eDiscovery制度とは？ECMによる対策方法についても解説！

eDiscovery制度とは？

eDiscovery制度：アメリカの電子情報開示制度

eDiscoveryとは、Electronic Discoveryの略であり、2006年にアメリカで施行された制度です。電子情報開示又は電子証拠開示と言われる制度で、民事訴訟における、電子データの証拠開示について述べています。

出典： Electronic Discovery Law｜ K&L GATES

日本企業が狙われるケースも存在する

アメリカで訴訟があった場合、eDiscovery制度によって、相手から電子データを請求された時に電子データを証拠物として提出しなければなりません。もし提出が遅れてしまうと、それだけで裁判では不利になってしまいます。

日本には、eDiscovery制度のような制度がないので、日系企業の多くが、電子データを整理して管理できていません。例えば、メールについても、日々大量に送受信するメールを完璧に管理できているという企業は少ないのではないでしょうか。そのため電子データを、裁判の時に即座に提出することは難しいでしょう。専門家に頼んでデータを提出しようとしても、専門家のコストがデータ量に比例するため、情報量が増えるほど莫大なコストが必要となります。

これらのデータの中には裁判で不利になるデータも存在するはずです。しかし、日系企業はデータの管理をしっかりと行っていないので、その区別が不十分で、そこを賠償金目的で企業を訴える「パテント・トロール」に狙われることが多いのです。

eDiscovery制度への対策としてのECM

日系企業の中には、eDiscovery制度に対応するために、ECMシステムを使うという企業が増えてきています。ここからは、どのような点で対策となりえるのか、ECMによるeDiscovery対策ついて述べていきます。

ECMとは？

ECMとは、Enterprise Contents Managementの頭文字をとった略語です。ECMシステムでは、構造化データと非構造化データをまとめて管理できます。そのため、例えば契約書などの文書から、動画・画像といったWebコンテンツまでに及ぶ、デジタルデータすべてを管理することができます。

また、ECMシステムは、それらのデータをまとめて管理するだけではなく、タグの付与による整理や検索機能などによる迅速な情報の取り出しを可能にしています。

ECMについては以下の記事で詳しく紹介していますのでぜひご確認ください。

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ECMがデータ管理を最適化してくれる

ECMは、電子データの一元管理によってデータを最適な形で保管します。具体的には、重複するデータの排除・タグ付けやフォルダ分けによるデータの整理・裁判時に必要になるようなデータ全般の保全・不要文書の削除を行います。必要なデータだけを整理した形で残すことで、有事の際の対応スピードが早くなります。さらに検索機能があるため、必要なデータを探すスピードも上がるでしょう。

データを整理して保存することで、どのようなデータがどこにあるのかがわかるという、データの可視化ができます。そのため裁判で不利になるデータを提出してしまう可能性も少なくなるのです。

ECMの利用でeDiscovery制度対策を充実させよう

グローバル企業は、日本と海外の対応の違いに戸惑うことが頻繁にあると思います。ECMは、そのような戸惑いの中にある落とし穴の1つを回避する手段になります。ECMは、自社のすべての情報を一元管理できるので、海外拠点との情報共有もスムーズになります。ECMが有事の際の対応策になるだけではなく、業務効率化といった自社にもたらす利益も大きいので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。