ECMを有効活用する方法とは？将来的な展望まで一挙紹介！

ECM活用前の課題

ECMを活用することによって解決できる課題を紹介します。

• ・部署間で情報を共有する際にはいちいちメールや手渡しで資料を渡さなければならず、時間と手間がかかる
• ・顧客の質問に対して手持ちの資料でしか対応できず、社内でたらい回しにしてしまう

このような悩みを解決するECMの活用方法をこれから紹介していきます。

活用方法：部署間における情報共有の綿密化

最初の課題を解決する活用方法としては検索機能やアクセス権限を利用した連携部署内の情報共有が挙げられます。特に緊密な連携を必要とする部署・部門間でECMを使い、情報共有の手間を省くという使い方が考えられます。これによりこれまで必要だった社内会議の時間を削減できるかもしれません。

例えば、フロントオフィスの人とバックオフィスの人は、普段なかなかナレッジを共有する機会がないのですが、ECMによって、彼らのナレッジが共有され、相乗効果が期待できます。また、多様な人のナレッジにアクセスできるようになるので、今までになかったナレッジを得たり、これまで会議などで直接情報共有をしなければわからなかったようなことを解決できるようになります。

こういったナレッジの共有は、個々のスキルの底上げにつながるためにサービスの幅を広げることにつながり、結果として全社の生産性の改善にも貢献できるでしょう。

必要な情報をすぐ探すことができることによって、必要な情報が埋もれてしまうことがなくなります。ナレッジの共有により、各自が持つ情報を他の人も活用でき、自社で抱えるコンテンツをより活かせるようになります。

活用方法２：顧客対応の迅速化

ECMにアクセスできる環境を整備した上で顧客対応を行うことで、顧客の疑問に対して迅速かつ正確な回答を出すことができます。

ECMによって管理されているコンテンツは、ファイル分けやタブの付与によって整理され、関連する情報がまとめて管理・保存されます。さらにそれらのコンテンツをすぐに検索できるような検索機能がついており、目的の情報に素早くアクセスできます。

具体的にECMでは文書が全文検索によってすぐに検索できる上に、Webコンテンツをファイル分けやタグ付けで整理することで、必要なコンテンツを探し出すのにかかる時間が短縮されます。その分顧客への対応速度を上げられるうえ他部署にたらい回しにする必要がなくなるため、顧客サービスの向上につながるでしょう。

活用方法３：ERPとの連携による業務効率化

ECMの多くは、他の重要システムとの連携ができます。よくある連携システムとしてはERP（経営資源の一括管理システム）が挙げられます。このような基幹システムと連携することにより、業務が効率化します。

具体例として、ECMがERPと連携していることによって業務が効率化した例をご紹介します。A社は内部統制のためにERPを導入していましたが、ERPパッケージが出力する帳票類とERPパッケージが入力する証憑書類がバラバラに管理されていました。ECMの導入が決まった際に、ERPと連携させ、これらの帳票類や証憑書類をまとめて管理するようにしました。

ECMでは、帳票類や証憑類の登録・検索・公開までをまとめて管理できるので、管理工数が削減されます。それによって、業務が効率化されたのです。

将来的な使い方：ビッグデータとの連携

ECMは今後、「ビッグデータ」と結びつけられていくことが考えられます。ECMはコンテンツの一元管理をするため、企業内の中心的な立ち位置にあります。それにより、さまざまなテクノロジーソリューションがECMとリンクしようとすることで、ECMが管理する範囲がより幅広くなります。

これまで単なるビジネス・プロセスにおける様々なコンテンツを管理するものであったECMがこれから先、顧客の満足度や販売状況といったあらゆる情報を集積し、それらを活用して将来の予測分析をするといった形で発展的に活用されていくと考えられているのです。

ECMを活用して社内の様々な場面で業務効率化を！

ECMは適切な活用によって社内の業務に好影響を与えることが期待できるでしょう。ECMは今後ますます発展するシステムであり、活用例は今後さらに増えることが予想されます。ECMを導入するだけで満足せず、様々な活用手段を見出し、社内の様々な場面で業務を効率化していきましょう。