グローバル企業必見！ECMとeDiscovery制度

ECMとは？

ECMとは、Enterprise Contents Managementの頭文字をとった略語です。ECMシステムでは、構造化データと非構造化データをまとめて管理できます。そのため、例えば契約書などの文書から、動画・画像といったWebコンテンツまでに及ぶ、デジタルデータすべてを管理することができます。

また、ECMシステムは、それらのデータをまとめて管理するだけではなく、タグの付与による整理や、全文検索などによりすばやく検索することを可能にします。

ECMと文書管理システムの違い

ECMとよく混同される文書管理システムというものがありますので、簡単に違いを解説しておきます。ECMと文書管理システムの違いは、管理する対象に違いがあります。ECMは上述の通り、文書から動画、画像といったコンテンツを管理するのに対し、文書管理システムは文書のみを管理対象にします。しかし、近年では、文書管理システムも動画や画像を合わせて管理できるようなシステムも登場しており、違いがほぼなくなってきているようです。

eDiscovery制度とは？

eDiscoveryは、Electronic Discoveryのことであり、2006年にアメリカで施行された制度です。eDiscovery制度は、電子情報開示又は電子証拠開示と言われる制度です。つまり、民事訴訟における、電子データの証拠開示について述べている制度です。

アメリカで訴訟があった場合、eDiscovery制度によって、相手から電子データを請求された時に電子データを証拠物として提出しなければなりません。もし提出が遅れてしまうと、それだけで裁判では不利になってしまいます。

軽視できないeDiscovery制度

日本には、eDiscovery制度のような制度がないので、日系企業の多くが、電子データを整理して管理できていません。例えば、メールについても、日々大量に送受信するメールを管理しているという企業は少ないのではないでしょうか。そのため電子データを、裁判の時に即座に提出することは難しいでしょう。提出すべきデータは大量にあるので、専門家に頼んでデータを提出しようとしても、専門家のコストがデータ量に比例するために莫大なコストが必要となります。

さらに、これらのデータの中には裁判で不利になるデータもあるでしょう。しかし、日系企業は、データの管理をしっかりと行っていないので、これらの不利になるような資料までまとめて提出してしまうのです。日系企業は、アメリカにおける裁判では不利になることが多く、そのためにパテントトロールに狙われることが多くなっているのです。

出典：ビジネス+IT「e-Discoveryとは何か？ 日本企業が備えるべきデータマネジメントの基本と留意点」
　　　http://www.sbbit.jp/article/cont1/28807

eDiscovery制度への対策にはECMが有効

日系企業の中には、eDiscovery制度に対応するために、ECMシステムを使うという企業が増えてきています。ここからは、「なぜECMシステムを使うと、eDiscovery制度に対応できるのか」を述べていきます。

ECMシステムの導入が有効な理由

ECMは、電子データの一元管理をすることで、データを最適な形で保管します。具体的には、重複するデータの排除・タグ付けやフォルダ分けによるデータの整理・裁判時に必要になるようなデータ全般の保全・不要文書の削除を行います。必要なデータだけを整理した形で残すことで、有事の際の対応スピードが早くなります。さらに検索機能があるため、必要なデータを探すスピードも上がるでしょう。

データを整理して保存することで、どのようなデータがどこにあるのかがわかるという、データの可視化ができます。そのために、裁判で不利になるデータを提出してしまう可能性も少なくなります。

まとめ

グローバル企業は、日本と海外の対応の違いに戸惑うことが頻繁にあると思います。ECMは、そのような戸惑いの中にある落とし穴の1つを回避する手段になります。ECMは、自社のすべての情報を一元管理できるので、海外拠点との情報共有もスムーズになります。ECMが有事の際の対応策になるだけではなく、業務効率化といった自社にもたらす利益も大きいので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。