文書管理システムの運用を成功させる７つのステップ

今さら聞けない！文書管理の方法

文書管理は、業務効率化と企業の社会的責任（CSR）を果たすためは不可欠です。実際に文書管理をする方法は、主に以下の４つのステップに分けられます。

• １．目的の明確化
• ２．管理文書の分類
• ３．文書管理体制の構築
• ４．文書管理規程の策定

文書管理の方法については、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参照してください。

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文書管理システムの運用方法【導入前編】

文書管理システムの運用で成功するために、システム導入前にすべき準備について説明します。導入前の準備は以下の４つのステップで進めましょう。

• １．システム導入目的の明確化
• ２．文書の優先順位の決定
• ３．ユーザと管理者の意見共有
• ４．社員教育の実施

１．システムの導入目的の明確化

導入を検討する際に考えなければならないのが、文書を管理する上でどんな課題があるのかということです。

文書管理システムを導入しても、導入前に不便だと感じていた点を解決できなければ意味がありません。導入目的の例としては「ファイリングの方法はどのようにするのか」、「索引をどのように付けるのか」などがあります。

システムの導入で解決したい課題が上手くまとまってない方は、以下の記事を参照してください。文書管理の目的について詳しく解説しています。

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２．文書の優先順位の設定

文書管理に関して重要なポイントの１つは、何を優先して文書を管理するのかということです。自社にとって何が一番重要なのかを最優先に考え、その特性を考慮した管理の仕方が望ましいでしょう。

情報共有のしやすさと管理のしやすさはトレードオフの関係だと言われていますが、どちらを重視するかも運用時に決定しておく必要があります。全ての部門で使いやすい運用方法を採用することは難しいので、なるべく多くの部署が困らないような文書管理システムを選定することが重要です。

文書の分類が上手くできず、優先順位がつけにくいという方は以下の記事を参照してください。

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３．ユーザと管理者の意見共有

文書管理システムの管理者とユーザー（従業員）では、システムの運用に対しての利用意識の違いが出てきます。導入に際して管理者側で一方的な管理設定を行ってしまうと、意に反して不便なものになってしまうこともあるのです。

管理者とユーザーで運用や活用方法についての議論を交わし、双方が納得する方法を探りましょう。文書管理システムの運用のポイントは「ユーザー」と「管理者」の間で意見をすり合わせることです。

４．社員教育の実施

文書管理システムの運用に当たって情報リテラシーに関しての社員教育を実施しましょう。

管理されている文書は、会社の重要な財産です。最近では、クラウド型の文書管理システムが登場し、セキュリティ面でも高品質なサービスが多くあります。

しかし、いくら外部からの不正アクセスを警戒していても、社内の人間のミスで情報漏洩が起きれば元も子もありません。

これらを防ぐために、リスク管理研修などを設けて社員教育を徹底していくことが必要です。例えば、細かい利用規定を設けたり、閲覧に際しては関係者しかアクセスできないように制限したりするのが良いでしょう。

文書管理システムの運用方法【導入後編】

では、文書管理システムを実際に導入してからどのように運用すればよいのでしょうか。ここでは、メインとなる３つのステップについて説明していきます。

• １．既存文書の整理
• ２．蓄積された文書のデータ化
• ３．計画の進捗状況の共有

既存文書の整理

文書管理システムは蓄積したデータを管理するシステムですから、取り込まれたデータの質と量によってシステム導入の効果が大きく左右されます。データの質というのは検索しやすいかどうか、情報に抜け漏れがないかなどであり、量とはどれくらいのデータをカバーしているのか、それらをしっかりと優先順位付けできているのかなどです。

なので既存の文書をデータ化して文書管理システムで管理することを想定して、グループ化とリンク付けを活用しましょう。

グループ化

関連性の高い文書同士をまとめておくことで、ある文書を見たときに簡単に関連のある別のデータを参照できるようになります。

リンク付け

あるデータに一緒に見てもらいたい別のデータのリンクを載せれば、簡単に２つのデータを参照できるので便利です。

蓄積された文書のデータ化

文書管理システムでは一つの文書をコンテンツデータとメタデータという２つのデータに分けて認識しています。コンテンツデータは文書の内容をそのままデータ化したもの、メタデータはその文書が何であるかを示すデータのことを指します。

前段階で整理した既存文書のグループを参考に、どんな基準でメタデータを設定するのかを決め、実際に既存文書をデータ化していきましょう。その際、すべての既存文書をデータ化していくのには莫大なリソースを割く必要がありますから、データ化すべき文書を選別するべきです。

計画の進捗状況の共有

データ化の計画と進捗状況は定期的にユーザと共有しましょう。これを行わないと、「すべてのデータがシステム上にあると誤解していた」「文書データを効率的に検索できない」などの問題を予防できます。グループウェアを導入していれば、共有も楽なのでおすすめです。

グループウェアについてはこちらの記事で詳しく解説しているので是非読んでください。

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文書管理システムを正しく運用して、効率UPを！

文書管理の運用を成功させる方法について７つのステップに分けて説明しました。文書管理システムは導入すれば効率的に文書を管理できるわけではありません。文書をいかにデータ化して整理するかで導入効果は大きく変わってきますから、正しい運用方法を知ることが不可欠です。

以下の記事では、様々な文書管理システムを比較しています。どのようなシステムがあるのかを知りたい方は、ぜひ読んでください。

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