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文書管理とは、あらゆる業務において発生する文書や記録の保管・保存、活用、廃棄を適切に行うことを指します。インターネットが普及した現在においては、文書管理をより効率化でき、導入するのも簡単なクラウド製品が幅広く開発されています。色々な製品を比較した上で、自社にとって最適なサービスを導入しましょう 。
クラウド型文書管理システムの導入には多くのメリットがある一方、注意しなければならないことも存在します。さまざまなサービスを比較・検討した上で導入しましょう。
クラウド型文書管理システムを利用することのメリットには、サーバの購入などの導入コストとメンテナンス費用といった運用コストの削減、社内に限らず社外からも利用できる利便性、高度なセキュリティ環境などが挙げられます。
クラウドサービスを導入することで、まず導入コストを削減することができます。クラウドという概念がまだ一般的でなかった頃は、何か新しいシステムを取り入れようとする場合、自社にサーバを置いて、そこにソフトウェアをインストールすることが主流でした。このやり方では、まずサーバ購入そのものが負担となっていました。
しかしクラウドサービスを使用することで、そのような初期費用の負担が必要なくなり、さらには自社内にサーバを保有する場合には必須のメンテナンス費用といった運用コストもかからなくなります。
クラウドサービスの大きな特徴は、インターネットが繋がっている場所であればどこからでも利用できることです。すなわち、クラウドサービスを利用すれば社外からも文書管理を行うことが可能になります。例えば、営業先で自社が保有する資料を参照する必要があるとき、クラウドで文書管理をしているならば自社に戻ることなくその場で確認することができます。
高度なセキュリティ環境が整っていることも、クラウドサービスを利用するメリットの一つです。一見、インターネット上で情報をやり取りするよりも、自社設備において情報を管理した方が情報漏洩のリスクも少ないように見えます。
しかし、それを実現するにはセキュリティ担当者という人的リソースとコストの面で多大な負担がかかってしまいます。クラウドサービスでは預けたデータが設備の整ったサーバやデータセンターでセキュリティの専門家によって運用されるため、効率よく最新のセキュリティ環境を維持することができます。
ここまでクラウドサービス利用して文書管理を行うことの多様なメリットを紹介してきました。一方で、そのような便利なクラウドサービスを導入する際、注意したり確認したりしなければならないこともいくつかあります。
まず、あえてクラウド製品を導入する必要があるのかを考えることが大切です。クラウド型文書管理システムと一口に言っても、そこにはさまざまな機能やサービスが含まれます。業務の効率化や、人的リソースを含むITの負担軽減など、クラウドサービスで改善できる項目はさまざまです。
それゆえ、どのような機能やサービスを選ぶか、あるいは自社のどのような分野においてクラウドサービスを採用するかの見極めが重要となってきます。不要な機能やサービスを取り入れたために、かえって効率が悪くなったり負担がかさんだりする可能性もあるため、今一度クラウド導入前にその目的を確認することが大切です。
製品導入担当がクラウド製品の特性を十分に理解しているか確認することも重要です。クラウドサービスの本質は、外部に自社のデータを預けることにあり、これによりデータの管理の手間やコストが省けることがクラウドのメリットです。
しかし、一方で預けたデータについて自社内で保管する場合よりも、柔軟には対応できない可能性を把握しておく必要があります。データを預けるクラウドサービス業者が信頼できる業者なのか確認するのはもちろんのこと、サポートの体制はどうなっているのか、夜間や休日の対応はどうなっているのかなど、自社の業務に適したデータの運用が可能かどうかを検討することは必須です。
例えば、自社は夜間や休日も営業している一方、クラウドサービス業者は平日の昼間しかサポートを行っていない場合、トラブルが起きたときにすぐに対応できない可能性があります。このようなことを防ぐためには、製品導入の担当者がどのような業務や目的のためにクラウドを導入するのかをよく考え、提供されるクラウドサービスと自社の業務がマッチするかをきちんと判断することが肝要です。
クラウドサービスに求めているセキュリティレベルがきちんと目的に見合っているものになっているか検討することもしなければなりません。クラウドサービスの主要な特徴の一つに、インターネットがあれば場所を選ばず簡単に情報や文書にアクセスできることを先に挙げました。しかしそれは、高度のセキュリティレベルが求められる、特定の人しかアクセスできないような情報をクラウドサービスで管理するのは必ずしも適切ではないということにもなります。
例えば、正社員のみならずアルバイトも採用している会社がクラウド上でアルバイト向けのマニュアルを公開するとします。それと並行して正社員しか使えない機密情報なども同じクラウドサービスで管理しようとすると、必要とされるセキュリティのレベルが上がり、結果として正社員のみがアクセス権を持つことになるでしょう。そうすると結局、アルバイトはクラウド上でマニュアルを読めないということになりかねません。
