マイナンバー文書の管理方法とは？システムの必要機能も紹介！

マイナンバー関連文書の管理方法

2015年10月から配布が開始され、2016年から企業において厳重な運用が義務づけられたマイナンバー。ここでは個人情報の流出を避け、安全にマイナンバーを管理する方法を紹介します。

出典： 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成二十五年五月三十一日法律第二十七号）｜ 内閣府

マイナンバー管理専用区画を設ける

マイナンバーを管理するために最も大切なのは、セキュリティです。不正な使用に対する高額な罰金制度もあるため、アクセス制限を設ける必要があります。紙の形でマイナンバー文書を保存している場合には、管理している部署以外の社員や外部の人が立ち入れないような専用区画を設定する必要があります。

外部機関に委託する

自社ですべての文書を保管するのがスペースの都合上難しいという場合や、保管に必要な手間を考慮すると自社で管理したくないという場合は外部機関に委託しましょう。マイナンバーの収集から管理までを手掛ける業者に依頼することで自社でマイナンバー情報を管理する手間が省けます。

しかし、委託する業者の技術力や設備などをしっかりと考慮し、秘密保持契約などの取り決めをしっかりと行う必要があります。

文書管理システムを活用する

マイナンバー文書を自社で管理しつつスペースや手間の問題を解決してくれるのが文書管理システムです。文書を電子化して保管することでオフィスのスペースを節約することができます。

一方、電子化することで気になるのがセキュリティ面ですよね。コンピュータに不正アクセスして情報を抜き取られるリスクもあるわけです。しかし、文書管理システムではセキュリティ機能の高いものも多く、外部からのアクセスを制限できます。

マイナンバー対策となる文書管理システムの機能

先程文書管理システムがマイナンバー書類の管理に役立つことを紹介しましたが、ここでは文書管理システムにどのような機能が備わっており、どのような点でマイナンバーの管理に貢献しているのか、整理していきます。

参考： 個人情報保護委員会「初めてのマイナンバーガイドライン（事業者編）」｜個人情報保護委員会

アクセス制御

マイナンバーガイドラインが求めている安全管理措置の１つとして「技術的安全管理措置」があり、この中でマイナンバー文書に対するアクセス制御およびアクセス者の識別と認証を行うよう求められています。マイナンバー情報を保管している機器とシステムに、担当者以外がログインできないようにしなければなりません。

文書管理システムにはこのようなアクセス制御の機能が備わっており、マイナンバーだけでなく様々な重要書類のセキュリティを守ることができるため、企業のコンプライアンス強化にもつながります。

適切なタイミングでの廃棄

「個人番号の削除、機器および電子媒体等の廃棄」は必須であり、特定個人情報等を削除・廃棄する機能とそのチェック機能が求められます。

文書管理システムはいつその文書を登録したのかをチェックする機能がついている上、検索機能によって削除すべき文書へのアクセスが容易にできるため、未削除や未廃棄といった事態を防げます。

システムログ（作業履歴）

ガイドラインで求められている「組織的安全管理措置」として、「取扱状況を確認する手段の整備」があります。すなわちマイナンバー情報がどのように扱われているのか、常に確認する作業履歴が必要になります。

文書管理システムであれば、システムログ機能で登録した文書の履歴や現在の状況を把握できるものもあり、導入すれば登録や削除のたびに必要だった確認作業が一気に削減されます。

文書管理システムの機能については以下の記事でも詳しく解説していますのでぜひご覧ください。

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