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文書管理システムの歴史

文書管理システムの誕生期

文書管理の概念は歴史的に古くから存在し、代表的なものが図書館の蔵書管理です。書籍1冊ごとにカードをひも付け、そのカードには大分類、中分類、小分類、タイトル、作者、購入年月日などを記録し、保管していました。

コンピュータが企業に導入されたのは1960年代のことになりますが、まだこの時代には文書管理はシステム化されていません。コンピュータは、経理や製造、販売などの基幹業務に利用されていました。

オフィスで使用されるドキュメントを電子化して管理するメリットは理解できても、保存するストレージ（当時はHDD=磁気デスク）があまりに高価でした。ところがここに、大きな変革が起こります。光ディスクの登場です。

光ディスクは容量単位あたりの価格が、当時の磁気ディスクに比較して極端に安く、デジタル保存が困難な画像データの記録も可能にしました。光ディスクをコンパクト化したのがCD（Compact Disc）です。

一部先進的な企業は、この光ディスクを利用して、画像や文書をトータルに管理するシステムを構築しました。たとえば、製造業における図面や仕様書などのドキュメント管理、不動産業界における間取り図面など。専用で高価なシステムでしたが、これらはその業種の基幹業務であり、投資する価値が十分にありました。

文書管理システム（ECM）の確立期

文書管理の概念は早くからあったものの、なかなか技術が追いつかずシステムとして確立できませんでした。それが形となっていったのは1990年代からです。その技術を順に紹介しましょう。

■RDBの進化

RDB（リレーショナル・データベース）が1990年代のコンピュータシステムのオープン化とともに、大きな進化を遂げました。それまでテキスト程度しか記録できなかったものが、画像やドキュメントを管理できるようになりました。

■磁気ディスクの低価格化

1990年代から2000年代にかけて磁気ディスクが驚くほど安くなりました。長い歴史を知っている人は「ただになったようなモノだ」とさえ言います。従来は集約されたデータしか蓄積できなかったのが、明細データをそのまま蓄積できるようになりました。さらに、画像や動画も保存できるようになりました。

■経営環境の変化

1990年代から2000年代にかけて日本企業ではISO（国際標準化機構）が潮流となり、多くの企業でその取得に挑戦しました。この際に痛感したのが、文書管理の整備でした。ISOは、「ドキュメントの整備と更新のことだ」と言われることもあるほどです。

これは、2000年代のJ-SOX（内部統制）にも当てはまります。膨大な量の文書をセキュアに管理することが求められました。

■法令の整備と支援

文書管理システムの歴史において、法令の整備は見逃すことはできません。それまで帳簿類は紙での保存が義務づけられていましたが、電子化しての保存が認められました。1998年のことです。さらに、2005年には国税関係書類のスキャナ保存制度が導入されています。

■情報量の膨大化

デジタル化が進むにつれ、企業内に蓄積される情報量が爆発的に増加していきます。しかし、それらデジタル文書の規格、メディアなどが異なり、現場はそれら管理が大きな課題となりました。そこで、登場したのが現在につながる文書管理システム（ECM：Enterprise Contents Management）です。

まとめ　～ 新たに求められる文書管理の機能 ～

文書管理の歴史を紹介しましたが、現在重視されているのはセキュリティです。アクセスする権限を柔軟に設定できること、誰がいつどの文書を参照したかログを残せることなどが重要となっています。

文書管理システムは多くの種類の製品が提供されています。マイナンバー専用の管理システムも見られるようになっていますので、自社のニーズに適した製品を選んでください。