文書管理の仕組みを作る方法とは？書類のライフサイクルも解説！

文書管理の仕組み完成前の問題点

まずは、文書管理の仕組みが整備されていない企業に起こる問題点を紹介します。

業務効率の悪化

社内には、契約書や請求書など補完しなければならない書類が膨大にあります。どこにどの書類があるか分かっていて必要な時にすぐ取り出せないと、探し出す時間がかかってしまい、業務効率が悪化します。その時間を使って本来ならできていたはずの仕事ができなくなってしまうのです。

情報漏えいリスクの上昇

書類の中には企業の機密情報や個人情報が含まれており、紛失したり、外部に流出してしまうと大問題です。文書の管理が行き届いていないばかりに重要書類を紛失したり、シュレッダーにかけることなく廃棄したりして個人情報が流出してしまえば、損害賠償の発生だけではなく、企業の信用問題にも発展します。

こうしたリスクをなくすためにも、適切な文書管理の仕組みづくりが必要なのです。

文書管理の仕組みを作る方法

では、文書管理を効率的かつ確実に行うための仕組みづくりについて説明します。

文書管理規程・マニュアルの整備

全社向けに文書管理規程を、各部署ごとに文書管理マニュアルを作ることで統一的な文書管理ができます。例えば、文書は個人管理ではなくチーム毎に保存・管理することで、「今使いたいけれど、あの人しか持っていない」といった属人化を防ぐことができ、情報共有もスムーズに行えます。また、作ったマニュアル・規程を社員に通知することも非常に重要です。社員に説明する場を設けるなどして、必ず社員への意識付けを行いましょう。

文書管理規程の作り方やマニュアル作りのポイントについては以下の記事で詳しく解説していますのでご参照ください。

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文書の分類

書類をその種類ごとに分類して保管しておくことで必要書類へのアクセス性を高める努力をしましょう。日々増えていく書類を分類されていない状態から探し出すことは莫大な時間と労力のロスとなります。分類し、グループごとに保管することですぐに書類を見つけ出せるようにしておくことが重要です。

文書の分類方法については以下の記事で解説していますのでぜひご覧ください。

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システムの導入

マニュアルや社員への通知、書類の分類を行うだけでも文書管理に劇的な効果をもたらします。しかし、文書を電子化し、システムを導入することでさらなる効率化ができるでしょう。例えば文書の検索時間が削減されたり、外出先からでも確認することができます。また、紙の書類もデータ化することで、物理的な保存スペースをなくせたり管理コストも削減可能です。

システムのメリットについては以下の記事で解説していますのでご参照ください。

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文書のライフサイクルとは

文書のライフサイクルとは、文書が作成されてから廃棄されるまでの一連の流れのことを指します。文書のフローを生物の一生に例えてライフサイクルと呼ばれているのです。文書のライフサイクルは主に５つの段階からできており、以下ではその段階ごとに紹介していきます。

文書のライフサイクル１：発生

文書の「発生」とは、文書が自社のもとに新しく入ってくることです。発生には「作成」と「授受」の２種類があります。作成は文字通り社内で文書を新たに作成すること、授受は他社や顧客などから文書を受け取ることを指します。

文書のライフサイクル２：伝達

文書の「伝達」とは、１で発生した文書を社内で閲覧できるようにすることや、外部に向け発信、配布することです。作成された文書、受け取った文書は社内外に発信されることで情報共有できます。この段階のことを伝達と呼びます。

文書のライフサイクル３：保管

文書の「保管」とは、発生から時間があまり経過していない文書や緊急度の高い文書など使用頻度の高い文書をオフィス内で保有することを指します。作成されたばかりの文書は業務に関わる可能性が高いため、すぐにアクセスできる場所に保管しておきます。

文書のライフサイクル４：保存

発生から時間が経過した文書や使用頻度の低い文書は、机のキャビネットやオフィス内で保有しても使わない可能性が低いばかりか必要書類を探す妨げになることもあります。そのため書庫や社外施設などの場所に保存します。例えば図書館では、新着図書は書架に出ていますが、古書は書庫にしまわれていますよね。

文書のライフサイクル５：廃棄

必要のなくなった文書はシュレッダーにかけられたり、リサイクルという形でまとめて廃棄されます。この段階で、文書はそのライフサイクルを終えることになります。

このような文書のライフサイクルを意識したマニュアルやシステム設定を行うことで、各フェーズにおける管理方法が明確になり、文書管理がスムーズに混乱なく進むでしょう。

ライフサイクルを意識して文書管理の正しい仕組みづくりを！

文書管理を効果的におこなう仕組みづくりのポイントは理解できましたでしょうか。文書のライフサイクルを意識することでより質の高い効率的な文書管理が可能になります。自社の文書管理の現状を再評価し、不足している所があればまずは仕組みづくりを見直しましょう。