文書管理システムはなぜ普及したのか
日本での文書管理は、長らく紙書類で申請・承認業務が行われていたことから、そのままファイリング保存されるというフローで行われていました。そのため、膨大な数の書類が書庫に保存され、過去の書類が必要な際、探し出すのに手間と時間がかかり、業務の非効率化を招いていました。この非効率性を解決する手段として、文書管理システムが開発されていきます。システムには文書検索やファイル共有機能など、デジタル書類を時間をかけずに見つけ出す、印刷せずに共有できるなどの機能があり、業務の効率化に貢献しています。
また、省スペース化と効率化のため、ペーパーレス推進とともに紙の文書をデジタイズする流れが始まりました。業務のデジタル化が進むと同時にデジタル化された文書も増えていくことになるため、その管理は煩雑になり、さまざまな問題が生じるようになります。このデジタル化の流れ、さらにはワークフローの改善の点からも、文書管理システムを導入する企業が増えています。
【解説】文書管理システムの市場
ビジネスにおいてシステムのほとんどがクラウド化する中、文書管理システムもまた、クラウド化へと移行しつつあります。ここでは、そもそも文書管理システムとはどういうものなのか、システムの変遷と市場動向について説明します。
現在の文書管理システムのシェア ※ITトレンド編集部調べ
業務のデジタル化とともに普及している文書管理システムですが、現在の文書管理システムのシェアはどのようになっているのでしょうか。ITトレンド編集部による資料請求数のデータでは、以下の企業が提供する文書管理システムに数多くのお問い合わせがあります。
- ・Contents EXpertシリーズ NRIセキュアテクノロジーズ株式会社
- ・QuickBinderシリーズ 株式会社クレオ
- ・PROCENTER/CやMyQuickなどを提供する インフォコム株式会社
- ・楽々Document Plus 住友電工情報システム株式会社
上記の文書管理システムが選ばれる背景には、外出先やあらゆる拠点での文書管理システムを利用したいというニーズが多い他、セキュリティ対策やあらゆる電子ファイルに対応しているといった点が、文書管理システムの選定ポイントになっているようです。
文書管理システムの導入時のポイント
文書管理システムを導入して、業務システムの効率化やワークフローの改善を目指したいと考える企業は多いでしょう。しかし一方で、セキュリティの問題や自社のワークフローに合わせたカスタマイズの可否など、導入するにあたって検討する項目もあるはずです。ここでは、文書管理システムを導入する際に注意すべきポイントについて説明します。
導入目的を明確にしよう
文書管理に限らず、システムを新しく導入する際には、解決したい明確な課題が存在するでしょう。まずは課題を明確化した上で、どの課題を解決したいのか優先順位をつけましょう。このように、課題を整理した上でシステムを導入する目的を明確にすることが重要です。どのような特徴のシステムが適切かの判断がつき、ミスマッチのリスクが減るでしょう。
必要な機能の確認をしよう
導入目的をはっきりさせたら、その目的に合った必要な機能を洗い出しましょう。
文書管理システムにおける機能としては、以下のものが挙げられます。
- ・ペーパーレス化
- ・セキュリティ強化
- ・業務効率化
- ・モバイル対応
中でも、モバイル対応は近年注目されており、外出先でもモバイル端末でのアクセスを望む企業が増えています。どのサービスを導入するにしても、自社にとって必要な機能が備わっているか検討することが大切です。
セキュリティレベルを確認しよう
個人情報保護法の改訂やマイナンバー制度など、文書管理の重要性が高まってきています。そのため、企業の責任や情報漏洩の危機に備え、文書管理におけるセキュリティの強化が重要と言えるでしょう。セキュリティ強化を目的とする場合は、システムへのアクセス権限設定、アクセス履歴を保管する証跡管理の機能が備わっているか確認しましょう。また、保守サポートの充実についても把握しておく必要があります。
カスタマイズが可能かどうかを確認しよう
文書管理システムは、導入する目的によりアプリケーションのカスタマイズが可能です。それにより、エンドユーザ目線でより高い利便性を求めることができます。例えば、紙文書に慣れたITスキルのない従業員を考慮したカスタマイズをすることで、互いに使いやすく、業務の効率化も叶えられるでしょう。
このように、導入目的やユーザのリテラシーなどに応じてカスタマイズできると、よりユーザの利便性を高めることができます。
