導入前に知りたい文書電子化のデメリットを解説。解決策や成功事例も紹介

文書電子化のデメリットは？

文書の電子化のデメリットとして以下の３点が挙げられます。事前に注意しておきましょう。

1.導入に時間的コストがかかる

文書の電子化は書類を１枚ずつデータ化しなければならず、膨大な時間と手間がかかります。

ホッチキスを外したりフォルダから紙を取り出したりなど、スキャンに伴う作業は多いです。さらに、電子化するデータの仕様は保管先のサーバやシステムの容量に合わせなければいけません。

作業効率化のため、運用管理や電子化後の文書の扱いなどを十分に検討しましょう。また、文書の電子化に伴う作業を代行する業者もあります。自社の状況に応じてアウトソーシングの利用の検討もおすすめです。

2.視認性が下がる

文書を紙で見ていた人はデジタル化された文字に慣れていません。そのため、しばらくの間は見づらさを感じるでしょう。時間の経過とともに解消されますが、慣れるまでの期間を考慮しておくことが必要です。

また、スマートフォンやタブレットの画面サイズによっては、スクロール操作をしないと文字が読みづらい場合もあります。会議などでは、プリントアウトした資料のほうが活用しやすいこともあります。

文書の電子化は、利用場面に応じて適切に使い分けるとメリットを感じやすくなるでしょう。

3.ネットワーク環境に左右される

電子化した文書はサーバなどに保管されるため、ネットワーク環境が悪いとデータを閲覧できない場合があります。また、システムに障害が発生したときもデータの閲覧ができません。必要なときに必要なデータにアクセスできない場合、会社にとって大きなリスクになりかねません。

文書の電子化を導入するときは、不測の事態を考慮した対策が必要です。具体的にはデータのバックアップの保管や、安定したネットワーク環境の構築などです。

文書電子化の課題を解決するには？

文書の電子化のデメリットを解決し、安心して導入するにはどうしたらよいでしょうか。解決策を解説します。

少しずつ電子化する

一気に文書の電子化を導入しようとすると、社内の混乱を招きかねません。

そのような事態を防ぐため、紙とデータを併用して電子化のテスト期間を設けましょう。たとえば、会議の際は紙とデータの資料を用意するなどの工夫が大切です。少しずつ導入して、社員に電子化に慣れてもらいましょう。

文書の電子化は既存の業務を一新するもの。そのため組織全体への周知を行い、安全性や利便性への知識を深めるセミナー・勉強会などの開催を検討しましょう。

代行業者に依頼する

代行業者に文書の電子化を依頼すると、作業に係る人的・時間的コストを削減可能です。さらにプロが作業に臨むため、出来上がりの綺麗さも魅力の１つ。

代行業者に依頼する場合、不要な文書をデータ化しないよう用途や目的を明確にしましょう。また文書の大きさが不揃いで、冊子のままだと料金が高額になる可能性があります。

そのため、ホッチキスやクリップを外すなど、文書をスキャン可能な状態にしておくことが大切です。

文書電子化に成功した事例

文書の電子化に成功した事例を紹介します。

業務スピードが向上した

文書の電子化導入により、稟議書が短時間で作成可能です。業務スピードの向上につながります。さらに、データベースにアクセスできる環境を構築することで、迅速な情報共有を実現します。営業所間の情報伝達のスピードアップが可能です。

また、大量の文書の中から目的の情報をピンポイントで検索できるため、関係者や顧客へのスムーズな対応が実現。業務スピードだけでなく、顧客満足度向上にも貢献します。特に大量の紙を扱う業種では職場環境・業務スピードの改善が期待できるでしょう。

コストを削減できた

業務に大量の紙や帳票を扱う業種では、紙や機器の利用料だけでも相当なコストがかかります。しかし帳票の電子化は、紙とプリンターなど、双方のコスト削減が可能です。

また、機密文書などの管理も一任できるサービスを提供している業者もあります。原本の集配送から電子化・保管までを依頼可能です。状況にもよりますが、自社でデータ化・保管までの管理を行う場合よりもコストの軽減につながります。

文書電子化に伴う課題を解決し、ペーパーレスを実現！

文書の電子化のデメリットは以下のとおりです。

• ■導入時の時間的コスト
• ■視認性の低下
• ■ネットワーク環境に依存

このデメリットを解決するには紙とデータを併用し少しずつ慣らすことが大切です。さらに、電子化に伴う人的・時間的コスト削減のため、代行業者への依頼を検討しましょう。

文書の電子化により、業務効率化やコスト削減に成功している企業もあります。自社の電子化に伴う課題を解決してペーパーレスを実現しましょう。