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書類を電子化して場所を選ばない働き方を 文書管理支援ソリューション

株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
文書管理支援ソリューション
grade

3つの特徴

  • 1.文書管理の現状調査から、新たなルール策定・環境構築を支援
  • 2.運用開始後も、チェック・改善まで継続的にコンサルティング可能
  • 3.製造業を中心に大学、金融業、商社など幅広い導入実績!

文書管理の課題やニーズは企業ごとに異なります。そこで日立ドキュメントソリューションズではお客さまの課題や目的に応じた文書管理をご提案します。

製品概要

対象従業員規模 全ての規模に対応
対象売上規模 10億円以上
提供形態 オンプレミス / サービス
参考価格 別途お問い合わせ

製品詳細

日立ドキュメントソリューションズの「文書管理支援ソリューション」とは?

文書管理の全工程を総合的に支援します。

オフィスの移転や統合、組織改編に伴う保管体制の見直しやワークスタイル改革など、文書管理は変化する環境に応じて見直し、改善を続けることが重要です。
日立ドキュメントソリューションズの「文書管理支援ソリューション」は、お客さまの文書管理の現状調査から、新たなルール策定、環境構築、各種サービスの提供と運用、その後のチェック・改善まで継続的な支援を提供しています。

▼▼具体的なサービス内容▼▼
【文書管理コンサルティングサービス】
・現状のヒアリング、調査を行い構想の策定から実行計画の立案、実行段階の仕分け作業まで幅広い支援が可能。

【文書電子化サービス】
・高いセキュリティーレベルを担保した自社の電子化専用工場で電子化を実現。
・電子化できるものは紙文書や図面だけでなく、マイクロフィルムなどに保存された情報も電子データに変換可能。

【文書管理システム】
・書類、資料、図面などを電子化したデータと、パソコンなどで作成した電子データを
 一元管理できるシステムの導入・運用を支援。

【別地保管サービス】
・紙文書をお預かりし、トランクルームなどに保管。(協力会社と連携)
・保管文書の情報はWebシステムで閲覧でき、必要に応じて配送・回収が可能。

「文書管理支援ソリューション」で解決できる課題

文書管理の問題を解決することで、作業効率の向上だけでなく、コストの削減や、働き方の改革にもつながります。
紙文書の保管だけでなく、サーバー内のデータ管理も見直す必要がある場合もあります。
日立ドキュメントソリューションズでは、45年の実績やノウハウを生かして「文書管理支援ソリューション」によって
企業内でよくある以下のような課題解決を支援します。

▼こんな課題ありませんか?▼
□ 文書の時系列がバラバラで、どの文書が最新のものか分からない。
□ 関連する文書や電子データがすぐに見つからず、時間がかかる。
□ 文書や電子データの保管期限が分からないので処分できない。
□ 紙文書の保管スペースが足りずオフィスの空間を圧迫している。
□ サーバー内のファイルが増えすぎて管理しきれない。
□ 運用ルールが浸透していないので管理が統一されていない。
□ テレワークを導入しているが、紙で保管している書類を処理するために出社しなければならない。
□ オフィス縮小を検討しているが、紙文書の減らし方が分からない。

文書管理支援ソリューション製品詳細2

導入実績は、製造業を中心に大学、金融業、商社など多数!

主な導入実績は、以下の通りです。いずれも各企業・団体の高いセキュリティー基準をクリアした支援を実現しています。

【製造】電機メーカー、化学メーカー、プラント系製造会社など
【インフラ】電力会社、上下水道事業者など
【銀行・保険】地方銀行、系統金融機関、信用金庫、信用組合など
【販売】精密機械販売業など
【運輸・通信】運輸サービス業、IT系企業など
【大学】国公立大学、私立大学など

仕様・動作環境

主なサービス

機能・仕様
主な機能 文書管理コンサルティングサービス、文書電子化サービス、文書管理システム、別地保管サービス(協力会社と連携して保管)
サポート・保守 文書電子化後に文書を保管する状況のチェック・改善まで継続的な支援が可能

導入効果

文書電子化により保管スペースを大幅削減!高い情報セキュリティーも実現

日立ドキュメントソリューションズ(当社)の事例

【目的】
・3拠点に分散していた本社地区を1か所に移転統合するため、文書管理の大幅な見直し
・目標は紙文書の7割を減らすこと
・社内コミュニケーションの活性化のためのスペース確保、お客さまに見せる「ライブオフィス」の実現

【課題】
・文書管理の方法が3拠点でバラバラでそれぞれが、どれくらいの文書を保管しているか分からない状況
・作業効率の向上や社内コミュニケーションの活性化のための大幅な文書削減が必要

【解決策】
・削減目標を設定して不要な文書の回収、一部文書の電子化と別地保管などを実施
・トップダウンのフォローも行い目標であった7割(約1万3千冊)の文書を削減!
・文書が大幅に減ったことにより、「ライブオフィス」の構築が実現し、作業効率の向上や社内コミュニケーションの活性化を実現

文書管理支援ソリューション導入効果1

企業情報

企業名

株式会社 日立ドキュメントソリューションズ

住所 〒135-0016 東京都江東区東陽六丁目3番2号 イースト21タワー
設立年月 1955年10月1日(登記上の設立年月日:1950年6月1日)
従業員数 1,508名(2020年3月末現在)
資本金 4億5千万円
事業内容 ・コミュニケーション支援事業
・オフィスワーク支援事業
・モノづくり支援事業
・IT支援事業
代表者名 取締役社長 荻原 淳

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