図面管理システムができることを理解しておきましょう。

図面管理システムでできることは？

図面管理システムとは、図面やそれに関連する資料を一元管理するシステムのことです。これまでの紙で保管する方法よりも効率的に管理することができます。具体的には以下のようなことが可能です。

図面を体系的に管理できる

データ化して一元管理することで、社内に点在していた図面データをフォルダやファイルを用いて分かりやすく整理することができます。体系的に管理できることで、必要とする図面データを簡単に見つけることが可能です。

ほしい情報を検索できる

図面管理システムには、検索機能があります。製品名や図面番号、作成者など様々なキーワードで検索することができます。また、製品によっては、キーワードが思いつかない場合でも候補を表示するなど、検索をサポートする機能が搭載されているものもあります。欲しいデータに素早くたどり着けるため、探す手間と時間を省くことができます。

クラウド型の図面管理システムのメリットは？

近年登場したクラウド型のメリットについて、3つご紹介します。

どこからでも図面にアクセスできる

クラウド型はPCとネットワーク環境さえあれば、どこからでもアクセスすることができます。また、大量の図面を持ち歩く必要がないため紛失するリスクも低く、いつ・どこからでも必要な図面データを呼び出すことができます。

メンテナンスの工数を大幅に減らせる

システムの管理・運用はベンダー側でおこなうため、アップグレードやメンテナンスを自社でする必要がありません。工数や時間をかけることなく、常に最新のシステムを利用することができるのです。また、万が一障害が発生してもスピーディーに対応してくれるため、安心です。

無料トライアルつきの場合も

自社サーバにソフトウェアをインストールして利用するオンプレミス型と比較して、クラウド型はサーバやシステム構築などの費用がかからないため、安価に導入することができます。製品によっては無料トライアルを実施しているものもありますので、導入費用がネックになっているたり、まずは使用感を確かめたい企業などは一度試してみるとよいでしょう。

図面管理システムを導入する前に注意することは？

効率的に運用・管理できる図面管理システムですが、導入に際して気をつけておくべきポイントを2つご紹介します。導入を検討している企業は、ぜひ参考にしてみてください。

自社の課題と導入の目的を明確にする

図面管理における課題の洗い出しと、導入目的を明確にしておきましょう。図面管理システムには、様々な機能があります。課題や目的をはっきりさせておくことで、自社に必要な機能が何かが明確になり、製品選定の際に迷うことはなくなるでしょう。また、目的があいまいだと、システムを導入しても必要性を認知してもらえずに現場で活用されなくなる場合があります。導入前にはしっかりと課題の把握と目的を設定しておきましょう。

運用するときのルールを作成する

図面データは製品の命といっても過言ではありません。外部に流出してしまうと、企業にとって大きな影響が出る場合もあります。製品によっては、図面データへのアクセス・印刷履歴を確認できたり、閲覧権限を設定できるなどのセキュリティ機能が搭載されているものもあります。しかし、まずは運用ルールを作成し、現場レベルでセキュリティ意識を高めることが大切です。

まとめ

図面管理システムでできることや、クラウド型のメリットなどについて解説してきました。製造業など図面を扱う企業にとっては、メリットの多いシステムかと思います。注意点を踏まえたうえで、ぜひ導入を進めていきましょう。また、気になる製品は資料請求をしたりベンダーに問い合わせるなどして、自社に最適な製品を比較検討することが大切です。