文書管理システムの各製品のシェアは？市場の人気製品を紹介

文書管理システムはなぜ普及したのか

日本での文書管理は、長らく紙書類で申請・承認業務が行われていたことから、そのままファイリング保存されるというフローで行われていました。そのため、膨大な数の書類が書庫に保存され、過去の書類が必要な際、探し出すのに手間と時間がかかり、業務の非効率化を招いていました。この非効率性を解決する手段として、文書管理システムが開発されていきます。システムには文書検索やファイル共有機能など、デジタル書類を時間をかけずに見つけ出す、印刷せずに共有できるなどの機能があり、業務の効率化に貢献しています。

また、省スペース化と効率化のため、ペーパーレス推進とともに紙の文書をデジタイズする流れが始まりました。業務のデジタル化が進むと同時にデジタル化された文書も増えていくことになるため、その管理は煩雑になり、さまざまな問題が生じるようになります。このデジタル化の流れ、さらにはワークフローの改善の点からも、文書管理システムを導入する企業が増えています。

文書管理について詳しく知りたい方はこちらの記事をどうぞ

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【解説】文書管理システムの市場

ビジネスにおいてシステムのほとんどがクラウド化する中、文書管理システムもまた、クラウド化へと移行しつつあります。ここでは、そもそも文書管理システムとはどういうものなのか、システムの変遷と市場動向について説明します。

現在の文書管理システムのシェア　※ITトレンド編集部調べ

業務のデジタル化とともに普及している文書管理システムですが、現在の文書管理システムのシェアはどのようになっているのでしょうか。累計1,000万人以上が利用する「ITトレンド」で人気の文書管理システムの最新ランキングは以下のページで確認できます。

人気上位の文書管理システムが選ばれる背景には、外出先やあらゆる拠点での文書管理システムを利用したいというニーズが多い他、セキュリティ対策やあらゆる電子ファイルに対応しているといった点が、文書管理システムの選定ポイントになっているようです。

文書管理システムの導入時のポイント

文書管理システムを導入して、業務システムの効率化やワークフローの改善を目指したいと考える企業は多いでしょう。しかし一方で、セキュリティの問題や自社のワークフローに合わせたカスタマイズの可否など、導入するにあたって検討する項目もあるはずです。ここでは、文書管理システムを導入する際に注意すべきポイントについて説明します。

導入目的を明確にしよう

文書管理に限らず、システムを新しく導入する際には、解決したい明確な課題が存在するでしょう。まずは課題を明確化した上で、どの課題を解決したいのか優先順位をつけましょう。このように、課題を整理した上でシステムを導入する目的を明確にすることが重要です。どのような特徴のシステムが適切かの判断がつき、ミスマッチのリスクが減るでしょう。

必要な機能の確認をしよう

導入目的をはっきりさせたら、その目的に合った必要な機能を洗い出しましょう。 文書管理システムにおける機能としては、以下のものが挙げられます。

• ・ペーパーレス化
• ・セキュリティ強化
• ・業務効率化
• ・モバイル対応

中でも、モバイル対応は近年注目されており、外出先でもモバイル端末でのアクセスを望む企業が増えています。どのサービスを導入するにしても、自社にとって必要な機能が備わっているか検討することが大切です。

セキュリティレベルを確認しよう

個人情報保護法の改訂やマイナンバー制度など、文書管理の重要性が高まってきています。そのため、企業の責任や情報漏洩の危機に備え、文書管理におけるセキュリティの強化が重要と言えるでしょう。セキュリティ強化を目的とする場合は、システムへのアクセス権限設定、アクセス履歴を保管する証跡管理の機能が備わっているか確認しましょう。また、保守サポートの充実についても把握しておく必要があります。

カスタマイズが可能かどうかを確認しよう

文書管理システムは、導入する目的によりアプリケーションのカスタマイズが可能です。それにより、エンドユーザ目線でより高い利便性を求めることができます。例えば、紙文書に慣れたITスキルのない従業員を考慮したカスタマイズをすることで、互いに使いやすく、業務の効率化も叶えられるでしょう。

このように、導入目的やユーザのリテラシーなどに応じてカスタマイズできると、よりユーザの利便性を高めることができます。

文書管理システムを比較しよう

以下の記事では市場の主要な製品26製品を調査し比較しています。

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自社にあった文書管理システムを導入しよう

業務効率化を図れる文書管理システムですが、その機能もさまざまです。社内でどのような課題を抱えているのか、そしてその解決のためにはどのような機能が求められるのか、明確化した上で自社に合った製品を検討してみてはいかがでしょうか。