文書管理システム

Sansanの新サービス｜契約書をクラウド上で一元管理【Contract One】

Sansan株式会社

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《Contract One》のPOINT

紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業を代行
あらゆる契約書をクラウド上で一元管理し契約書を正確にデータ化
デジタル化しペーパーレスやテレワークの推進につなげる

Sansanが提供するクラウド契約業務サービスです。
あらゆる契約業務をオンラインで完結し、
電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現。
契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させます。

製品概要

対象従業員規模	全ての規模に対応	対象売上規模	全ての規模に対応
提供形態	クラウド / SaaS
参考価格	別途お問い合わせ

製品詳細

アナログだった契約業務をDXし、企業のリスク管理を進化

Contract Oneとは

契約書の印刷・製本、押印、郵送対応。
電子契約が普及する一方で、いまだ紙の契約書にはアナログな対応が必要です。

これからは、紙の契約書に触れることなく、
あらゆる契約業務をオンラインで完結できる。

Sansan株式会社のテクノロジーとオペレーションが、全ての契約書を正確にデータ化し、
混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現します。

Contract Oneは、契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させます。

Contract Oneで解決できる課題

【１】紙の契約書の押印や保管までオンラインで完結できる
印刷・製本、押印、発送、受け取りといった、紙の契約書を締結する際に必要な作業は、
Contract One が代行します。
これまでオフィスで行っていた契約業務がオンラインで行えるようになることで、
紙の契約書を取り扱う必要がなくなり、契約書の紛失や破損といったリスクを回避できます。

【２】あらゆる契約書をクラウド上で一元管理できる
混在している電子契約書と紙の契約書をクラウド上で一元管理できます。
全ての契約書は正確にデータ化され、電子帳簿保存法（電帳法）で定められた、
要件を満たした形式で電子保存されます。契約情報の横断的な検索や契約書の関連付けができることで、
さまざまな業務において契約情報を活用できます。

【３】アナログな業務をデジタル化し、多様な働き方を実現できる
紙の契約書に触れることなく契約業務に対応できる環境が構築され、従業員をオフィスに出社させる
必要がなくなることで働き方の選択肢が増えます。
ペーパーレス化やテレワークの推進につながるだけでなく、BCP（事業継続計画）対策として、
自然災害をはじめとする緊急事態発生時の備えにもなります。

Contract Oneでできること

■オンラインで契約を締結
印刷・製本や押印といったアナログな作業は代行します。
紙の契約書を送る場合はもちろん、取引先から届く紙の契約書にも対応。
電子契約書はサービス連携で対応します。

■契約書を正確にデータ化
Contract Oneで押印した紙の契約書は面倒なスキャンも代行。
紙の契約書と電子契約書を正確にデータ化して電子保存します。
電子帳簿保存法にも対応しています。

■クラウド上にデータベースを構築
クラウド上に契約書のデータベースを構築し、一元管理を実現。
契約書や契約内容の検索を可能にすることで、さまざまな業務で契約情報を活用できるようにします。

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仕様・動作環境

基本機能	・印刷・製本・押印・印紙の貼付・送付と受領・ステータス管理・外部サービス連携（電子契約サービス）・スキャン代行・契約書のデータ化・契約書原本の保管・契約内容の検索・契約期限の管理・契約書の関連付け
セキュリティ	Sansan株式会社が提供する営業DXサービス「Sansan」と同等の高度なセキュリティー対策（暗号化やPMSの構築など）を行っています。

導入効果

業種・規模を問わず、幅広い企業に利用されています

企業情報

企業名	Sansan株式会社
住所	〒150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2　青山オーバルビル13F
設立年月	2007年6月
従業員数	1086名（2022年2月28日時点）
資本金	64億14百万円（2022年2月28日時点）
事業内容	働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売
代表者名	寺田親弘

プライバシーポリシー
Sansan株式会社は、企業並びに個人のお客様向けの情報管理サービス（名刺データベース化等）を事業活動とし、社会貢献をさせて頂いております。また、近年の情報化の進展とプライバシー意識の向上により、個人情報の適切な取り扱いが強く求められていると当社は考えております。この考え方に基づき、当社は、自らの事業内容及び規模を考慮し、下記の通り個人情報保護方針を定め、これに従うことで個人情報を適切に取扱います。

規範
個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

取得
偽りその他不正の手段を用いず、個人情報を適正に取得します。

利用目的
個人情報の取扱いに際しては、利用目的をできる限り特定します。

通知
個人情報の取得に際し、JIS Q 15001：2017（以下、JIS Q 15001）の規定で定められた場合には、利用目的の通知等を行います。

利用
特定された利用目的の達成に必要な範囲内でのみ、個人情報を適切に取り扱い、かつそのための措置を講じます。

同意
個人情報の取得、利用目的の変更やご本人へのアクセスにおいて、JIS Q 15001の規定に従い、ご本人の同意を得ます。

正確性
利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を正確かつ最新の内容に保ちます。

安全管理
個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損などの防止及び是正その他個人情報の安全管理に必要かつ適切な措置を講じます。

従業者
個人情報の安全管理のために、従業者に対する必要かつ適切な監督、ならびに定期的に適切な教育を行います。

委託
個人情報の取り扱いを委託する場合は、十分な個人情報の保護水準を満たしているものを選定し、安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

提供
JIS Q 15001の規定に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供する際にはあらかじめご本人の同意を得ます。

開示
開示対象個人情報の開示等の求めの手続に関して、JIS Q 15001の規定に従い、遅滞なく対応いたします。

苦情
及び相談個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談の適切かつ迅速な処理に努め、その達成に必要な体制の整備に努めます。

監査
私たちの個人情報保護マネジメントシステムのJIS Q 15001への適合状況、及び個人情報保護マネジメントシステムの運用状況を定期的に監査します。

是正
監査で見つかった不適合などに対する是正措置及び予防措置を確実に実施します。

見直し
個人情報の適切な保護を維持するために、定期的に個人情報保護マネジメントシステムを見直し、継続的な改善を図ります。

制定日：2007年8月15日
最終改定日：2019年1月31日
Sansan株式会社
代表取締役 寺田親弘

当社における個人情報の取り扱いについて
1.個人情報取り扱い事業者の氏名または名称、住所、代表者の氏名
東京都渋谷区神宮前 5-52-2 青山オーバルビル13F
Sansan株式会社
代表取締役 寺田親弘

2.個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
最高情報セキュリティ責任者（CISO）（連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」）

3.個人情報を取得する際の利用目的
当社の業態が、お客様からの委託を受けて、企業並びに個人向けの情報管理サービス（以下、「情報管理サービス等」という。）であることを踏まえて、当社が取扱う個人情報の利用目的を以下のように定めます。
(1) お客様の個人情報
ご契約内容を実施し適切に管理するため
(2) お取引先様から委託を受ける業務において取り扱う個人情報
ご契約内容を実施し適切に管理するため
(3) お取引先様の個人情報
ご契約内容を実施し適切に管理するため
(4) 株主の皆様の個人情報
会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
当社から各種便宜を供与するため
株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため
(5) 当社への入社を希望される皆様の個人情報
就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
採用選考業務のため
セミナー・イベント等のご案内のため
アンケート調査実施のため
(6) 当社の社員の個人情報
業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続（本人退職後も含む）、その他雇用管理のため
人事選考、配属先および出向、派遣先の決定のため
報酬の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため
ビデオ及びオンラインによるモニタリング等における安全管理措置のため
当社PR又は宣伝資料等における当社PR又は宣伝活動等のため
適正な健康管理のため。（健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません。）
(7) 当社へお問合せ（資料請求等含む）頂いた方の個人情報
当社の接客態度等の向上のため
お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
情報管理サービス等のご案内のため
セミナー・イベント等のご案内のため
アンケート調査実施のため
メールマガジンの配信のため
情報管理サービス等を販売するために分析し、マーケティングに利用するため
(8)セミナー・イベント等に参加される方の個人情報
お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
情報管理サービス等のご案内のため
セミナー・イベント等のご案内のため
採用・募集情報等の提供と連絡のため
アンケート調査実施のため
メールマガジンの配信のため
情報管理サービス等を販売するために分析し、マーケティングに利用するため
セミナー・イベント等の写真・動画・音声等を記録（以下、「イベント記録」という）して広報・宣伝・営業活動等に利用するため
(9) 公開されている個人情報（法人その他の団体に関する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員、社員及び株主に関する情報であって、かつ、本人又は当該法人その他の団体自らによって公開又は公表された情報を含む。）及び報道機関等の提携先から提供を受けた個人情報（以下、合わせて「公開情報等」という。）
情報管理サービス等を提供するにあたり情報を最新に保つため
情報管理サービス等を利用するお客様又は提携先に、本人の求めに応じて第三者への提供を停止することを条件として、公開情報等を情報提供するため
第三者提供される公開情報等の内容会社名・部署名・役職・住所・氏名・連絡先等
第三者提供される公開情報等の提供方法電話、FAX、電子メール・インターネットなどの手段、方法
第三者提供される公開情報等の第三者提供の停止本人の求めに応じて公開情報等の第三者提供は停止します。停止をお求めになる場合は、次のメールアドレスまでご連絡ください。

