文書電子化を推進！スキャナ保存に関する法律「e-文書法」とは？

e-文書法とは

書類を電子データ化して保存することを認める法律です。以下の２つの法律の総称となります。

• ■「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」(平成17年4月1日施行)
• ■「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」(平成17年4月1日施行)

法定保存文書の電子保存を許可するための法律

e-文書法は、法的に保存が義務付けられた文書を電子保存する場合に適用される法律です。民間事業における書類の保管コストを削減し、利便性を向上させることを目的としています。

保存が義務付けられた文書を管轄する各省庁が、一括で電子化を許可するため制定されました。一つの単位として扱われる情報やオブジェクトを「文書」、業務の履行を証明するための文書を「記録」と呼びます。

e-文書法や電子帳簿保存法で扱うのは、「記録」の中でも、法的に保存が義務付けられた文書です。「e-文書法」と「電子帳簿保存法」は、文書の適用範囲に違いがあります。

電子帳簿保存法の対象は国税関係書類のみですが、e-文書法は建築図書や医療情報なども保存対象となります。e-文書法が適用される書類は以下のとおりです。

• ■国税関係書類
• ■契約書類
• ■建築図書類
• ■人事関係書類
• ■医療関係書類

スキャナ保存の要件は４つ

スキャナ保存の要件とは、スキャナーを用いて電子保存するときのルールのことです。以下で詳しく紹介します。

見読性の確保

パソコンやディスプレイなどを用いて、電子化された書類を閲覧できるようにすることです。法定保存文書の「国税関係書類」「建築図書」「人事関係」「医療情報」の４種すべての要件として規定されています。

国税庁では「可視性」と表現されます。特に「建築図書」「人事関係」の保存要件は、この見読性の確保のみとなっており非常に重要です。

完全性の確保

電子署名やタイムスタンプを利用して、データが改ざんされていないかを証明することです。

電子署名とは、暗号化技術を用いた電磁的なサインのことです。一定の要件を満たして書かれたものは、本人の意思によって作成されたものとして法的拘束力を持ちます。作成者を明確にすることで、データの改ざんの有無を確認します。

タイムスタンプとは時刻配信局と時刻認証局を利用して、時刻情報を付与するサービスです。データがいつ作成されたのかを明確にすることで、改ざんの有無を確認します。

検索性の確保

必要な時にいつでもデータを見つけられるようにすることです。法律や文書によっては、必要な条件が異なります。

機密性の確保

流出・盗難されないように、保存区域のセキュリティ性を高めることです。アクセス制限などで閲覧できる人を限定し、データ消去・廃棄などの仕組みを徹底します。暗号化技術を利用するのも効果的です。

電子帳簿保存法とは

スキャナ保存をする際に確認すべき法律に「電子帳簿保存法」というものもあります。

国税関係書類の電子保存を許可するための法律

電子帳簿保存法は、国税関係書類を電子データとして保存するための法律です。1998年に施行された国税庁管轄の法令で、領収書・請求書・契約書・見積書などの電子化規定を定めています。2005年のe-文書法の施行を受けて、スキャナでの電子データ化を許可しました。

スキャナ保存の要件は２つ

電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件は２つあります。

真実性の確保

スキャンした電子化データの信頼性を担保する要件です。スキャナによる電子化、廃棄に至るまでのデータ改変や消去などを防止します。具体的には、以下の要件が当てはまります。

• ■電子データの変更履歴を確認できる
• ■データを入力した時期を確認できる
• ■電子データと関連帳簿を確認できる
• ■電子データの保存とともに、システム関連書類を備え付ける

可視性の確保

保存した電子データをいつでも利用できるような状態にすることです。具体的には以下の要件が当てはまります。

• ■入力年月日、勘定科目などの主要な項目を条件として検索できること
• ■日付、取引金額については範囲まで指定して検索できること
• ■二つ以上の項目を条件として検索できること

文書電子化を進める際の注意点

文書電子化を進める手順は以下のとおりです。

1. １．部門ごとに連携が可能な経営者中心のプロジェクトチームを作る
2. ２．現状の業務プロセスを見直し、電子化する文書を決める
3. ３．税務署などへ事前確認する
4. ４．税務署へ申請する
5. ５．文書を電子化する際のマニュアルを作成する
6. ６．担当者への教育を実施する
7. ７．文書電子化の運用を開始する

現状の業務プロセスを洗い出す時は、スキャナ保存以外の方法も把握しておきましょう。法定保存書類は多岐に渡るため、全ての文書を電子化するのは容易ではありません。そのため、最初は範囲を限定して電子化を進めるのがおすすめです。

法律を正しく理解し、適切に文書電子化を！

e-文書法の施行によってさまざまな法定文書を電子化できるようになりました。

現在では、領収書などをスキャナ保存にて電子化することも認められています。スキャナ保存する際は、e-文書法と電子帳簿保存法で規定される各要件を満たしましょう。文書の電子化は各部門と連携し、チームプロジェクトとして進めることが大切です。

法律を正しく理解して、文章を適切に電子化してください。