文書管理システムとECMとの違いは？

文書管理システムとECMの違いは管理対象にあり

結論から言って、文書管理システムとECMの違いは管理する対象にあります。文書管理システムは、文書だけを管理するのに対し、ECMは動画や画像などのコンテンツも管理対象に含まれます。

管理対象が広いECMは、文書管理よりも規模が大きくなることが多いです。そのために、他のシステムと連携することが多く、特にERP（経営資源の統合管理）やCRM（顧客管理）と連携する製品が多いです。この点を除いては、大方同じような検索機能を備えており、検索機能やアクセス権限機能なども実装されています。このような違いをおさえて以下では、文書管理システムとECMでできることをご紹介していきます。

文書管理システム・ECMでできること。

まず、自社の文書やコンテンツの方法を考えてみてください。大量の文書を紙の書類で保管していませんか？あるいは、スキャンなどしてファイルサーバで保管していませんか？　紙の書類やファイルサーバで保管すると、それぞれデメリットが存在します。

まず、文書を紙の書類で保管する場合、保管スペースや用紙代がかかる上に、必要な書類を探すために時間がかかります。また、スキャンした文書をファイルサーバで保管した場合、検索手法が限られているため、探すときに時間がかかり、検索速度が落ちます。さらに、ファイルサーバが部署や拠点ごとに作られていることも多く、書類を共有することができないので、情報共有に問題が生じます。

文書管理システムやECMは、文書管理を効率的に行うシステムです。具体的には、文書の作成から保管から破棄までを管理します。その中でも主要な機能は3つです。

機能1　文書・コンテンツの一元管理

文書管理システムを導入すると、社内の文書を一元管理できます。具体的には、文書管理システムによって各部署・各拠点の文書まで含めて、まとめて管理できるので、複数のファイルサーバや書類の保管スペースが不要になります。また、社内での情報共有も進み、ナレッジの活用ができます。

機能2　検索ができる

一元管理された文書は、ファイル・コンテンツ・タグを用いて部署やサービスごとに整理されます。さらに、文書を全文検索することも可能です。それによって、必要な文書を早く見つけられるので、業務が効率化されます。

機能3　コンプライアンス強化

管理している文書に、アクセス権限の設定ができます。文書へのアクセス制限を用いることで、重要書類などを見ることができる人を制限できます。それにより、自社のコンプライアンス強化につながります。

なぜ文書管理システムの重要性が増しているか？

文書管理システムは、業務の効率化・コンプライアンスの強化に繋がるにも関わらず、半数以上の企業で、文書管理システムの導入がなされていません。日本では、紙と印鑑を重視することに加え、文書管理システムを導入するのに手間がかかることが原因で、文書管理システムは、なかなか導入がすすまないようです。

しかし、近年では文書管理システムの重要性が増していると言われています。その理由を解説します。

情報量の増加に応じたコンプライアンス強化

企業が抱える電子文書の量は近年ますます増えています。背景としては、電子帳簿保存法の規制緩和※1により、文書のスキャナ保存のハードルが下がっていることや、マイナンバー制の導入後（）※2、企業の持つ情報が増えていることが挙げられるでしょう。

※1
出典：総務省 電子政府の総合窓口 e-Gov「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」
　　　 http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H10/H10F03401000043.html
　　　

※2
出典：総務省 電子政府の総合窓口 e-Gov「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」
　　　 http://law.e-gov.go.jp/announce/H25HO027.html
　　　

一般に、扱う情報量が増えると、指数関数的に情報漏えいのリスクが上がっていくと言われます。そのため、情報量の増加に合わせて、きちんと全社でセキュリティの対策をしなければなりません。

また、情報量が増えると、必要な情報へのアクセスに時間がかかるようになります。そのため、文書管理システムによる、文書の整理・検索が必要とされるのです。

グローバル化による文書共有の難易度上昇

拠点が増加すると、文書・知識の共有が難しくなります。近年では、グローバル化する企業も増えており、時差があったり、距離が広がったりするため文書の共有はより一層難しくなっています。

文書管理システムであれば、時間や距離を気にすることなく、情報を共有できます。さらに、文書を検索すれば、必要な文書を見ることができるので、時差がある国の情報でもすぐに入手でき、業務の効率化につながります。文書管理システムは、システムの言語が日本語のものを使うと思いますが、ユーザビリティが高く、見れば使えるような画面設計をしているので、グローバル企業でも使いこなせるでしょう。

まとめ

世の中にある情報は、年々増えています。文書管理システムの重要性は、次第に増していくでしょう。文書管理システムを導入していることが、業務スピードやコンプライアンスの面で、他社との差別化をはかるポイントになることがあります。必要であれば、文書管理システムよりも発展的なECMを導入することを検討してもよいでしょう。文書管理・ECMについて一度情報収集してみてはいかがでしょうか。