資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. 文書管理システム
  4. 文書管理システムの関連記事一覧
  5. 文書管理システムの運用を成功させる7つのステップ

文書管理システムの運用を成功させる7つのステップ

2021年06月03日 最終更新
文書管理システムの製品一覧
文書管理システムの運用を成功させる7つのステップ

文書管理システムは、企業活動における記録や情報を、保管、保存しながら経営の効率を向上させるツールです。しかし、文書管理システムは導入すれば必ず効率化を実現できるわけではありません。そこでこの記事では、システム運用を成功させるための手順を7つに分けて説明していきます。

無料で資料請求!
文書管理システムの製品をまとめて資料請求! play_circle_outline
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

今さら聞けない!文書管理の方法

文書管理は、業務効率化と企業の社会的責任(CSR)を果たすためは不可欠です。実際に文書管理をする方法は、主に以下の4つのステップに分けられます。

  • 1.目的の明確化
  • 2.管理文書の分類
  • 3.文書管理体制の構築
  • 4.文書管理規程の策定

文書管理の方法については、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参照してください。

関連記事
文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

watch_later 2022.03.23

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

続きを読む ≫

文書管理システムの運用方法【導入前編】

文書管理システムの運用で成功するために、システム導入前にすべき準備について説明します。導入前の準備は以下の4つのステップで進めましょう。

  • 1.システム導入目的の明確化
  • 2.文書の優先順位の決定
  • 3.ユーザと管理者の意見共有
  • 4.社員教育の実施

1.システムの導入目的の明確化

導入を検討する際に考えなければならないのが、文書を管理する上でどんな課題があるのかということです。

文書管理システムを導入しても、導入前に不便だと感じていた点を解決できなければ意味がありません。導入目的の例としては「ファイリングの方法はどのようにするのか」、「索引をどのように付けるのか」などがあります。

システムの導入で解決したい課題が上手くまとまってない方は、以下の記事を参照してください。文書管理の目的について詳しく解説しています。

関連記事
なぜ必要?文書管理システムの5つの導入目的とは

watch_later 2019.11.28

なぜ必要?文書管理システムの5つの導入目的とは

続きを読む ≫

2.文書の優先順位の設定

文書管理に関して重要なポイントの1つは、何を優先して文書を管理するのかということです。自社にとって何が一番重要なのかを最優先に考え、その特性を考慮した管理の仕方が望ましいでしょう。

情報共有のしやすさと管理のしやすさはトレードオフの関係だと言われていますが、どちらを重視するかも運用時に決定しておく必要があります。全ての部門で使いやすい運用方法を採用することは難しいので、なるべく多くの部署が困らないような文書管理システムを選定することが重要です。

文書の分類が上手くできず、優先順位がつけにくいという方は以下の記事を参照してください。

関連記事
文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

watch_later 2021.12.20

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

続きを読む ≫

3.ユーザと管理者の意見共有

文書管理システムの管理者とユーザー(従業員)では、システムの運用に対しての利用意識の違いが出てきます。導入に際して管理者側で一方的な管理設定を行ってしまうと、意に反して不便なものになってしまうこともあるのです。

管理者とユーザーで運用や活用方法についての議論を交わし、双方が納得する方法を探りましょう。文書管理システムの運用のポイントは「ユーザー」と「管理者」の間で意見をすり合わせることです。

4.社員教育の実施

文書管理システムの運用に当たって情報リテラシーに関しての社員教育を実施しましょう。

管理されている文書は、会社の重要な財産です。最近では、クラウド型の文書管理システムが登場し、セキュリティ面でも高品質なサービスが多くあります。

しかし、いくら外部からの不正アクセスを警戒していても、社内の人間のミスで情報漏洩が起きれば元も子もありません。

これらを防ぐために、リスク管理研修などを設けて社員教育を徹底していくことが必要です。例えば、細かい利用規定を設けたり、閲覧に際しては関係者しかアクセスできないように制限したりするのが良いでしょう。

