文書管理の仕組みづくり 効果的な管理へのポイント

文書管理の重要性

まずは、文書管理の重要性について解説していきます。

文書管理が煩雑になると...？

文書管理をしていないと、以下のような状況を招く可能性があります。

業務効率の悪化

社内には、契約書や請求書など補完しなければならない書類が膨大にあります。どこにどの書類があるか分かっていて必要な時にすぐ取り出せないと、探し出す時間がかかってしまい、業務効率の悪化に繋がります。

情報漏えいのリスク

書類の中には企業の機密情報や個人情報が含まれており、紛失したり、外部に流出してしまうと大問題です。損害賠償の発生だけではなく、企業の信用問題にも発展します。

こうしたリスクをなくすためにも、適切な文書管理が必要なのです。

文書管理を効果的に行うためには…？

では、文書管理を効果的におこなうポイントを3つご紹介します。

サーバーの中を整理しよう

社内サーバーの中は、定期的に整理していますか？「せっかく作ったし、念のために保存しておこう」と安易にサーバーへ残しておくのは非効率の元です。使用頻度や重要度で選別し、不要な書類はなるべく削除するようにしましょう。いつでも必要な書類が探し出せる状態にすることが大切です。

運用ルールの仕組みづくりをしよう

文書管理に関する運用ルールを作成しましょう。例えば、文書は個人管理ではなくチーム毎に保存・管理することで、「今使いたいけれど、あの人しか持っていない」といった属人化を防ぐことができ、情報共有もスムーズにおこなえます。また、書類を探す際のルールとしてフォルダの分類定義や、ファイル名のつけ方を統一することで、より検索しやすくなります。

システム導入をしよう

社員の意識変革や運用ルールなどで一定の効率化は可能ですが、システムを導入することで得られるメリットも多くあります。例えば文書の検索時間が削減されたり、外出先からでも確認することができます。また、紙の書類もデータ化することで、物理的な保存スペースをなくせたり管理コストも削減可能です。

システムを導入することで、より便利に効率化することができるのです。

文書管理システムの基本解説

ここでは、文書管理システムの概要やメリット、基本機能について説明します。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、社内に保管されている文書を電子化し、登録や検索、廃棄までを管理・運用するシステムのことです。ExcelやPDF、PowerPointなどファイル形式を問わず一元的に保存することができ、情報管理の効率化が期待できます。

活用メリット

文書管理システムの活用で、以下のようなメリットが得られます。

• ・検索機能で必要な文書を探し出すことができ、業務を効率化できる
• ・サーバや書棚など、文書を保存するスペースを削減できる
• ・システムで管理することで、紛失などの人為的ミスがなくなりリスクを低減できる

システム活用でできること

文書管理システムの主な機能について見ていきましょう。

■文書検索ができる

検索には「完全一致検索」と「あいまい検索」の機能があり、保存した文書を効率的に探し出すことができます。また、製品によっては文書にタグをつけることで検索の精度を高める「タグ機能」が搭載されている場合もあります。

■セキュリティ管理ができる

文書管理システムでは、閲覧や編集、削除などの権限管理機能があります。範囲はフォルダやユーザー、グループごとなど細かく設定することができます。また、外部流出を防ぐために透かしを入れたり、ファイルの暗号化機能などがついている製品もあり、セキュリティ管理も安心です。

■バージョンの自動管理ができる

文書を更新した場合に、最新版のみの文書データだけでなく、過去の文書データも同時に保存できるバージョン管理機能があります。この機能を活用することで、データに問題が発生した際は過去のバージョンを開いて修正することができるのです。

まとめ

文書管理を効果的に行うためのポイントは理解できましたでしょうか。より効率的に管理したい場合は、文書管理システムの導入もぜひ検討してみましょう。ご紹介したさまざまなメリットを得ることができ、さらに業務効率を向上させることができます。