資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. クラウド型文書管理システムとは?ポイントを押さえて製品を比較しよう

クラウド型文書管理システムとは?ポイントを押さえて製品を比較しよう

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2019年11月28日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
クラウド型文書管理システムとは?ポイントを押さえて製品を比較しよう

文書管理システムは、業務において発生する文書の保存、活用、廃棄を効率的に行えるシステムです。クラウド型のシステムを活用することで比較的安価で手軽に導入できるようになりました。クラウドシステムならではのメリットもあり、中小企業でも導入しやすくなっています。この記事ではメリットや注意点、製品比較のポイントを紹介します 。

文書管理システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

クラウド型製品の導入メリット

クラウド型文書管理システムのメリットを3つにまとめて紹介します。

メリット1.導入コストが削減できる

まず導入コストを削減できます。クラウドという概念がまだ一般的でなかった頃は、自社にサーバを置いて、そこにソフトウェアをインストールすることが主流でした。このやり方では、まずサーバ購入そのものが負担です。

しかしクラウドサービスを使用することで、そのような初期費用の負担が必要なくなり、さらには自社内にサーバを保有する場合には必須のメンテナンス費用といった運用コストもかからなくなります。

メリット2.社外からでもシステム利用できる

クラウドサービスの大きな特徴は、インターネットが繋がっている場所であればどこからでも利用できることです。すなわち、クラウドサービスを利用すれば社外からも文書管理を行うことが可能になります。例えば、営業先で自社が保有する資料を参照する必要があるとき、クラウドで文書管理をしているならば自社に戻ることなくその場で確認することができます。

メリット3.最新のセキュリティ環境に対応されている

高度なセキュリティ環境が整っていることも、クラウドサービスを利用するメリットの一つです。一見、インターネット上で情報をやり取りするよりも、自社設備において情報を管理した方が情報漏洩のリスクも少ないように見えます。

しかし、それを実現するにはセキュリティ担当者という人的リソースとコストの面で多大な負担がかかってしまいます。クラウドサービスでは預けたデータが設備の整ったサーバやデータセンターでセキュリティの専門家によって運用されるため、効率よく最新のセキュリティ環境を維持することができます。

クラウド型製品の導入前に確認すること

ここまでクラウドサービス利用して文書管理を行うことのメリットを紹介しました。一方で、そのような便利なクラウドサービスを導入する際、注意しなければならないこともいくつかあります。

導入目的を確認しよう

まず、あえてクラウド製品を導入する必要があるのかを考えることが大切です。クラウド型文書管理システムと一口に言っても、そこにはさまざまな機能やサービスが含まれます。業務の効率化や、人的リソースを含むITの負担軽減など、クラウドサービスで改善できる項目はさまざまです。

それゆえ、どのような機能やサービスを選ぶか、あるいは自社のどのような分野においてクラウドサービスを採用するかの見極めが重要となってきます。不要な機能やサービスを取り入れたために、かえって効率が悪くなったり負担がかさんだりする可能性もあるため、今一度クラウド導入前にその目的を確認することが大切です。

クラウド製品の特性を確認しよう

製品導入担当がクラウド製品の特性を十分に理解しているか確認することも重要です。クラウドサービスの本質は、外部に自社のデータを預けることにあり、これによりデータの管理の手間やコストが省けることがクラウドのメリットです。

しかし、一方で預けたデータについて自社内で保管する場合よりも、柔軟には対応できない可能性を把握しておく必要があります。データを預けるクラウドサービス業者が信頼できる業者なのか確認するのはもちろんのこと、サポートの体制はどうなっているのか、夜間や休日の対応はどうなっているのかなど、自社の業務に適したデータの運用が可能かどうかを検討することは必須です。

例えば、自社は夜間や休日も営業している一方、クラウドサービス業者は平日の昼間しかサポートを行っていない場合、トラブルが起きたときにすぐに対応できない可能性があります。このようなことを防ぐためには、製品導入の担当者がどのような業務や目的のためにクラウドを導入するのかをよく考え、提供されるクラウドサービスと自社の業務がマッチするかをきちんと判断することが肝要です。

必要なセキュリティレベルを確認しよう

クラウドサービスに求めているセキュリティレベルがきちんと目的に見合っているものになっているか検討することもしなければなりません。クラウドサービスの主要な特徴の一つに、インターネットがあれば場所を選ばず簡単に情報や文書にアクセスできることを先に挙げました。しかしそれは、高度のセキュリティレベルが求められる、特定の人しかアクセスできないような情報をクラウドサービスで管理するのは必ずしも適切ではないということにもなります。