文書管理システムの運用方法【導入後編】

では、文書管理システムを実際に導入してからどのように運用すればよいのでしょうか。ここでは、メインとなる3つのステップについて説明していきます。

  • 1.既存文書の整理
  • 2.蓄積された文書のデータ化
  • 3.計画の進捗状況の共有

既存文書の整理

文書管理システムは蓄積したデータを管理するシステムですから、取り込まれたデータの質と量によってシステム導入の効果が大きく左右されます。データの質というのは検索しやすいかどうか、情報に抜け漏れがないかなどであり、量とはどれくらいのデータをカバーしているのか、それらをしっかりと優先順位付けできているのかなどです。

なので既存の文書をデータ化して文書管理システムで管理することを想定して、グループ化とリンク付けを活用しましょう。

グループ化

関連性の高い文書同士をまとめておくことで、ある文書を見たときに簡単に関連のある別のデータを参照できるようになります。

リンク付け

あるデータに一緒に見てもらいたい別のデータのリンクを載せれば、簡単に2つのデータを参照できるので便利です。

蓄積された文書のデータ化

文書管理システムでは一つの文書をコンテンツデータとメタデータという2つのデータに分けて認識しています。コンテンツデータは文書の内容をそのままデータ化したもの、メタデータはその文書が何であるかを示すデータのことを指します。

前段階で整理した既存文書のグループを参考に、どんな基準でメタデータを設定するのかを決め、実際に既存文書をデータ化していきましょう。その際、すべての既存文書をデータ化していくのには莫大なリソースを割く必要がありますから、データ化すべき文書を選別するべきです。

計画の進捗状況の共有

データ化の計画と進捗状況は定期的にユーザと共有しましょう。これを行わないと、「すべてのデータがシステム上にあると誤解していた」「文書データを効率的に検索できない」などの問題を予防できます。グループウェアを導入していれば、共有も楽なのでおすすめです。

グループウェアについてはこちらの記事で詳しく解説しているので是非読んでください。

関連記事
グループウェア普及の歴史を徹底解説!今後の課題も紹介

watch_later 2020.08.21

グループウェア普及の歴史を徹底解説!今後の課題も紹介

続きを読む ≫

文書管理システムを正しく運用して、効率UPを!

文書管理の運用を成功させる方法について7つのステップに分けて説明しました。文書管理システムは導入すれば効率的に文書を管理できるわけではありません。文書をいかにデータ化して整理するかで導入効果は大きく変わってきますから、正しい運用方法を知ることが不可欠です。

以下の記事では、様々な文書管理システムを比較しています。どのようなシステムがあるのかを知りたい方は、ぜひ読んでください。

関連記事
【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!

watch_later 2022.04.18

【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!

続きを読む ≫
無料で資料請求!
文書管理システムの製品をまとめて資料請求! play_circle_outline
文書管理システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
文書管理システム 選び方ガイド
電球 製品を選ぶときのポイントがわかる!
電球 どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら arrow

このカテゴリーに関連する記事

【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!

【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!

ISOにもとづいた文書管理の方法とは?種類や手順も紹介

ISOにもとづいた文書管理の方法とは?種類や手順も紹介

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

文書における「保管」と「保存」の違いとは?文書管理のポイントも解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!

ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!

ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!

