文書管理システムとECMの違いとは？共通の機能や重要性も解説！

文書管理システムとECMの違い

管理対象

文書管理システムとECMの違いの一つ目が管理する対象にあります。文書管理システムは、文書だけを管理するのに対し、ECMは動画や画像などのコンテンツも管理対象に含まれます。文書だけを管理したいのか、その他のデータコンテンツも同時に管理したいのかという目的の違いによって使うべきシステムは異なります。

他システムとの連携範囲

管理対象が広いECMは、比較的小規模な文書管理システムよりも規模が大きくなることが多いです。そのため社内の様々なシステムと連携することが多く、特にERP（経営資源の統合管理）やCRM（顧客管理）などと連携したプラットフォームとして機能しているものが増えています。

文書管理システム・ECMで可能になること

紙の書類やファイルサーバで保管することにはデメリットが存在します。まず、文書を紙の書類で保管する場合、保管スペースや用紙代がかかる上に必要な書類を探すために時間がかかります。また、スキャンした文書をファイルサーバで保管した場合、検索手法が限られているため時間がかかります。さらに、ファイルサーバが部署や拠点ごとに作られていることも多く、書類を共有することができないので情報共有に問題が生じます。

こうした問題点を解決するのが文書管理システムやECMです。両者に共通する主要な機能は以下の３つです。

機能１　文書・コンテンツの一元管理

文書管理システムを導入すると、社内の文書を一元管理できます。具体的には、文書管理システムによって各部署・各拠点の文書まで含めて、まとめて管理できるので、複数のファイルサーバや書類の保管スペースが不要になります。また、社内での情報共有も進み、ナレッジの活用ができます。

機能２　文書・コンテンツの検索

一元管理された文書は、ファイル・コンテンツ・タグを用いて部署やサービスごとに整理されます。さらに、文書を全文検索することも可能です。それによって、必要な文書を早く見つけられるので、業務が効率化されます。

機能３　コンプライアンスの強化

管理している文書に、アクセス権限の設定ができます。文書へのアクセス制限を用いることで、重要書類などを見ることができる人を制限できます。それにより、自社のコンプライアンス強化につながります。

ECMのメリットについては以下の記事でも詳しく解説していますのでぜひご覧ください。

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文書管理システムやECMの重要性高まっている要因

文書管理システムやECMは業務の効率化・コンプライアンスの強化に繋がるにも関わらず、これまであまり普及してきませんでした。日本では紙と印鑑を重視することに加え、文書管理システムを導入するのに手間がかかることが原因だったようです。

しかし、近年では文書管理システムの重要性が増していると言われています。その理由を解説します。

情報量の増加とコンプライアンスへの注目

企業が抱える電子文書の量は近年ますます増えています。背景としては、電子帳簿保存法の規制緩和※により、文書のスキャナ保存のハードルが下がっていることや、マイナンバー制度の導入後、企業の持つ情報が増えていることが挙げられるでしょう。

一般に、扱う情報量が増えると、それに比例して情報漏えいのリスクが上がっていくと言われています。そのため、情報量の増加に合わせて、きちんと全社でセキュリティの対策をしなければなりません。

さらに近年、コンプライアンスへの関心の高まりから企業の情報管理に関する要求が高まっているため、コンプライアンスの強化を可能にする文書管理システムやECMの存在感も高まっているのです。

出典： 給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜国税庁

グローバル化による文書共有の難易度上昇

拠点が増加すると、文書・知識の共有が難しくなります。近年では、グローバル化する企業も増えており、時差があったり、距離が広がったりするため文書の共有はより一層難しくなっています。

文書管理システムであれば、時間や距離を気にすることなく、情報を共有できます。さらに、文書を検索すれば必要な文書を見れるため、時差がある国の情報でもすぐに入手でき業務の効率化につながります。

文書管理とECMの違いを把握して適切なシステムの導入を！

世の中にある情報は、年々増えています。文書管理システムやECMの重要性はさらに増していくでしょう。文書管理システムやECMの導入が、業務スピードやコンプライアンスの面で他社との差別化をはかるポイントになることもあります。両者の違いを把握し、自社にあったシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。