セキュリティレベルが高い方が情報が守られる可能性も高くはなりますが、高すぎる場合は逆に利便性が損なわれることもあります。そのため、目的にあったセキュリティレベルを適切に選択するということを心に留めておく必要があります。
ITトレンド編集部がクラウド型文書管理システムを厳選しました。実際にみていきましょう。
幅広い業種で幅広い用途で活用されて、25年の販売実績を持つシステムです。様々な条件により検索する機能や期限日を知らせるメールを配信する機能、細かくセキュリティ権限を設定できる機能などを備えています。また、エクセル台帳をそのまま取り込むことが可能で、エクセルで文書管理を行っている企業でもスムーズな移行が可能です。低予算で利用できるクラウド版でも、パッケージ版と同じレベルの充実した機能を提供しています。
「書類をデータ化 同時に整理」を実現すべく、OCRと文書管理をオールインワンで提供するシステムです。文書ファイルを自動で取り込んだり、文書ファイルの自動で仕分けたり、データ化した文書ファイルのライフサイクルを管理するといった機能があります。エクスプローラーに似た直感で使いやすいインターフェイスで、文書の検索や取得が簡単です。高精度検索機能を搭載し、全文検索、文字や数字等による部分一致や範囲を絞った検索も可能です。ホームページ上での体験デモや30日間の無料トライアルが可能です。
要件定義から構築、保守まで一環したワンストップソリューションを提供します。コンサルタントが現場に出向いてヒアリングを実施し、製品・機能ありきではなく、お客様のニーズに沿った要件定義を行います。その上でお客様に一番合った製品を選定し、製品専門SEによるコンサルティングとシステム構築を行います。文書管理の各種資格取得者がサポートを行います。様々な業種・様々な規模のユーザへの導入実績があり、ノウハウを蓄積しています。
お客様ごとに異なるそれぞれの業務の流れに合わせ、ワークフローをデザインできるシステムです。高い機能と高い柔軟性を兼ね備えたシステムにより、絵を描くような直感的な操作で業務フローをカスタムできます。ワークフローを業務フロー図としてまとめることで、業務の見える化も実現できます。業務フローの連結、他システムとの連携、データを分析する機能も備えています。プログラムの深い知識がない職員でも構築・編集が行えるため、新たに業務を展開する際も、費用をかけずにシステム化できることも大きなメリットです。
大容量の領域を確保し、社内に留まらず社外とも安全にファイルを共有することを可能とするクラウド型サービスです。端末ごとにアプリのインストールは不要で、グループウェアからアクセスすることもできます。Word、Excelなどのofficeファイルも直接編集でき、複数人でリアルタイムに同じファイルを編集することも、排他制御することも可能で、閲覧・編集権限の細やかな設定や認証管理機能も備えています。本サービスはJ-MOTTOの有料オプションサービスとして提供されています。
高速プレビュー機能として、全ページのサムネイル、検索したページのサムネイル、TOPページの3種類が表示できることが特徴の高速全文検索システムです。元データにアクセスすることなく、セキュアに全ページ閲覧可能です。さらに、有効結果を上位に表示、80万件のデータを約1/1000秒で高速検索、PDFやOffice文書をはじめとする様々な画像・動画データ形式への対応などといった機能も備えています。オンラインデモを申し込むことが可能です。
様々な業務マニュアルや約款など定型文書の更新作業を効率化し、品質向上させるシステムです。 XML形式で文書を作成する機能、高度な検索機能、複数の関連文書を自動で生成する機能、ワークフロー機能による承認機能などを備えています。 Microsoft Office にアドインして提供されますので業務の生産性を損ないません。保険会社向けには約款作成支援システムやしおり約款機能といったより業務に即したオプション機能も提供しています。
金融業界へのシステム導入を得意とするソルクシーズが提供する、企業向けのセキュアで利便性の高いクラウド型ファイル共有サービスです。ツリービュー機能、ドラッグ＆ドロップでファイルアップロードする機能、オンライン上の同時編集機能、きめ細かなファイル共有機能、自動的なバージョン管理機能などを備えています。セキュリティにおいても証跡管理、高度なIPアドレス制限、PDFセキュリティなどといった機能があります。30日間の無料トライアルが可能です。
ノークリサーチ社「2017年度中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」グループウェア部門11年連続シェアNo.1を誇るサイボウズ社のクラウド型グループウェアです。「クラウドグループ導入の壁を超える」をコンセプトに現在のシステムからの移行も確実にサポートします。誰もが使いこなせるユーザーインターフェイスを備え、一画面の中に必要な情報がポータルを中心に集約され、直感的な操作ができることが特徴です。30日間の無料トライアルが可能です。