【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介

【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「文書管理システムの運用を成功させる7つのステップ」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
文書管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
カテゴリー関連製品・サービス
資料請求で
比較表が作れる!
ウイングアーク1st株式会社
ウイングアーク1st株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2
リストに追加
AI OCRを搭載した文書管理ソリューション「SPA」
AI OCR機能による文書のデータ化から、文書管理・保管までをワンストップで行います 業務効率化だけでなく、タイムスタンプなどの機能により電子帳簿保存法に対応した電子データ保管ができます
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
リストに追加
ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システム。「スペース不足」「文書が見つからない」「最新版が分からない」等の課題を解決し、働き方改革を強力にサポート。
株式会社サイトビジット
株式会社サイトビジット
☆☆☆☆☆
★★★★★
5
リストに追加
使いやすさNo1!freeeサイン
安心・安全のクラウドサービスだからテレワークに最適! 出社の必要なく、あらゆる場所から契約書を管理確認可能。 作成~締結~管理まで、煩雑なプロセスを これ1つ、オンラインで完結します。
寺田倉庫株式会社
寺田倉庫株式会社
リストに追加
eTRUNK
書類の紙原本と電子化データを一元管理するハイブリッド型の新しい文書管理システムです。検索・閲覧・集配/電子化依頼が簡単にご利用いただけます。
インフォコム株式会社
インフォコム株式会社
リストに追加
【月額4万円~】電子帳簿保存法にも対応。ワークフロー機能も備えたMyQuick
【月額4万円~】電子帳簿保存法にも対応。ワークフロー機能も備えた「MyQuickクラウド」 企業内の文書管理、文書共有、文書検索を支援するシステムとして幅広くご活用いただけます。
リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
リストに追加
【電帳法対応】文書管理・プロセス改善を実現Alfresco(アルフレスコ)
電子帳簿保存法対応の「コンテンツ管理+プロセス管理+レコード管理」を兼ね備えたオンプレミスの文書管理ツール。グローバルで利用され、多くの企業の業務効率化を実現しています。
リックソフト株式会社
リックソフト株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1
リストに追加
リモートワーク下でも情報共有を活発にConfluence(コンフルエンス)
Confluenceはドキュメントを含む情報の発信、整理、検索を容易にする情報管理ツールです。社員間のコラボレーションを生み出しやすい社内環境構築にも活用いただけます。
株式会社LayerX
株式会社LayerX
リストに追加
バクラク電子帳簿保存
2022年1月1日施行の電子帳簿保存法に対応したサービスです。 本サービスを利用することで請求書や見積書など、あらゆる国税関係書類を電子上で保管することが可能になります。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
リストに追加
脱PPAP!セキュアな情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C」
企業内だけでなく、企業間の情報を安全に管理・共有できる情報共有基盤です。 メール添付によるファイル共有からの脱却とデータの二重管理を回避し、業務効率化とセキュリティ強化を実現します。
株式会社LegalForce
株式会社LegalForce
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
リストに追加
AIが、あらゆる契約書を自動管理LegalForceキャビネ
LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。 契約書の検索時間と管理工数は限りなくゼロになり、スマートな契約書管理を実現します。
株式会社富士通四国インフォテック
株式会社富士通四国インフォテック
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.5
リストに追加
電子帳簿保存法対応契約書の期日管理・情報共有ならおまかせ!Documal SaaS
PC、スマートフォン等端末を選ばずインターネット環境があればどこからでも利用できる、セキュアなクラウドサービスです。 電子帳簿保存法の電子取引保存要件にも対応しています。
カテゴリー資料請求ランキング
5月16日(月) 更新
第1位
  • ペーパーレスで業務効率化! 文書管理システム楽々Document Plus
  • 住友電工情報システム株式会社
第2位
  • AI OCRを搭載した文書管理ソリューション「SPA」
  • ウイングアーク1st株式会社
第3位
  • 脱PPAP!セキュアな情報共有プラットフォーム「PROCENTER/C」
  • NECソリューションイノベータ株式会社
4位以下のランキングはこちら
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
レビュー用バナー
新着記事
  • 【2022年版】文書管理システムをタイプ別に徹底比較!
    文書管理システムとは、文書や電子化されたドキュ...
  • 文書管理とは?書類保管の基本や文書管理システムの機能も解説
    文書管理とは、企業内のさまざまな文書を管理する...
  • 内部統制において文書管理が重要?要件を満たすために何をすべき?
    企業は内部の人物によって損害を被るリスクにさら...
  • 文書管理システムとは?基本機能からバージョン管理まで徹底解説!
    文書管理システムは、社内の大量にある書類を電子...
  • 文書管理規程とは?盛り込むべき内容やマニュアル作成方法も解説!
    文書管理規程とは、企業が文書管理を行うにあたっ...
  • 【2022年最新】アプリ対応文書管理システム!フリーの製品も紹介
    この記事では、アプリ対応の文書管理システムを紹...
  • 【2022年版】クラウド型文書管理システム比較!無料製品も紹介
    この記事ではクラウド型文書管理システムを紹介し...
  • 文書管理を効率化するには?紙文書の課題と解決策を解説!
    紙の書類が多く、文書管理が煩雑になっていません...
  • 法律で定められた文書保管の期間とは?管理方法も解説!
    文書保管に関する法律について詳しく理解して、そ...
  • ISO文書の保管や管理方法とは?運用のポイントを解説!
    文書保管とISOの重要性は理解していても、具体的に...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc

Copyright (C) 2022 IT Trend All Rights Reserved.

文書管理システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