ECMの５つのメリットとは？コンテンツ管理を効率化したい総務必見

ECM（Enterprise Contents Management）とは？

ECMとは、冒頭でも述べた通りEnterprise Contents Managementの頭文字をとった略語です。つまり、文書をはじめとする企業内の様々なコンテンツを管理することを意味します。

ECMは、文書管理システムの発展形と言われます。具体的には、文書管理システムの対象が文書だけなのに対して、ECMの対象は文書・画像・動画・音声といった様々なコンテンツに及んでいます。また、これらの情報をタグ付けやファイル分けによって整理して保存し、検索機能を用いて情報を素早く探し出す機能も備えています。

ECMがもつ５つのメリット

ECMがどのようなシステムなのかについて説明してきましたが、実際に導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

メリット1　コンプライアンスの強化

まずECMを導入することで自社のコンプライアンスを強化できます。アクセス権限を設定できるうえ、これまでSDカードやUSBなど様々な形でバラバラに存在していたコンテンツを一元管理することで部外者のコンテンツへのアクセスを未然に防げます。

また、アクセス履歴を残すこともできます。アクセス履歴を確認することで、コンテンツへのアクセスを管理し、問題のあるアクセスした人をいち早く特定できます。さらに、履歴を取られていることが抑止力として働き、不正を防止します。

メリット2　事業継続性の向上

自社内の情報資産をデジタル化し、長期間に渡って管理することが、事業に継続性をもたらします。ECMで自社の情報資産を管理しておくことで、有事の際の情報漏えいの防止にもつながるでしょう。

ECMは、情報資産を一元管理する中で、多重バックアップを取ります。災害対策にもなるため、BCP策定・運用における強い味方になります。

メリット3　生産性の向上

情報の検索に、業務時間の大部分を使うことはよくあるでしょう。紙媒体で文書を保存していると、膨大な紙資料の中から必要な情報を探す必要があります。また、ファイルサーバで情報を管理していると、情報が増えるにつれてサーバが重くなるので、検索スピードが落ちます。もし情報が拠点・部署でバラバラになっていたら、情報入手にかかる時間は一気に増えるでしょう。

ECMは、情報を一元管理するだけではなく、情報の整理・検索まで行えます。まず、検索があっという間にできるので、必要な情報に素早くアクセスできます。さらに、情報をファイルごとに仕分けたり、タグをつけるなどして整理できるので、関連情報へのアクセスもスムーズになるでしょう。このことが業務の生産性向上につながります。

メリット4　ナレッジの迅速な共有

自社内の情報を一元管理することで、これまで中々触れることのできなかった他部署・他拠点の情報にアクセスできるようになります。

ナレッジの共有が進むことで個人のもつスキル・ノウハウが増え、社員のスキルアップにつながります。社員のスキルアップが顧客へ提供できるサービスの価値向上をもたらし、売上が拡大することも容易に想像できます。

メリット5　コンテンツ価値向上

コンテンツへのアクセス性が高まることによって、コンテンツが持つ情報の活用価値が上がります。

これまで検索されず、埋もれていた情報でも、ECMによって活用の機会が増えるようになります。コンテンツの利用機会が増えることで、自社内の資産としてのコンテンツの価値が向上します。

ECMの活用方法については以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください！

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