資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. 文書管理システムとECMの違いとは?共通の機能や重要性も解説!

文書管理システムとECMの違いとは?共通の機能や重要性も解説!

2019年11月28日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
文書管理システムとECMの違いとは?共通の機能や重要性も解説!

文書管理システムやECMは社内のコンテンツや文書を管理する手段として近年その存在感を増してきています。しかし両者は機能が類似していることから担当者の間で混同されがちです。両者の違いは主に「管理対象」と「連携範囲」にあります。

ここでは、文書管理システムとECMの違いと共通の機能、重要性の高まりについて解説していきます。

無料で資料請求!
文書管理システムの製品をまとめて資料請求! play_circle_outline
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

文書管理システムとECMの違い

文書管理システムとECMは、社内の文書・コンテンツを管理するシステムとしての共通点から同じものとして扱われがちです。しかし、実際には明確な違いが存在しています。その違いについて2つの点から紹介していきます。

管理対象

文書管理システムとECMの違いの一つ目が管理する対象にあります。文書管理システムは、文書だけを管理するのに対し、ECMは動画や画像などのコンテンツも管理対象に含まれます。文書だけを管理したいのか、その他のデータコンテンツも同時に管理したいのかという目的の違いによって使うべきシステムは異なります。

他システムとの連携範囲

管理対象が広いECMは、比較的小規模な文書管理システムよりも規模が大きくなることが多いです。そのため社内の様々なシステムと連携することが多く、特にERP(経営資源の統合管理)やCRM(顧客管理)などと連携したプラットフォームとして機能しているものが増えています。

文書管理システム・ECMで可能になること

紙の書類やファイルサーバで保管することにはデメリットが存在します。まず、文書を紙の書類で保管する場合、保管スペースや用紙代がかかる上に必要な書類を探すために時間がかかります。また、スキャンした文書をファイルサーバで保管した場合、検索手法が限られているため時間がかかります。さらに、ファイルサーバが部署や拠点ごとに作られていることも多く、書類を共有することができないので情報共有に問題が生じます。

こうした問題点を解決するのが文書管理システムやECMです。両者に共通する主要な機能は以下の3つです。

機能1 文書・コンテンツの一元管理

文書管理システムを導入すると、社内の文書を一元管理できます。具体的には、文書管理システムによって各部署・各拠点の文書まで含めて、まとめて管理できるので、複数のファイルサーバや書類の保管スペースが不要になります。また、社内での情報共有も進み、ナレッジの活用ができます。

機能2 文書・コンテンツの検索

一元管理された文書は、ファイル・コンテンツ・タグを用いて部署やサービスごとに整理されます。さらに、文書を全文検索することも可能です。それによって、必要な文書を早く見つけられるので、業務が効率化されます。

機能3 コンプライアンスの強化

管理している文書に、アクセス権限の設定ができます。文書へのアクセス制限を用いることで、重要書類などを見ることができる人を制限できます。それにより、自社のコンプライアンス強化につながります。

ECMのメリットについては以下の記事でも詳しく解説していますのでぜひご覧ください。

関連記事
ECMの5つのメリットとは?コンテンツ管理を効率化したい総務必見

watch_later 2019.11.28

ECMの5つのメリットとは?コンテンツ管理を効率化したい総務必見

続きを読む ≫

文書管理システムやECMの重要性高まっている要因

文書管理システムやECMは業務の効率化・コンプライアンスの強化に繋がるにも関わらず、これまであまり普及してきませんでした。日本では紙と印鑑を重視することに加え、文書管理システムを導入するのに手間がかかることが原因だったようです。

しかし、近年では文書管理システムの重要性が増していると言われています。その理由を解説します。

情報量の増加とコンプライアンスへの注目

企業が抱える電子文書の量は近年ますます増えています。背景としては、電子帳簿保存法の規制緩和※により、文書のスキャナ保存のハードルが下がっていることや、マイナンバー制度の導入後、企業の持つ情報が増えていることが挙げられるでしょう。

一般に、扱う情報量が増えると、それに比例して情報漏えいのリスクが上がっていくと言われています。そのため、情報量の増加に合わせて、きちんと全社でセキュリティの対策をしなければなりません。

さらに近年、コンプライアンスへの関心の高まりから企業の情報管理に関する要求が高まっているため、コンプライアンスの強化を可能にする文書管理システムやECMの存在感も高まっているのです。

出典: 給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ&A|国税庁

グローバル化による文書共有の難易度上昇

拠点が増加すると、文書・知識の共有が難しくなります。近年では、グローバル化する企業も増えており、時差があったり、距離が広がったりするため文書の共有はより一層難しくなっています。

文書管理システムであれば、時間や距離を気にすることなく、情報を共有できます。さらに、文書を検索すれば必要な文書を見れるため、時差がある国の情報でもすぐに入手でき業務の効率化につながります。

文書管理とECMの違いを把握して適切なシステムの導入を!

世の中にある情報は、年々増えています。文書管理システムやECMの重要性はさらに増していくでしょう。文書管理システムやECMの導入が、業務スピードやコンプライアンスの面で他社との差別化をはかるポイントになることもあります。両者の違いを把握し、自社にあったシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

無料で資料請求!
文書管理システムの製品をまとめて資料請求! play_circle_outline
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
電球 製品を選ぶときのポイントがわかる!
電球 どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら arrow

このカテゴリーに関連する記事

【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!

【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!

ISOにもとづいた文書管理の方法とは?種類や手順も紹介

ISOにもとづいた文書管理の方法とは?種類や手順も紹介

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介

【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!

ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「文書管理システムとECMの違いとは?共通の機能や重要性も解説!」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
カテゴリー関連製品・サービス
資料請求で
比較表が作れる!
リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1
リストに追加
【60,000社を超える企業が利用!】情報管理にConfluence(コンフルエンス)
Confluenceはドキュメントを含む情報の発信、整理、検索を容易にする情報管理ツールです。社員間のコラボレーションを生み出しやすい社内環境構築にも活用いただけます。
リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
リストに追加
【電帳法対応】文書管理・プロセス改善を実現Alfresco(アルフレスコ)
電子帳簿保存法対応の「コンテンツ管理+プロセス管理+レコード管理」を兼ね備えたオンプレミスの文書管理ツール。グローバルで利用され、多くの企業の業務効率化を実現しています。
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
リストに追加
AI OCRを搭載した文書管理ソリューション「SPA」
AI OCR機能による文書のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行います 業務効率化だけでなく、タイムスタンプなどの機能により電子帳簿保存法に対応した電子データ保管ができます
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
リストに追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
株式会社Fleekdrive
株式会社Fleekdrive
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8
リストに追加
ワークスタイル変革を実現するファイル共有・管理サービスFleekdrive
Fleekdrive(フリークドライブ)は「ファイルを見つける」「不要なファイルを整理する」といった、時間がかかるけれど重要な作業をスムーズに行うことができるオンラインストレージです。
株式会社LegalForce
株式会社LegalForce
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
リストに追加
AIが、あらゆる契約書を自動管理LegalForceキャビネ
LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。 契約書の検索時間と管理工数は限りなくゼロになり、スマートな契約書管理を実現します。
株式会社プロジェクト・モード
株式会社プロジェクト・モード
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
リストに追加
社内wikiでナレッジ共有・文書管理NotePM
NotePMは社内のドキュメントや業務ノウハウの情報を一元管理するナレッジ共有ツールです。蓄積しやすく、見つけやすい情報共有を実現します。セキュリティ対策や柔軟なアクセス制限機能も特徴。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
リストに追加
脱PPAP!セキュアな情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C」
企業内だけでなく、企業間の情報を安全に管理・共有できる情報共有基盤です。 メール添付によるファイル共有からの脱却とデータの二重管理を回避し、業務効率化とセキュリティ強化を実現します。
株式会社LayerX
株式会社LayerX
リストに追加
バクラク電子帳簿保存
2022年1月1日施行の電子帳簿保存法に対応したサービスです。 本サービスを利用することで請求書や見積書など、あらゆる国税関係書類を電子上で保管することが可能になります。
株式会社鉄飛テクノロジー
株式会社鉄飛テクノロジー
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2
リストに追加
ファイルサーバーではじめる文書管理FileBlog (ファイルブログ)
文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。
株式会社富士通四国インフォテック
株式会社富士通四国インフォテック
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.5
リストに追加
電子帳簿保存法対応契約書の期日管理・情報共有ならおまかせ!Documal SaaS
PC、スマートフォン等端末を選ばずインターネット環境があればどこからでも利用できる、セキュアなクラウドサービスです。 電子帳簿保存法の「電子取引」保存要件にも対応しています。
株式会社ビーガル
株式会社ビーガル
リストに追加
社内文書・資料・カタログなど、会社を丸ごとデジタル化するDXWisebookONE
PDFファイルをシステムへドラッグ&ドロップしていただくだけで、簡単にデジタルブックが作成できるクラウドサービスです。 豊富なプランとカスタマイズ対応で様々なニーズにお応えします。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.7
リストに追加
電子帳簿保存法に対応 クラウドとオンプレから選べるeValue V
社内規程や見積書・図面・伝票など、社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。
インフォコム株式会社
インフォコム株式会社
リストに追加
【月額4万円~】電子帳簿保存法にも対応。ワークフロー機能も備えたMyQuick
【月額4万円~】電子帳簿保存法にも対応。ワークフロー機能も備えた「MyQuickクラウド」 企業内の文書管理、文書共有、文書検索を支援するシステムとして幅広くご活用いただけます。
寺田倉庫株式会社
寺田倉庫株式会社
リストに追加
紙とデータのハイブリッド契約書管理システム【CLOUD CABINET】
CLOUD CABINETは紙での契約書も電子契約もウェブ上で一括管理できるシステムです。
Sansan株式会社
Sansan株式会社
リストに追加
Sansanの新サービス|契約書をクラウド上で一元管理【Contract One】
Sansanが提供するクラウド契約業務サービスです。 あらゆる契約業務をオンラインで完結し、 電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現。 契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させます。
カテゴリー資料請求ランキング
7月4日(月) 更新
第1位
  • AI OCRを搭載した文書管理ソリューション「SPA」
  • ウイングアーク1st株式会社
第2位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第3位
  • 【月額4万円~】電子帳簿保存法にも対応。ワークフロー機能も備えたMyQuick
  • インフォコム株式会社
4位以下のランキングはこちら
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
レビュー用バナー
新着記事
  • 【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!
    文書管理システムとは、文書や電子化されたドキュ...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内のさまざまな文書を管理する...
  • 内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?
    企業は内部の人物によって損害を被るリスクにさら...
  • 文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!
    文書管理システムは、社内の大量にある書類を電子...
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 【2022年最新】アプリ対応文書管理システム!フリーの製品も紹介
    この記事では、アプリ対応の文書管理システムを紹...
  • 【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介
    この記事ではクラウド型文書管理システムを紹介し...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!
    文書保管に関する法律について詳しく理解して、そ...
  • ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!
    文書保管とISOの重要性は理解していても、具体的に...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc

Copyright (C) 2022 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