例えば、正社員のみならずアルバイトも採用している会社がクラウド上でアルバイト向けのマニュアルを公開するとします。それと並行して正社員しか使えない機密情報なども同じクラウドサービスで管理しようとすると、必要とされるセキュリティのレベルが上がり、結果として正社員のみがアクセス権を持つことになるでしょう。そうすると結局、アルバイトはクラウド上でマニュアルを読めないということになりかねません。

セキュリティレベルが高い方が情報が守られる可能性も高くはなりますが、高すぎる場合は逆に利便性が損なわれることもあります。そのため、目的にあったセキュリティレベルを適切に選択するということを心に留めておく必要があります。

クラウド型文書管理システムを徹底比較

人気のクラウド型の文書管理システムを比較してみましょう。

文書管理 の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキングの第1位は? play_circle_outline

以下の記事ではより詳しくクラウド型の製品を比較しています。

関連記事
クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

watch_later 2020.12.15

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

続きを読む ≫

クラウド型文書システムを導入して効率化しよう

クラウド型文書管理システムのメリットと注意点を紹介しました。自社はクラウドサービスに何を求めているかなどの抑えるべきポイントをしっかり意識した上で、クラウド型の文書管理システムを活用し、業務の効率化を推進しましょう。

文書管理システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ISOを取得したら「文書管理システム」が必要!?

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

ECMとは?デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説!

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「クラウド型文書管理システムとは?ポイントを押さえて製品を比較しよう」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
ジップインフォブリッジ株式会社
ジップインフォブリッジ株式会社
追加
企業内情報の見える化促進SAVVY/EWAP
直感的で使いやすい文書管理ソフトウエアです。フォルダ監視や紙電子化など情報の共有化を実現できる高速全文検索エンジンです。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
追加
「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
SPAは「書類をデータ化 同時に整理」。 これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。 業務をスピードアップさせ、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
株式会社富士通四国インフォテック
株式会社富士通四国インフォテック
追加
【中堅企業/契約書の期日管理で実績多数!】Documal SaaS
インターネット環境があればどこからでも利用できる、クラウドサービスです。 PC、タブレット、スマートフォンと端末問わずに使え、社外でもセキュアな情報共有が可能です。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
追加
膨大な社内文書の中から、目的の書類を瞬時に入手eValue V
社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
追加
企業間・部門間情報共有プラットフォームPROCENTER/C
セキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
株式会社トライバルメディアハウス
株式会社トライバルメディアハウス
追加
フリープラン・無料お試しあり!誰でも使える情報共有ツールwelog
誰でも簡単に使える情報共有ツール。社内Wikiやナレッジベースの構築、議事録や日報といった業務記録など、チーム・組織運営に必要な情報を簡単に記録・共有・活用できます。
株式会社ユニオンシンク
株式会社ユニオンシンク
追加
電子化による統制をサポートいたします!文書管理システム 文書デザイナー
文書デザイナーは、高機能なワークフローに最新版・原本管理が可能な文書管理システムです。ISO関連書類などの厳密な管理から、社内情報共有まで幅広く活用できます。権限設定も充実!
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
株式会社 日立ドキュメントソリューションズ
追加
書類を電子化して場所を選ばない働き方を文書管理支援ソリューション
文書管理の課題やニーズは企業ごとに異なります。そこで日立ドキュメントソリューションズではお客さまの課題や目的に応じた文書管理をご提案します。
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
追加
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
資料請求ランキング
1月11日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
  • 株式会社鉄飛テクノロジー
第3位
  • 「書類をデータ化、同時に整理」OCR・文書管理・データ活用をすべて実現SPA
  • ウイングアーク1st株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 文書管理システム徹底比較16選!選び方・効果もあわせて解説!
    本記事では、文書管理システムを比較して紹介しま...
  • クラウド型文書管理システムを徹底比較!無料製品もご紹介
    文書管理システムとは、社内の紙文書や電子文書を...
  • 【アプリ対応】スマホ・タブレットでも使える文書管理システム7選!
    文書管理システムを利用することで、契約書や決裁...
  • ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット
    近年、文書管理システムを導入して業務効率化に活...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内の様々な文書を管理すること...
  • 文書における「保管」と「保存」の違いとは?管理のポイントも解説!
    企業で発生する文書には適切な文書管理が必要です...
  • 文書管理とナレッジマネジメントの違いや関係性は?5分で分かる解説
    文書管理とナレッジマネジメントとはどう違うので...
  • ファイリングにおけるツミアゲ式とワリツケ式の違いについて解説!
    保管すべき文書が大量だと、文書管理は複雑化しま...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline