クラウド型文書管理システムとは？ポイントを押さえて製品を比較しよう

クラウド型製品の導入メリット

クラウド型文書管理システムのメリットを３つにまとめて紹介します。

メリット1．導入コストが削減できる

まず導入コストを削減できます。クラウドという概念がまだ一般的でなかった頃は、自社にサーバを置いて、そこにソフトウェアをインストールすることが主流でした。このやり方では、まずサーバ購入そのものが負担です。

しかしクラウドサービスを使用することで、そのような初期費用の負担が必要なくなり、さらには自社内にサーバを保有する場合には必須のメンテナンス費用といった運用コストもかからなくなります。

メリット2．社外からでもシステム利用できる

クラウドサービスの大きな特徴は、インターネットが繋がっている場所であればどこからでも利用できることです。すなわち、クラウドサービスを利用すれば社外からも文書管理を行うことが可能になります。例えば、営業先で自社が保有する資料を参照する必要があるとき、クラウドで文書管理をしているならば自社に戻ることなくその場で確認することができます。

メリット3．最新のセキュリティ環境に対応されている

高度なセキュリティ環境が整っていることも、クラウドサービスを利用するメリットの一つです。一見、インターネット上で情報をやり取りするよりも、自社設備において情報を管理した方が情報漏洩のリスクも少ないように見えます。

しかし、それを実現するにはセキュリティ担当者という人的リソースとコストの面で多大な負担がかかってしまいます。クラウドサービスでは預けたデータが設備の整ったサーバやデータセンターでセキュリティの専門家によって運用されるため、効率よく最新のセキュリティ環境を維持することができます。

クラウド型製品の導入前に確認すること

ここまでクラウドサービス利用して文書管理を行うことのメリットを紹介しました。一方で、そのような便利なクラウドサービスを導入する際、注意しなければならないこともいくつかあります。

導入目的を確認しよう

まず、あえてクラウド製品を導入する必要があるのかを考えることが大切です。クラウド型文書管理システムと一口に言っても、そこにはさまざまな機能やサービスが含まれます。業務の効率化や、人的リソースを含むITの負担軽減など、クラウドサービスで改善できる項目はさまざまです。

それゆえ、どのような機能やサービスを選ぶか、あるいは自社のどのような分野においてクラウドサービスを採用するかの見極めが重要となってきます。不要な機能やサービスを取り入れたために、かえって効率が悪くなったり負担がかさんだりする可能性もあるため、今一度クラウド導入前にその目的を確認することが大切です。

クラウド製品の特性を確認しよう

製品導入担当がクラウド製品の特性を十分に理解しているか確認することも重要です。クラウドサービスの本質は、外部に自社のデータを預けることにあり、これによりデータの管理の手間やコストが省けることがクラウドのメリットです。

しかし、一方で預けたデータについて自社内で保管する場合よりも、柔軟には対応できない可能性を把握しておく必要があります。データを預けるクラウドサービス業者が信頼できる業者なのか確認するのはもちろんのこと、サポートの体制はどうなっているのか、夜間や休日の対応はどうなっているのかなど、自社の業務に適したデータの運用が可能かどうかを検討することは必須です。

例えば、自社は夜間や休日も営業している一方、クラウドサービス業者は平日の昼間しかサポートを行っていない場合、トラブルが起きたときにすぐに対応できない可能性があります。このようなことを防ぐためには、製品導入の担当者がどのような業務や目的のためにクラウドを導入するのかをよく考え、提供されるクラウドサービスと自社の業務がマッチするかをきちんと判断することが肝要です。

必要なセキュリティレベルを確認しよう

クラウドサービスに求めているセキュリティレベルがきちんと目的に見合っているものになっているか検討することもしなければなりません。クラウドサービスの主要な特徴の一つに、インターネットがあれば場所を選ばず簡単に情報や文書にアクセスできることを先に挙げました。しかしそれは、高度のセキュリティレベルが求められる、特定の人しかアクセスできないような情報をクラウドサービスで管理するのは必ずしも適切ではないということにもなります。

例えば、正社員のみならずアルバイトも採用している会社がクラウド上でアルバイト向けのマニュアルを公開するとします。それと並行して正社員しか使えない機密情報なども同じクラウドサービスで管理しようとすると、必要とされるセキュリティのレベルが上がり、結果として正社員のみがアクセス権を持つことになるでしょう。そうすると結局、アルバイトはクラウド上でマニュアルを読めないということになりかねません。

セキュリティレベルが高い方が情報が守られる可能性も高くはなりますが、高すぎる場合は逆に利便性が損なわれることもあります。そのため、目的にあったセキュリティレベルを適切に選択するということを心に留めておく必要があります。

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人気のクラウド型の文書管理システムを比較してみましょう。

以下の記事ではより詳しくクラウド型の製品を比較しています。

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