企業が文書管理システムの導入に失敗する５つの理由と対策方法とは？

企業が文書管理システムの導入に失敗する５つの理由

文書管理システムは導入するだけで必ず成功するわけではありません。多くの企業が文書管理システムの導入で失敗してしまう原因としては、以下のものがあります。

• １．システムの利用目的に優先順位がつけられていない
• ２．自社の問題点を解決できていない
• ３．管理者と利用者の問題意識がずれていた
• ４．文書管理システム導入の意義が理解されない
• ５．必要な機能が揃っていなかった

では、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

１．システムの利用目的に優先順位がつけられていない

自社の業務における文書管理においてシステムの導入目的に優先順位をつけずに導入している場合があります。

文書管理システムの導入目的としては、検索性を優先する、保管手続きの簡便さを優先する、あるいはバージョン管理を優先するといったものが挙げられます。過去の文書を流用する業務が多いのであれば、検索性が重視されるべきですし、文書を契約上の証拠として残していく業務が中心であれば、保管の簡便さが重視されるべきです。

このように業務への最適化を考慮せずに文書管理システムを導入してしまうと、投資対効果が低くなってしまいます。

２．自社の問題点を解決できていない

自社の文書管理において、最も問題となっている課題を確認せずに、文書管理システムを導入してしまう場合があります。

課題を明確化せずにシステムを導入してしまうと、現場の手続きが煩雑化するだけで業務の効率化ができません。

例えばシステムが稼働し始めてから最も管理に手間がかかっていた図面のファイル形式に対応できていなかったなどという致命的な問題が明らかになった場合、導入効果は薄れてしまいます。

３．管理者と利用者の問題意識がずれていた

文書管理システムの導入プロジェクトを、システム部門や文書管理の責任者だけで推進してしまい、実際の利用者の意見が反映されていないことがあります。

このような場合、導入されたシステムは管理者側の業務効率を改善できますが、利用者側の業務効率を悪化させます。結果として全体の導入効果はあまりなくなってしまいます。

４．文書管理システムの導入意義が理解されない

いくら立派な文書管理システムを導入しても、システム導入によって社内全体の生産性が上がることが利用者に理解されていなければ、正しい活用が期待できません。

また、システム活用におけるセキュリティ上の注意点についても正しく教育しておかねば、機密性の高い文書を安易に流出させてしまう恐れがあります。

５．必要な機能が揃っていなかった

文書管理システムには様々な機能があり、導入目的が違えばシステムに求められる機能も異なってきます。コストや操作感など、一つの基準のみで製品を選んでしまったがゆえに導入後に必要としていた機能がないことに気づいてしまいます。逆に、自社が求めていた機能の他にもたくさんの機能が搭載されており、十分に活用できない場合もあります。

文書管理システムの導入に失敗しないために

システム導入に失敗しないために意識すべきポイントとなるのは以下の点です。

• ●製品を選ぶ前に、システムの導入目的を明確にする
• ●システムを導入する前に社員教育を実施する
• ●文書管理システムにどのような機能があるのか確認する

文書管理システムの運用に成功したいのならば、こちらの記事が有用です。ぜひ読んでみてください。

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ポイントを抑えて、文書管理システムの導入に成功しよう！

文書管理システムの導入で失敗しないためには、解決すべき課題の優先順位を見極めるために、現場の意見を反映させながら導入プロジェクトを進める必要があります。同時に、文書管理システムが生産性を高める理由や、セキュリティ上の注意などを利用者全員に教育する必要があります。

このようにして利用者全員が納得できる文書管理システムを導入し、社内の生産性を高めましょう。

導入に失敗したくない方のために、こちらの記事では20製品以上の文書管理システムを比較しています。製品選びに悩んでいる人は是非読んでみてください。

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