文書管理システム、運用成功の4つのカギ

文書管理システム運用を成功させる4つのポイント

ポイント１．利用目的に対して優先順位を考えて導入する

文書管理に関して重要なポイントの１つは、何を優先して文書を管理するのかということです。情報共有のしやすさや、バージョン管理など様々な管理方法がある中で、自社にとって何が一番重要なのかを最優先に考え、その特性を考慮した管理の仕方が望ましいでしょう。

情報共有のしやすさと管理のしやすさはトレードオフの関係だと言われていますが、どちらを重視するかも運用時に決定しておく必要があります。全ての部門で使いやすい運用方法を採用することは難しいので、なるべく多くの部署が困らないような文書管理システムを選定することが重要です。文書管理システムは、社内の共有財産として利用されてこそ、価値を高めていくものです。

ポイント２．文書管理をする上で何が不便なのかを考えて導入する

導入を検討する際に考えなければならないのが、文書を管理する上でどんな課題があるのかということです。

文書管理システムを導入しても、導入前に不便だと感じていた点を解決するように設定しなければ、かえって煩雑さを増してしまうことになってしまいます。「ファイリングの方法はどのようにするのか」、「索引をどのように付けるのか」など、文書管理システムに登録する作業の前にこれらを解決しておかないと、後で登録内容を変更することになり、多くの労力を割かなければなりません。

導入に際しては、どのように管理対象のファイルを管理すれば課題解決できるかを事前に相談し、きちんと対応していくことが重要です。

ポイント３．導入前にユーザーと管理者間で調整を図ってから導入する

文書管理システムの管理者とユーザー（従業員）では、システムの運用に対しての利用意識の違いが出てきます。先にも述べたように、管理のしやすさと閲覧のしやすさは、トレードオフの関係にあります。導入に際して管理者側で一方的な管理設定を行ってしまうと、意に反して不便なものになってしまうこともあるのです。

ポイント４．運用に当たっての社員への情報リテラシー教育を徹底する

文書管理システムの運用に当たっては、社内の利用者に対して、情報リテラシー教育をすることが非常に重要となります。

管理されている文書は、会社の重要な財産です。最近では、クラウド型の文書管理システムが登場し、手軽に導入できるようになりました。データのバックアップやセキュリティも高い品質が保証されているサーボスが多くあります。しかし、いくら外部からの不正アクセスを警戒していても、社内の人間に悪用されては元も子もありません。当人にはその気がなかったとしても、情報漏えいが起こってしまえば大きな問題となります。

これらを防ぐために、リスク管理研修などを設け、社員教育を徹底していくことが必要です。また、細かい利用規定を設けたり、閲覧に際しては関係者しかアクセスできないように制限を設けるななど、様々な対策を考える必要があります。適切な利用を阻害しない範囲で、適切な規定を設けていきましょう。