文書管理システムを製品比較しよう15選
ITトレンド編集部厳選の文書管理システム5選
通常のオフィス文書に留まらず、契約書・ISO文書・スキャナから取り込んだ紙文書までも活用できる多機能文書管理システムです。高性能全文検索エンジン、瞬時にヒットしたページを表示する高速ビューワ機能、最近見た文書を一覧で表示する機能などにより、どんな環境でも必要な情報を素早く検索できます。文書を一括して登録するテンプレートを作成する機能や、関連文書をツリー表示する機能も有します。また、拡大・縮小や回転で表示サイズを自在に調整できたり、スクロールで次ページを表示できることでタブレットのような小さな画面での操作も容易にできます。
10年間に渡りファイルサーバーに関するお客様の悩みを解消し、要望を満たすことを目指したファイル検索・共有システムです。AD連携やWindows統合認証に対応し、リアルタイムにファイル変更を検知します。 インタフェースを深化させ、軽快に動作しつつきめ細かな作り込みを実現しています。スマートフォンやタブレットにも対応し、AWSやVMWareなどのクラウド環境でも稼働実績があります。ファイルサーバ検索や共有文書ポータル、ペーパレス化など様々な用途に利用されています。
書類の更新期限を管理する機能や快適なインターフェースを中心とした機能により、契約書の更新履歴や関連書類をミスなく管理することを可能とした文書管理システムです。関連文書をツリー表示により一目で把握できるようビジュアル表示させたり、関係者同士で指摘事項や経緯などの必要な情報ををコメントに残すことが可能です。もちろん契約書管理以外にも内部統制管理や研究報告書管理など、様々な業種の様々な用途で幅広く利用されています。
OfficeやPDFをはじめとする様々な文書を、ブラウザで効率的に一元管理するシステムです。文書の特徴ごとに入力属性を個別設定しておくことで、入力者を選ばず一定の粒度で情報を入力できるなど、後から文書を探しやすくなる仕組みが用意されています。また、イメージファイルをアナログ感覚で活用できる「バインダ形式」に格納する点も特徴的です。詳細なアクセス権や細やかなフォルダ管理により強固なセキュリティ対策を施しており、改正電子帳簿保存法要件にも対応しています。
部門や企業の中ではもちろん、外部とのデータ共有においても安全で快適な環境を提供する情報共有プラットフォームです。ファイル分割送信の独自技術により、2GBを超える大容量ファイルの共有が可能です。また、ファイルごとにURLを生成・通知することにより即時で共有ができ、メールを添付したり媒体を送付する必要がなくなります。タブレットやスマートフォンにも対応し、いつでもどこでも素早くアクセスできるとともに、データを端末に残さないために情報漏洩のリスクを回避できます。
まだまだある文書管理システム10選
OCRと文書管理システムをオールインワンで提供するサービスです。用途に応じて選べる3種類のOCRを使い分け、自動補正機能を駆使することで、全体の認識率をアップすることができます。また、ドラック&ドロップで簡単に使える文書定義設定ツールでOCRの抽出箇所を文書ごとに設定できます。さらに誤認識学習機能や結果をプレビューで確認・修正する機能でより正確なデータ化が可能となります。紙書類をデータ化することで、自動で入金消込作業、手書きアンケートを自動集計、請求書のWeb公開などといった活用が可能となります。
高速の全文検索エンジンと多観点に閲覧できるツリーが特徴の情報検索システムです。階層構造を自由に組み替えながら閲覧できることで複数の経路から情報へたどり着くことが可能となります。また、アクセス権を設定することでセキュリティを高めています。柔軟なデータ構造で、シンプルなフォルダによる階層構造であるため、簡単にデータベースが設計できます。さらに、あらかじめ複雑な管理体系を決めておく必要がないため、データ登録が簡単にできます。
文書管理における様々な課題を、10年以上の実績と文書管理専門のコンサルタントが解決します。決まった製品ありきの提案ではなく、課題の整理や要件定義を行った上で最適な製品を選定します。さらに、設計・構築段階では、選定された製品を専門とするSEが構築から保守まで一貫して担当します。総合文書管理以外にもワークフロー、契約業務のペーパレス化、BCP・災害対策、帳票配信、契約書管理など様々な用途での実績があります。
