文書管理システムの導入事例をご紹介。失敗例から学ぼう。

文書管理システム導入の失敗例

以下では実際に導入されてからの失敗事例をご紹介しています。自社と一緒だなと感じた方、あるいはこれから導入しようとしている方は是非参考にしてみてください。

失敗例１．システムの利用目的に優先順位がつけられていない

自社の業務における文書管理において、どのようなことを優先するのかということを精査せずに、文書管理システムを導入してしまうことがあります。

例えば検索性を優先するのか、保管手続きの簡便さを優先するのか、あるいはバージョン管理が重要であるといった場合もあります。 過去の文書を流用する業務が多いのであれば、検索性が重視されるべきですし、文書を契約上の証拠として残していく業務が中心であれば、保管の簡便さが重視されるべきです。

このように業務への最適化を考慮せずに文書管理システムを導入してしまうと、投資の割には現場の業務が思ったほど効率化されていないといった結果をもたらしてしまいます。

失敗例２．自社の問題点を解決できていない

自社の文書管理において、最も問題となっている課題を確認せずに、文書管理システムを導入してしまう場合があります。

課題を明確化せずにシステムを導入してしまうと、現場にとっては文書管理の新たなルールや手続きが発生しただけで、肝心の不便さが全く解決できていない、といった印象を与えてしまいます。

たとえば、システムが稼働し始めてから、最も管理に手間がかかっていた図面のファイル形式に対応できていなかったなどという致命的な問題が明らかになった場合、カスタマイズなどでは対応できないことがあります。 その結果、文書管理システムを導入したことで煩雑な業務が発生しただけだ、という評価をされてしまうことがあります。

失敗例３．管理者と利用者の問題意識がずれていた

文書管理システムの導入プロジェクトを、システム部門や文書管理の責任者だけで推進してしまい、実際の利用者の意見が反映されていないことがあります。

このような場合、導入されたシステムは管理者側にとっては扱いやすくても、利用者側にとっては業務の効率化に役立っているという実感を得られず、管理者のためにシステムを利用しなければならないという、というネガティブな印象を持たれてしまいます。 その結果、システム導入は、管理者が楽をするために利用者の手間を増やした、という評価をされてしまうことがあります。

失敗例４．文書管理システム導入の意義が理解されない

いくら立派な文書管理システムを導入しても、システム導入によって社内全体の生産性が上がることが利用者に理解されていなければ、正しい活用が期待できません。

システム導入プロジェクトの関係者だけが理解して導入したシステムは、その意義を理解できていない利用者にとっては、なぜ、文書が発生するたびにこんな面倒な手続きが必要なのか、という不満を生じさせてしまいます。 その結果、利用者は社内全体の生産性よりも、目先の忙しさを優先して、システムが正しく利用されなくなってしまいます。

また、システム活用におけるセキュリティ上の注意点についても正しく教育しておかねば、機密性の高い文書を安易に流出させてしまうといった事故が発生してしまいます。

まとめ　文書管理システムの導入で失敗しないために　

文書管理システムの導入で失敗しないためには、解決すべき課題の優先順位を見極めるために、現場の意見を反映させながら導入プロジェクトを進める必要があります。

同時に、文書管理システムが生産性を高める理由や、セキュリティ上の注意などを利用者全員に教育する必要があります。

このようにして、利用者全員が納得できる文書管理システムを導入することで、社内の生産性を高めるようにしましょう。