ISO文書の保管や管理方法とは？運用のポイントを解説！

文書保管・管理とは

文書保管・管理とは、契約書や資料、各種マニュアルなど業務上作成した書類・電子データを管理することです。紙媒体や電子データにかかわらず、法定保存書類や会社にとって重要な書類であれば、どのような保存形態でも対象になります。

一般的に契約書や履歴書などの重要文書は、完成するまでに途中経過となるさまざまな文書が作成・管理されます。途中経過となる文書は、高度な議論の過程やノウハウが詰まっているため、完成書類よりも重要な情報が記載されていることも多いです。文書管理を適切に行えば、このような途中経過となる文書も簡単に取得できます。完成書類と照らし合わせれば、業務上の課題や新たな知見の発見にもつながるでしょう。

文書保管・管理は、ビジネス上のメリットが大きいので、大企業・中小企業問わず積極的に取り組むことをおすすめします。

文書保管・管理をするメリット

適切な文書保管や管理をするメリットについて解説します。

業務の効率化や生産性の向上

文書管理をすると、必要な文書がすぐ手に入るようになり業務の効率性が向上します。「業務中に文書を探す時間は従業員一人あたり年間で150時間」というコクヨの調査結果もあることから、文書管理を徹底すれば人件費の削減効果も得られるでしょう。

また、文書に記載されているノウハウを社内共有することで、従業員の業務スキルが上がり一人あたりの生産性も向上します。

リスクマネジメント効果

文書保管を行うと、いつ誰がどのように文書を利用したのかが明確になるため、紛失や破損、情報流出などを防止するためのリスクマネジメントができるようになります。また、業務上のトラブルが発生し取引先企業から裁判を起こされても、必要な書類を準備することで自社の正当性を客観的に証明できます。

顧客満足度が向上

文書管理によって業務の効率性や生産性が向上すると、高品質の商品が安定的に市場へ行き渡るようになります。その結果、顧客満足度も向上します。製造過程に問題が生じても、必要な書類を取り寄せてすぐに問題を分析・解決することが可能です。

ISO9001規定の文書管理とは

ISO9001とは、商品やサービスの品質を保証する国際規格のことです。取得できれば高品質な商品やサービスを提供している企業として認められます。商品やサービスそのものの価値だけでなく、マネジメントや業務管理など商品が完成するまでの過程も評価するのが特徴です。

文書の種類に定義がある

ISO9001規定の文書と認められるには、以下の要件を満たす必要があります。

• １．写真や図表などが消えないように目に見える形で処理されている文書
• ２．企業が業務遂行に必要だと判断して作成した文書

具体的には、下記のような書類が該当します。

• ・商品の製造プロセスを記載した製造手順書
• ・商品を販売した取引先企業の一覧表
• ・商品の販売プロセスを記載した購買業務手順書

文書管理における要件がある

ISO9001規定の文書管理と認められるには、以下のような要件を満たす必要があります。

• ・いつでも必要な文書を検索できる
• ・高度なセキュリティのもと管理されている
• ・文書が読みやすい状態になっている
• ・文書の保管期間や廃棄方法がしっかりと設定されている
• ・文書を変更してもすぐ前のバージョンに戻せる

保管期限が決まっている

ISO9001では、法定保管期間が要件として挙げられています。主な文書の法定保存期間は以下の通りです。

• ・領収書など取引に関する帳簿：７年
• ・従業員の身元保証書、誓約書：５年
• ・一般健康診断個人票：５年
• ・雇用保険の被保険者に関する書類：４年
• ・労働者名簿、雇用または退職に関する書類：３年
• ・災害補償に関する書類：３年
• ・社会保険に関する書類：２年

ISO9001を取得する方法

ISO9001を取得するにはまず、取得予定日を決め、管理責任者を選定します。次に社内リソースだけで進めるか外部サービスを利用するかを決め、必要な予算を見積もりましょう。

スケジュールと予算が決まったら、ISO9001の審査対象となる品質マネジメントシステムを構築します。品質マネジメントシステムは、自社のルールや基準をもとに必要なところだけ作り込んでいくのがおすすめです。システムが完成したら、PDCAを回しながらISO9001を運用していきます。

ISO9001を運用したら、国内に60程度ある審査機関で、自社の品質マネジメントシステムを評価してもらいます。審査は、機関から派遣される審査員の質問に答える「一次審査」と、実際に業務を実施して品質マネジメントシステムの有効性を評価してもらう「二次審査」の２種類です。それぞれ問題なく通過すると、審査会で認証を受けISO9001を取得できます。

文書管理を効率化する方法

文書管理の効率化には、文書管理システムを導入するのがおすすめです。文書管理システムは、システム上で文書を一括管理できるツールです。タグや文書内のキーワードで検索できる機能があるため、紙やエクセルで管理するよりも目的の文書を探しやすくなります。利用者単位でアクセス権限を自由に設定できるなどセキュリティも万全です。

また、定期的に実施されるISO9001の改訂にも柔軟に対応できます。

適切な文書保管・管理でISO取得をしよう！

文書保管は、業務効率化や生産性の向上、リスクマネジメント効果などビジネス上のメリットが豊富です。ISO9001が定める文書の定義や文書管理における要件、保管期限を遵守すれば、ISOも取得できます。

ISO9001の審査には実務試験もあるので、文書管理システムを導入して、品質マネジメントシステムを最適化しておくとよいでしょう。 適切な文書保管・管理を行って、ISOを取得してください。