4.委託
前記3「個人情報を取得する際の利用目的」の達成の範囲内で、個人情報の取扱いを委託することがあります。委託先にあたっては、当社の基準に基づいて個人情報の適切な管理を行っている事業者を選択し、同事業者を監督するとともに、非開示契約を締結することにより必要な個人情報の安全性を確保します。

5.第三者提供
本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。なお、当社主催の各種セミナーおよびイベントにお申込みされる方については次の通り提供します。
(1)当社は、出展・共催・協賛企業（以下、「協賛企業等」という）にお客様の個人情報をお客様に代わって提供する場合があります。なお、協賛企業等が直接個人情報を取得する場合も含まれます。
①提供先
当社主催の各種セミナーおよびイベントの共催・協賛企業（案内に記載）
②提供する個人情報の項目
会社名・部署名・役職・住所・氏名・連絡先等、イベント記録
③提供の目的
協賛企業等がお問い合わせに対処するため
協賛企業等がサービス・セミナー・イベント等のご案内のため
協賛企業等がメールマガジン等の配信のため
協賛企業等がイベント記録を広報・宣伝・営業活動等を目的に印刷物・Webサイト等に掲載・公開するため
その他各種ご案内・ご連絡のため
④提供の手段・方法
電話、FAX、電子メール、郵送などの一般的な手段、方法
(2)当社は、各種報道機関・メディア等による報道・取材・掲載等への対応を目的として、イベント記録を各種報道機関・メディア等へ提供する場合があります。なお、各種報道機関・メディア等が直接イベント記録を作成する場合も含まれます。
(3)当社は、イベント記録について、広報・宣伝・営業活動等を目的に印刷物・Webサイト等に掲載・公開する場合があります。

6.個人情報の共同利用
(1)共同して利用される個人情報の項目
前記3「個人情報を取得する際の利用目的」のために取得した個人情報の項目は、必要に応じて当社子会社との間で共同利用する場合があります。
(2) 共同して利用する者の範囲
Sansan株式会社
Sansan Global Pte. Ltd.
Sansan Corporation
(3) 利用する者の利用目的
前記3「個人情報を取得する際の利用目的」と同じ
(4) 当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称、住所、代表者の氏名
東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
Sansan株式会社
代表取締役 寺田親弘
(5) 取得方法
電話・FAX・電子メール・インターネット等の手段、方法

7.個人情報の安全管理のために講じている措置
(1)基本方針の策定
個人情報保護法令の順守や継続的改善を盛り込んだ個人情報保護方針を公表
(2)個人情報の取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとの取扱を定める社内規程を整備
(3)組織的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、責任者への報告連絡体制を整備
定期的な自主点検と監査部門による監査を実施
(4)人的安全管理措置
個人情報保護に関するに定期的な研修を実施
秘密保持に関する事項を就業規則と誓約書に記載
(5)物理的安全管理措置
入退室管理及び持ち込む機器等の制限の実施
権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための施錠・暗号化等の措置を実施
(6)技術的安全管理措置
個人情報データベース等に対するアクセス制御の実施
外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
(7)外的環境の把握
当社子会社が所在するシンガポール・米国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。なお、当社の委託先につき、個人情報取扱事業者が講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要な体制を整備している者に個人データを提供した場合に講ずべき措置等（個人情報保護法（以下「法」という）第28条3項関係）として、次の通り公表します。
①当該第三者による法第28条第1項に規定する体制の整備の方法
委託先との間で個人情報の安全管理措置を含む業務委託契約（以下「安全管理契約等」という）を締結しています。
②当該第三者が実施する相当措置の概要
委託時には安全管理契約等を締結し、委託業務の明確化・安全管理義務・再委託・報告・監査などの条項を通じて監督できるようにしています。
当社の委託先管理規程に従って委託先における組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を評価しており、毎年再評価を行っています。
委託業務の性質に応じて、当社開発の専用ツールにアクセスして作業を行う等、システムセキュリティ対策を当社側で講じています。
③第1項1号に規定する確認の頻度及び方法
当社の委託先管理規程に従って委託先における組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を評価しており、毎年再評価を行っています。
弁護士事務所に海外法制の調査を委託しており、随時報告を受けています。
④当該外国の名称
フィリピン、ミャンマー、ベトナム、バングラデシュ
⑤当該第三者による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある当該外国の制度の有無及びその概要
弁護士事務所に海外法制の調査を委託しており、随時報告を受けています。相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある制度は確認されておりません。
ガバメントアクセス全般への対応として、委託先との安全管理契約等で取り決めるとともに、委託業務の性質に応じて、当社開発の専用ツールにアクセスして作業を行う等、システムセキュリティ対策を当社側で講じています。
個人情報保護委員会（PPC）による個人情報保護に関する海外の制度や動向についての情報や、調査結果等はこちらから確認いただけます。
⑥当該第三者による相当措置の実施に関する支障の有無及びその概要
支障は確認されておりません。
相当措置の実施に支障が生じたときは直ちに作業を停止することが可能です。
⑦前号の支障に関して法第28条第1項第2号の規定により当該個人情報取扱事業者が講ずる措置の概要
支障は確認されておりません。

