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ECMとは？　～ECMの基本機能～

ECMとは、冒頭でも述べた通りEnterprise Contents Managementの頭文字をとった略語です。Enterprise Contents Managementとは、企業内コンテンツの管理を意味します。

ECMは、文書管理システムの発展形と言われます。具体的には、ECMは文書・画像・動画・音声といったWeb上のコンテンツを一元管理できるものです。各部署や各拠点にある情報もすべてまとめて管理できるようになります。さらに、これらの情報を、タグ付けやファイル分けによって整理して保存し、検索機能を用いて情報を素早く探し出せるようにします。

情報の管理において重要となるセキュリティ対策も十分に行っています。各コンテンツに対するアクセス権限を個人に付与できるので、情報を閲覧できる人を制限できます。

ECMの5つのメリット

ECMは、企業内のコンテンツを守り、よりよく活用するための仕組みです。実際にどのようなメリットがあるのかご紹介します。

メリット1　コンプライアンス強化

自社のコンプライアンスの強化ができます。ECMは、コンテンツに対するアクセス権限を付与することで、閲覧する人や印刷・ダウンロードできる人を制限できます。それにより、関係ない人や、悪意をもった人がコンテンツを閲覧するリスクを減らすことができます。

また、アクセス履歴を残すこともできます。アクセス履歴を確認することで、コンテンツにアクセスした人を管理し、コンテンツを不正に見た人がいた場合、誰がコンテンツを見たのかすぐに把握できます。さらに、履歴を取られていることが抑止力として働き、不正を働く人が減少します。

メリット2　事業継続性の向上

自社内の情報資産をデジタル化し、長期間に渡って管理することが、事業に継続性をもたらします。ECMによって、自社の情報資産を災害や情報漏えいから守ることが、有事の際にも役に立つでしょう。

ECMは、情報資産を一元管理する中で、多重バックアップを取ります。災害対策にもつながるので、BCP策定・運用にもつながります。

メリット3　生産性の向上

情報の検索をするために、業務時間の大部分を使うことはよくあります。紙媒体で文書を保存していると、膨大な紙資料の中から必要な情報を探す必要があります。また、ファイルサーバで情報を管理していると、情報が増えるにつれてサーバが重くなるので、検索スピードが落ちます。情報が拠点・部署でバラバラになっている時などは、情報入手にかかる時間は一気に増えるでしょう。

ECMは、情報を一元管理するだけではなく、情報の整理・検索まで行えます。まず、検索があっという間にできるので、必要な情報にすぐさまアクセスできます。さらに、情報をファイルごとに仕分けたり、タグをつけたりして整理できるので、関連情報へのアクセスもスムーズになるでしょう。それにより、業務の生産性向上につながります。

メリット4　ナレッジ共有

自社内の情報を一元管理しているので、中々触れることのできなかった、他部署・他拠点の情報にふれることができます。それによって、今まではできなかった知識の共有がすすむでしょう。

ナレッジの共有が進むことで、個人のもつスキル・ノウハウの共有につながり、社員のスキルアップにつながります。社員のスキルアップが顧客へ提供できるサービスの価値向上につながるので、売上の拡大につながるでしょう。

メリット5　コンテンツ価値向上

コンテンツへのアクセス性が高まることによって、コンテンツが持つ情報の活用価値があがります。

今までは情報を探すことに時間がかかっていたため、中々使われることのなかった情報でも、ECMによって活用の機会が増えるようになります。コンテンツの利用機会が増えることで、コンテンツの価値が向上します。

まとめ

ECMは、自社の情報・コンテンツを守ることや、業務効率化、売上の増加につながります。さらにERPやSCMと連携するような製品が登場しているので、ECMでできることはますます拡大しています。こういったECMのメリットを理解して、ECMの導入を検討してみてもよいでしょう。