昨今益々コンプライアンスが重視され、個々の企業やグループ間で規程を見直す動きが活発になっていることを受け、様々な規程の編集・改訂作業をスピーディーに実行し、Web公開・閲覧にも活用することを可能にしたシステムです。インデントや条項番号の自動設定する機能や新旧対照表をワンクリックで自動作成する機能、改訂時に関連規程をチェックする機能などを備えています。規程毎の新旧履歴データを一元管理することで、データの混乱や消失問題も解決できます。
コンテンツ、知識、アプリケーションを共有・利用してチームでのパフォーマンスを高め、情報をスピーディーに検出して、組織全体で垣根なく共同作業することを可能とするシステムです。職場や自宅に留まらず外出先であってもファイルに安全にアクセスして共有、保存できます。Office と密に統合されており、あるデバイスでドキュメントの共同編集を行った後に、別のデバイスで仕上げるといった運用も可能ですまた、Windows PC、Mac、モバイル デバイスのどれからでもセキュリティを維持しながらアクセスすることが可能です。
文書保管のリスクやコストを削減しつつ、機密文書を電子化するサービスです。保存が必要な機密文書を紙媒体として預かり、PDF化することで電子文書として保管・閲覧できる環境を提供します。ミスを抑制する登録機能やHHTとバーコードによる倉庫でのチェック機能を実現しています。電子文書は最新のセキュリティを備えたデータセンターにて保管され、システムへのアクセスもクライアント認証を用い、高度なセキュリティレベルで管理・運用されます。
契約に関わる作成・編集業務を効率化し、契約書雛型や締結文書などといった文書データを一元的に管理できるシステムです。契約書の条項番号の自動付番機能や進捗管理機能を持ち、契約書の原本に加えて属性情報や本文情報をシステムに一括で登録・管理することが可能です。また、確認・更新が必要となった契約書をメールや画面上でアラートする機能や、自動ピックアップされた契約書の契約更新日を一括更新する機能もあり、作成・手続き・進捗・管理の全てをサポートしています。
議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集などWeb上にある様々な情報について「ほしい情報、すぐ見つかる」を可能にするドキュメント専用の情報共有サービスです。高機能なエディターやファイル登録機能で簡単にドキュメントをWebに登録できます。フォルダで階層化され、情報を整理しやすいのも特徴です。ファイル全文検索、コメント機能、柔軟なアクセス権限設定、マルチデバイス対応、言語切替（英語）、タイムゾーン設定機能等も備えています。無料トライアルが可能です。
企業に存在する様々な帳票や文書をPDF化し、有効的に一元管理・活用させるシステムです。自動で登録、変換、分類、振分を行い、効率的にファイルを管理し、高度な検索機能により必要なデータを高速で呼び出すことができます。スキャナOCRサービスと連携し、手書きデータやイメージデータをテキスト化することも可能です。また、最新バージョン、関連情報紐づけ管理が可能となり、大幅な業務効率化を図れます。14日間無料トライアルが可能です。
デジタル化された大量の文書を整理・管理するファイル管理ツールです。リストが本棚のように表示され、文書がデジタルブックの形式で開くなど閲覧性を追求しています。カテゴリでスピーディーに知りたい情報にアクセスでき、カテゴリやタイトル、タグによる検索、全文検索、横断検索に対応しています。また、すべての操作にブラウザを使用しており、端末の機種を選ばないのも特徴です。オフィスファイルもアップロード可能で、セキュリティ機能も万全です。30日間無料トライアルが可能です。
企業における一般文書やISO文書を電子化し、ドキュメントの一元管理、検索、セキュリティ対策、ワークフロー申請など様々な業務を効率化する文書管理ツールです。PDF文書・DocuWorks文書をシステム上でのみ参照可能とし、ダウンロード禁止や印刷制限できる機能を持ち、持出による情報漏えいのリスクを減らします。 また、マニュアル・手順書作成オプションやフォーム申請オプション、iPadオプションなど様々なオプション製品があり、お客様のニーズに合わせたシステム導入が可能です。
このように、クラウドサービスを導入することによって情報の利便性アップやコストの削減が図れます。一方でクラウドを利用するにあたっては注意をしなければならないこともいくつかあります。自社はクラウドサービスに何を求めているかなどの抑えるべきポイントをしっかり意識した上で、クラウド型の文書管理システムを活用し、業務の効率化を推進しましょう。
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| 11月12日(月) 更新 | |
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