マイナンバー制度にも対応！文書管理ソフトの選び方

マイナンバー対策のための文書管理システムの機能と選び方

2015年10月から配布が開始され、2016年から企業において厳重な運用が義務づけられたマイナンバー。配布直後から詐欺事件が発生したり、配布遅れが問題視されるなど、日本中を騒動に巻き込んでいるようです。J-SOX法や個人情報保護法とは異なり、全企業が対象になり、多くの企業があわただしく、マイナンバー取得、帳票変更、情報セキュリティ、社員教育などを開始しました。

セキュリティ面から見た文書管理の機能と選び方

不正な使用に対する高額な罰金制度もあって、とりわけ恐れられたのがセキュリティの面でした。マイナンバーの安全管理措置はガイドラインで定められており、文書管理システムに影響するものとして「C 組織的安全管理措置」「E 物理的安全管理措置」「F 技術的安全管理措置」があります。ここに記されている内容から文書管理システムに必要となるセキュリティ機能を紹介します。

出典：個人情報保護委員会「はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）」 http://www.ppc.go.jp/files/pdf/270414firstguideline.pdf
　　　

アクセス制御

「F 技術的安全管理措置」において、アクセス制御およびアクセス者の識別と認証を行うよう求められています。マイナンバー情報を保管している機器とシステムに、担当者以外がログインできないようにしなければなりません。

外部からの不正アクセスの防止

インターネットに接続されている機器で作業する場合、企業外部から不正にアクセスされない仕組みが必要となります。これは文書管理システムに加えてシステム化することになります。

情報漏えい等の防止

「情報漏えい等の防止」も求められています。その手段の1つとして暗号化が考えられます。個人のパソコンへのダウンロード禁止や印刷禁止の機能も考えられますが、これは文書管理システムとは別ツールで用意することもできます。

廃棄の実施

「個人番号の削除、機器および電子媒体等の廃棄」は必須であり、文書管理システムでは特定個人情報等を削除・廃棄する機能とそのチェック機能が求められます。

システムログ（作業履歴）

「C 組織的安全管理措置」として、運用状況を確認するため、システムログまたは利用実績を記録することが求められています。

e-文書法対策のための文書管理システムの機能と選び方

e-文書法は、紙で保存が義務づけられていた各種帳簿書類を、電子的に保存することを認める法律です。対象となるのは、総勘定元帳や仕訳帳などの帳簿、貸借対照表や損益計算書などの決算書類、その他自社発行の請求書などです。

2005年にスキャナ保存制度が導入されましたが、規制が多すぎて利用している企業がほとんどありませんでした。これが2016年の規制緩和によって、やっと現実的になりました。

出典：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則 http店//law.e-gov.go.jp/htmldata/H10/H10F0340100004ｃ3.html
　　　

以下の条件をクリアしていることが、e-文書法に対応した文書管理システムの選び方のポイントです。

二重入力がないこと

販売や会計など他システムからデータを取り込む場合、自動連携し二重入力は許されていません。手入力は1回だけで、以降システム間で自動連携していなければなりません。システム構築の際に重要となるポイントです。

タイムスタンプ（改ざん防止）

改ざんの防止と真実性の確保のために、データ作成時のタイムスタンプが必須となっています。タイムスタンプはデータを作成したシステムに求められます。会計システムで作成した場合は文書管理システムではなく会計システム側に求められます。文書管理システムでスキャナ保存した場合は文書管理システムに求められます。

まとめ　−セキュリティ機能が不可欠！

法制度としては古くはJ-SOX法があり、近年はe-文書法とマイナンバー制度が注目を集めています。共通しているのが高いレベルのセキュリティ機能が要求されていることです。セキュリティ強化へ向けて文書管理システムを正しく選ぶことが必要となっています。