8.保有個人データ *1の利用目的
前記3「個人情報を取得する際の利用目的」と同じ。但し（２）お客様から委託を受ける業務において取り扱う個人情報は保有対象個人データより除くものとします。

9.保有個人データの利用目的の通知及び保有個人データの開示に係る手数料の額並びに開示等の求めの手続き
(1) 開示等の求めの手続き
当社までお電話、郵便、電子メールでご連絡ください。ご連絡に従い、手続きの詳細な方法を、ご案内いたします。なお、手続きにあたっては、ご本人であることを確認するための書類をご提出いただきます。
(2) 手数料の額
保有個人データの利用目的の通知、開示につきましては、１回の請求ごとに千円の手数料を申し受けます。また、内容により、作業工数が大きい場合は作業量に応じた手数料をいただく場合がございます。その場合は事前に手数料を見積もり、ご連絡いたします。

10.個人情報の提供・入力にあたっての注意事項
必須項目以外の情報の提供は任意です。ただし、当該情報が提供されない場合にはお問合せ・ご質問等に適切に対処できない場合がございます。

11.本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
(1) 当社は、情報管理サービス等を利用するお客様、本ホームページを利用するお客様及び訪問者（以下、合わせて「お客様等」という）のプライバシーの保護、利便性の向上、広告の配信、及び統計データの取得のため、クッキー（Cookie）、ウェブビーコン、および類似の技術（以下、「クッキー等」といいます。）を利用して、お客様等の利用状況および興味関心の属性情報を取得し、分析することがあります。
なお、当社は、お客様等に最適な広告を配信するために、クッキー等を利用して、行動ターゲティング広告サービスを利用しています。このサービスを無効にしたい場合は、広告サービス提供企業が定める【手順】に従ってください。
(2) 当社は、お客様等のIP アドレス、ブラウザ種類、ブラウザ言語等の情報(以下、「ブラウザ言語等情報」といいます。)を自動で生成し、保存する場合があります。これらの情報は利用者環境を分析し、より良いサービス提供のため、また正常なサービス提供を妨害する不正行為防止のために利用いたします。
(3)当社は、クッキー等及びブラウザ言語等情報を個人情報として取り扱う場合があります。

12.外部サービスとの連携における個人情報の取得
当社では、情報管理等サービス等を外部サービスとも連携させております。お客様は、情報管理サービス等と外部サービスとの連携を許可または制限することができます。お客様が外部サービスとの連携を許可した場合、当社は、当該外部サービスによってお客様に明示された情報を取得し、情報管理サービス等を提供するために利用いたします。

13.個人情報苦情及び相談窓口
Sansan株式会社 個人情報苦情及びご相談窓口
〒150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
TEL：03-6758-0033
（受付時間 月曜日～金曜日 祝祭日を除く 10時～16時）

*1:「保有個人データ」とは、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。詳しくは、「個人情報苦情及びご相談窓口」までご連絡ください。

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文書管理システム

文書管理システムとは？

文書管理とは、社内で共有が必要な文書（ドキュメント・コンテンツ）などを保管したり編集作業の管理を行うことを言い、コンピュータ上で電子化・デジタル化した文書を保管・管理するシステムを文書管理システムといいます。文書の作成から保管・活用・保存、そして破棄するまでの管理が可能です。文書管理システムの提供形態には、オンプレミス・パッケージソフト・クラウド等があり、特にクラウド型ではコスト面、導入の容易さなどのメリットがあります。

『Contract One』とよく比較されている文書管理システム

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