プログラミングの専門的な知識なしで、自社の業務フローに合わせてシステムをカスタムできます。システムの導入により、業務全体の流れを把握しながら申請・承認できるようになります。また、システムを連結することにより、独立した業務を自動的に連携でき、ミスを減らしたり情報を共有することが可能となります。企業内の様々な業務を柔軟に仕組み化できるよう、申請・承認・作成のそれぞれの操作に細やかな機能を持ち、組織変更等の運用後の変更にも柔軟に対応できる仕組みを有しています。
大容量ファイルの送付が可能で、社内だけでなく社外とのファイル共有にも利用可能なサービスです。さらにファイル送付時にダウンロード専用URLが付与されたり、データ圧縮も可能です。その他の機能としては、バージョン管理や世代管理、全文検索機能、アクセス権の細やかな設定機能、Officeファイルを直接編集する機能、複数人で同じファイルを同時編集／排他制御する機能、ファイルアップロード時の自動メール通知機能、認跡を保存する機能などを有します。
3種類のサムネイル（全ページ、ピンポイント、TOPページ）表示する機能、高速検索・高速プレビュー機能、有効結果を上位に表示する機能などにより、検索結果に「早く」「分かりやすく」到達できることが特徴的なファイル管理システムです。元のファイルにアクセスせずに全ページを閲覧できる仕組みやディレクトリ毎に設定できるアクセス権限によりセキュリティも考慮されています。ファイルサーバの中のファイルを日次で自動収集し検索データを生成する構成であり、導入が簡単で運用の変更も不要です。
業務マニュアル、約款、説明書など改訂や更新が多く発生する書類について、付随する作業を大幅に効率化し、飛躍的に品質を向上させるシステムです。XML形式で文書を作成する機能、修正箇所の他文書への影響を分析して確認・変更する機能、更新情報が複数の文書に関わる場合に自動的に作成する機能などを有します。また、Microsoft Office にアドインした形で利用できるため、使い慣れた環境を継続でき、生産性を損ないません。
複数人で1つの仕事を進める場面において、チームの生産性を向上させることを目指したファイル共有システムです。単純にファイルの管理・共有するのはもちろんのこと、チャットでのコミュニケーションを図りながら同時にファイルを共同編集することが可能です。また、重要なファイルであることを可視化できるよう「いいね」や「星3つ」等のレーティングをつける機能もあります。その他、ファイル送信時の自動通知機能やアップロード時に自動で上長承認を依頼するようなワークフロー機能も有します。
小規模・部門単位での利用に向いた文書管理システムです。ファイルはドラッグ＆ドロップで簡単登録できるほか、オプションでは、外部アプリからデータを登録連携する仕組みを簡易に構築したり、図面や文書の登録に特化した専用ツールをインストールして利用することもできます。また、オープンソースのPostgreSQLを利用することで他システムと連携を容易にしたり、タイムアウト時間の設定により同時処理の負荷軽減と安定を図っています。その他、コンサルティング、データベース構築、インストール・操作教育、移行作業といった作業も別途依頼することができます。
Javaベースのワークフロー基盤である「intra-mart Accel Platform」の上で動作するシステムで、複雑な業務に合わせつつ情報を一元化することを可能とします。直感的に利用できる管理体系と操作性を備え、複数のキャビネットごとに属性を設定できることにより複数で情報共有しながら業務を運用できます。また、IM-Formaと設定のみで連携でき、開発なしで業務システムと連携することが可能です。その他、タイムスタンプ連携機能があり、電子帳簿保存法に対応した文書管理にも利用できます。
文書管理システムとは、電子文書や紙文書をデジタル化したものを格納し、保管するコンピュータ上のシステムのことです。Document Management Systemの頭文字でDMSと呼ばれることもあります。DMSに似たものとしてコンテンツ管理システム（Contents Management System）があり、頭文字でCMSと呼ばれています。CMSは、文書が中心となるDMSに対し、ウェブコンテンツを構成するレイアウト情報や画像などのデジタルコンテンツを管理、処理します。
まとめ
業務効率化を図れる文書管理システムですが、その機能もさまざまです。社内でどのような課題を抱えているのか、そしてその解決のためにはどのような機能が求められるのか、明確化した上で自社に合った製品を検討してみてはいかがでしょうか。
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